Indirekte Beschaffung neu denken mit dem 1-Kreditor-Modell für weniger operativen Druck
Im vorherigen Beitrag wurde deutlich, warum viele Einkaufsabteilungen im operativen Modus feststecken. Ein Bereich, der diesen Zustand besonders verstärkt, ist die indirekte Beschaffung. Sie ist weniger das Ergebnis fehlender Strategie als vielmehr einer der Hauptgründe dafür, dass strategisches Arbeiten im Alltag kaum möglich ist.
Indirekte Beschaffung erzeugt eine Vielzahl kleiner, oft kurzfristiger Anforderungen. Anders als im direkten Einkauf fehlen klare Planbarkeit und langfristige Bedarfsstrukturen. Stattdessen entstehen ständig neue Einzelanfragen aus unterschiedlichen Fachbereichen. Jede für sich wirkt überschaubar, in Summe führen sie jedoch zu einem permanenten Strom an operativen Aufgaben. Genau dieser Strom bindet Kapazitäten und hält den Einkauf im Reaktionsmodus.
Viele dieser Bedarfe sind individuell geprägt und lassen sich nur schwer in klassische Einkaufslogiken pressen. Versuche, sie über Kataloge, feste Lieferanten oder starre Prozesse abzubilden, stoßen schnell an Grenzen. Fachbereiche benötigen Flexibilität, der Einkauf versucht zu strukturieren. Daraus entsteht Reibung, die häufig dazu führt, dass Prozesse umgangen oder aufwendig manuell gelöst werden. Der operative Aufwand steigt weiter, statt zu sinken.
Die indirekte Beschaffung ist in vielen Unternehmen über Jahre gewachsen. Unterschiedliche Lieferanten, individuelle Lösungen und dezentrale Entscheidungen führen zu einer hohen Fragmentierung. Für den operativen Einkauf bedeutet das, ständig zwischen verschiedenen Anforderungen, Ansprechpartnern und Prozessen zu wechseln. Diese Zersplitterung verhindert Effizienz und erschwert jede Form von Bündelung oder Steuerung.
Solange indirekte Bedarfe in dieser Form abgewickelt werden, bleibt der Einkauf zwangsläufig im operativen Modus. Strategische Initiativen scheitern nicht an fehlenden Ideen, sondern daran, dass die notwendigen Kapazitäten fehlen. Wer strategischen Einkauf ermöglichen will, muss daher genau hier ansetzen und den operativen Druck reduzieren, der aus der indirekten Beschaffung entsteht.
Ein wirkungsvoller Hebel liegt darin, die Vielzahl einzelner Vorgänge strukturell zu bündeln. Das 1-Kreditor-Modell von Pedlar setzt genau hier an. Indirekte Einmalbedarfe werden nicht mehr über zahlreiche einzelne Lieferanten abgewickelt, sondern zentral über einen Partner gesteuert. Dadurch reduziert sich die Anzahl operativer Schnittstellen deutlich.
Für den operativen Einkauf bedeutet das weniger Einzelvorgänge, weniger Abstimmung und weniger Komplexität im Tagesgeschäft. Gleichzeitig entsteht eine klarere Struktur, die es ermöglicht, wieder Kontrolle über indirekte Beschaffung zu gewinnen, ohne die notwendige Flexibilität für die Fachbereiche einzuschränken.
Indirekte Beschaffung ist einer der Hauptgründe dafür, dass Einkaufsabteilungen im operativen Modus verharren. Die Vielzahl an Einzelbedarfen, die geringe Standardisierbarkeit und die gewachsene Fragmentierung erzeugen einen konstanten Arbeitsdruck. Wer diesen Zustand verändern will, muss nicht bei der Strategie beginnen, sondern bei der operativen Entlastung. Erst wenn es gelingt, die Komplexität indirekter Beschaffung zu reduzieren, entsteht Raum für das, was eigentlich im Fokus stehen sollte.
