Effizienz, Flexibilität und Zeitgewinn für den Einkauf durch eine hybride Beschaffungsstrategie
In den meisten Unternehmen dominiert heute der Bedarf nach Effizienz und Kontrolle im Einkauf. Unterschiedliche digitale Beschaffungslösungen stehen zur Verfügung, wie klassisch strukturierte Kataloglösungen, umfassende Procurement-Plattformen oder spezialisierte Lösungen für individuelle und indirekte Bedarfe. Doch nicht jedes Modell passt zu jeder Beschaffungssituation. Es kommt darauf an, die richtige Lösung zur richtigen Bedarfsart zu wählen und im Zweifel mehrere Modelle zu kombinieren.
Kataloglösungen sind besonders geeignet für wiederkehrende und standardisierte Bedarfe wie Bürobedarf, Verbrauchsmaterial oder Standardteile. Unternehmen können darin genehmigte Produkte hinterlegen, auf die Einkäufer oder Fachabteilungen direkt zugreifen können. Preise und Konditionen sind vorher festgelegt und Bestellungen lassen sich zentral und automatisiert auslösen. Das spart Zeit und reduziert Prozesskosten. Kataloge bieten Stabilität und Compliance, da alle Produkte geprüft und Lieferanten kontrolliert sind. Sie eignen sich optimal für Bedarfe, die regelmäßig auftreten und planbar sind.
Ein Nachteil von Kataloglösungen ist jedoch, dass sie unflexibel bei Einmal- oder Spezialbedarfen sind. Neue Produkte oder selten benötigte Artikel sind oftmals nicht gelistet. Die Pflege der Stammdaten und die Verwaltung der Lieferanten erzeugt darüber hinaus zusätzlichen Aufwand. Für komplexe oder unregelmäßige Bestellungen stoßen Kataloge daher schnell an ihre Grenzen.
Digitale Beschaffungssysteme sind darauf ausgelegt, Beschaffung und Lieferantenmanagement über den gesamten Prozess zu digitalisieren. Sie ermöglichen Ausschreibungen, Lieferantenbewertung, Vertragsmanagement und Auswertung von Ausgaben zentral und transparent. Diese Systeme sind besonders für Unternehmen geeignet, die viele strukturierte Bedarfe haben, feste Lieferanten nutzen und einen hohen Bestellumfang abwickeln.
Für planbare Standardbestellungen bieten diese Plattformen Transparenz, Stabilität und Compliance. Allerdings können auch hier seltene Einmalbedarfe aufwändig sein, da neue Lieferanten integriert und individuelle Artikel gepflegt werden müssen. Der Aufwand für solche Spezialfälle kann hoch sein und blockiert somit Kapazitäten im Einkauf.
Pedlar adressiert genau jene Fälle, die in klassischen Systemen schwer abzubilden sind. Einmalbedarfe werden über Pedlar gebündelt. Das Unternehmen benötigt im System nur einen Kreditor, unabhängig davon von welchem Lieferanten die Waren oder Dienstleistungen stammen. Bestellung, Lieferung, Rechnungsstellung und Abwicklung laufen komplett über Pedlar.
Das 1-Kreditor-Modell reduziert den Aufwand für Lieferantenanlage, Verwaltung zahlreicher Kreditoren, manuelle Bestellungen und individuelle Rechnungsprozesse. Der Einkaufsprozess wird vereinfacht und Ressourcen werden frei, die zuvor für Kleinstbestellungen und Einmalaufträge gebunden waren. Diese Kapazitäten kann der Einkauf strategisch nutzen für Lieferantenentwicklung, Warengruppenmanagement, Vertragsverhandlungen, Risikomanagement und nachhaltige Beschaffung.
Pedlar ersetzt keine bestehenden Systeme sondern ergänzt sie dort wo klassische Beschaffungsprozesse an ihre Grenzen stoßen. Für planbare Standardbedarfe bleiben Kataloge oder Procurement-Plattformen optimal. Für unregelmäßige, nicht planbare und unspezifische Einzelbedarfe bietet Pedlar eine effiziente Lösung.
Kein einzelnes Modell deckt alle Bedarfsfälle optimal ab. Eine hybride Beschaffungsstrategie vereint die Stärken der unterschiedlichen Modelle und minimiert ihre Schwächen. Standardisierte Bedarfe laufen über Kataloge oder Procurement-Plattformen, indirekte Bedarfe über Pedlar. So bleiben Prozesse strukturiert, Daten gepflegt und Compliance gewährleistet. Gleichzeitig wird verhindert, dass der operative Aufwand durch Spezialfälle explodiert. Der Einkauf gewinnt Flexibilität, Effizienz und Skalierbarkeit.
