Warum zusätzliche Systeme im Einkauf selten vereinfachen, sondern oft nur bestehende Komplexität neu verteilen und wie das 1-Kreditor-Modell einen anderen Weg eröffnet
Wenn indirekte Beschaffung im ERP-System an Grenzen stößt, ist der nächste Schritt oft schnell klar. Ein zusätzliches Tool soll die Lücke schließen. E-Procurement, Katalogsysteme oder spezialisierte Plattformen versprechen genau das, was im Alltag fehlt. Einfachere Prozesse und weniger Aufwand.
Doch in der Praxis entsteht häufig etwas anderes. Die Komplexität verschwindet nicht, sie verteilt sich nur auf mehr Systeme.
Statt einer klaren Prozesslogik entsteht über Zeit eine gewachsene Landschaft aus verschiedenen Lösungen. Das ERP bleibt bestehen, dazu kommen Einkaufstools, Freigabeplattformen und externe Systeme für einzelne Kategorien.
Diese Entwicklung passiert selten strategisch, sondern schrittweise. Ein Problem wird gelöst, ohne das Gesamtbild neu zu denken.
Für die Nutzer bedeutet das vor allem eines. Mehr Wechsel zwischen Systemen. Unterschiedliche Logiken je nach Tool. Und immer wieder die Frage, wo welcher Prozess eigentlich stattfindet.
Besonders im indirekten Einkauf, wo viele kleine und spontane Bedarfe entstehen, führt das zu zusätzlicher Reibung im Tagesgeschäft.
Mit jedem weiteren System steigt der Aufwand für Abstimmung und Integration. Daten müssen synchron gehalten werden, Prozesse aufeinander abgestimmt werden und Verantwortlichkeiten klar definiert sein.
Was als Entlastung gedacht war, entwickelt sich schnell zu einem zusätzlichen Organisationsaufwand im Hintergrund.
Die zentrale Herausforderung in der indirekten Beschaffung liegt nicht in fehlender Software, sondern in der Art, wie Beschaffung strukturiert ist. Viele einzelne Bedarfe werden einzeln behandelt, gesteuert und abgewickelt.
Solange diese Grundlogik bestehen bleibt, wird jedes neue Tool nur ein weiteres Fenster auf dieselbe Komplexität öffnen.
Je mehr Systeme im Einsatz sind, desto schwieriger wird es für Fachbereiche, den richtigen Weg zu kennen. Unterschiedliche Tools bedeuten unterschiedliche Prozesse und Regeln. Das sorgt nicht für Klarheit, sondern für Unsicherheit.
Die Folge ist oft, dass Beschaffung wieder direkt und außerhalb der vorgesehenen Strukturen stattfindet.
Wirkliche Effizienz entsteht nicht durch die Anzahl der eingesetzten Tools, sondern durch die Reduktion der dahinterliegenden Komplexität. Wenn weniger Einzelschritte notwendig sind, sinkt automatisch auch der Bedarf an Systemen.
Statt immer neue Tools zu ergänzen, kann der Fokus auf der Struktur selbst liegen. Das 1-Kreditor-Modell von Pedlar setzt genau hier an. Indirekte Beschaffung wird gebündelt und über einen zentralen Prozess abgewickelt, statt auf viele Systeme und Lieferanten verteilt zu werden.
Das reduziert Schnittstellen, vereinfacht Abläufe und schafft Klarheit für alle Beteiligten.
Ein wachsender Tool Stack im Einkauf ist oft ein Zeichen dafür, dass das eigentliche Problem nicht gelöst wurde, sondern nur verlagert wurde. Mehr Systeme führen selten zu mehr Einfachheit.
Entscheidend ist nicht die nächste Software, sondern die Frage, wie viel Komplexität im Prozess wirklich notwendig ist.
