Warum klassische ERP-Logiken an der Realität indirekter Beschaffung scheitern und wie das 1-Kreditor-Modell Komplexität reduziert statt sie weiter abzubilden
ERP-Systeme gelten in vielen Unternehmen als Rückgrat der Geschäftsprozesse. Sie strukturieren Abläufe, schaffen Transparenz und sorgen für Kontrolle. Gerade im Einkauf sollen sie Effizienz ermöglichen und Prozesse standardisieren. Doch sobald es um indirekte Beschaffung geht, zeigen sich klare Grenzen.
Das liegt nicht daran, dass ERP-Systeme grundsätzlich schlecht sind. Für planbare, wiederkehrende Prozesse funktionieren sie hervorragend. Das Problem ist vielmehr, dass indirekte Beschaffung genau das Gegenteil darstellt.
Während direkte Materialien meist eng mit Produktionsprozessen verknüpft sind, entstehen indirekte Bedarfe spontan und dezentral. Ein Fachbereich benötigt kurzfristig ein Tool, ein Ersatzteil oder eine Dienstleistung. Der Bedarf ist selten standardisiert, oft einmalig und nicht langfristig planbar.
ERP-Systeme hingegen sind auf Struktur ausgelegt. Sie erwarten klare Artikelstammdaten, definierte Lieferanten, festgelegte Prozesse. Jede Abweichung davon erzeugt zusätzlichen Aufwand. Genau diese Abweichungen sind in der indirekten Beschaffung jedoch die Regel.
In der Praxis bedeutet das, für jede einzelne Beschaffung müssen im ERP-System zunächst Voraussetzungen geschaffen werden. Lieferanten werden angelegt, Stammdaten gepflegt, Freigaben definiert und Prozesse durchlaufen.
Was bei großen Volumina sinnvoll ist, wird bei kleinen, einmaligen Bedarfen schnell ineffizient. Der Aufwand steht oft in keinem Verhältnis zum eigentlichen Bestellwert. Trotzdem bleibt der Prozess bestehen, weil das System keine alternative Logik bietet.
Ein weiteres strukturelles Problem ist die mangelnde Flexibilität. ERP-Systeme sind bewusst so aufgebaut, dass sie Stabilität und Kontrolle gewährleisten. Änderungen an Prozessen sind möglich, aber meist aufwendig und langfristig ausgelegt.
Indirekte Beschaffung erfordert jedoch genau das Gegenteil. Schnelle Entscheidungen, flexible Abläufe und die Fähigkeit, auf unterschiedliche Anforderungen zu reagieren. Diese Dynamik lässt sich nur schwer in starre Systemlogiken übersetzen.
Die Konsequenz ist oft vorhersehbar. Wenn Prozesse im ERP-System als zu komplex oder zu langsam wahrgenommen werden, suchen Fachbereiche nach Alternativen. Bestellungen werden außerhalb des Systems abgewickelt, Rechnungen kommen ungeplant rein oder bestehende Richtlinien werden umgangen.
So entstehen Schattenprozesse, die zwar kurzfristig effizient wirken, langfristig jedoch zu Intransparenz und Kontrollverlust führen. Der Einkauf verliert den Überblick, während gleichzeitig der administrative Aufwand steigt.
Viele Unternehmen reagieren auf diese Herausforderungen mit zusätzlichen Tools. E-Procurement-Lösungen, Katalogsysteme oder spezialisierte Plattformen sollen die Lücken schließen. In der Praxis entsteht jedoch häufig ein neues Problem wie steigende Systemlandschaften und zusätzliche Schnittstellen.
Die Komplexität wird dadurch nicht reduziert, sondern verlagert. Mitarbeiter müssen zwischen Systemen wechseln, Daten werden mehrfach gepflegt und Prozesse werden noch schwerer nachvollziehbar.
Wenn das Grundproblem in der Systemlogik liegt, reicht es nicht aus, bestehende Systeme zu erweitern. Stattdessen braucht es einen Ansatz, der die Besonderheiten indirekter Beschaffung berücksichtigt und Komplexität gezielt reduziert.
Genau hier setzt Pedlar mit seinem 1-Kreditor-Modell an. Anstatt jeden einzelnen Lieferanten und jede Beschaffung im ERP-System abzubilden, werden indirekte Bedarfe gebündelt und über einen zentralen Kreditor abgewickelt. Für das ERP bedeutet das eine drastische Vereinfachung hin zu weniger Lieferantenstammdaten, weniger Einzelprozesse und deutlich reduzierte Komplexität.
Der Einkauf wird entlastet, während gleichzeitig Transparenz und Steuerbarkeit erhalten bleiben.
Die zentrale Erkenntnis ist, dass Effizienz in der indirekten Beschaffung nicht durch zusätzliche Funktionen oder neue Tools entsteht. Sie entsteht, wenn Prozesse so gestaltet sind, dass sie zur Realität passen.
ERP-Systeme bleiben dabei ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensarchitektur. Ihre Stärke liegt jedoch in der Abbildung stabiler, standardisierter Prozesse. Indirekte Beschaffung benötigt ergänzende Ansätze, die Flexibilität ermöglichen und operative Aufwände reduzieren.
ERP-Systeme stoßen in der indirekten Beschaffung an strukturelle Grenzen, weil sie für planbare und standardisierte Abläufe konzipiert wurden. Die dynamische und dezentrale Natur indirekter Bedarfe passt nur bedingt in diese Logik.
Unternehmen, die versuchen, diese Realität ausschließlich innerhalb des ERP-Systems abzubilden, stoßen schnell an Effizienzgrenzen. Wer hingegen bereit ist, neue Wege zu gehen und Komplexität gezielt zu reduzieren, schafft die Grundlage für einen deutlich effizienteren Einkauf.
