Kleine, unstrukturierte Einmalbedarfe verursachen versteckte Kosten, die den Einkauf massiv belasten.
Auf den ersten Blick scheinen unstrukturierte Einmalbedarfe eine Nebensache zu sein. Kleine Anschaffungen, die nur einmal benötigt werden, spontan auftauchen und wertmäßig kaum ins Gewicht fallen. Doch hinter diesen unscheinbaren Bestellungen verbergen sich enorme Kosten und noch größere Opportunitätsverluste.
Denn jeder Einmalbedarf zieht einen ganzen Rattenschwanz an Prozessen nach sich. Lieferanten müssen recherchiert und neu angelegt, Genehmigungen eingeholt, Bestellungen abgewickelt, Rechnungen geprüft werden. Bei der Witzenmann GmbH bedeutete das hunderte Vorgänge pro Jahr, die einzeln manuell betreut werden mussten.
Bei durchschnittlich 300 Einmalbedarfen pro Jahr summierte sich der administrative Aufwand auf rund 42.000 Euro an Prozesskosten und das bei einem durchschnittlichen Warenwert von nur 260 Euro pro Bedarf. Der Einkauf war gebunden, Ressourcen blockiert und Kapazitäten für strategische Themen wie Lieferantenentwicklung oder Warengruppenoptimierung standen kaum noch zur Verfügung.
Die wahre Kostenfalle lag also nicht im Produkt, sondern in den Prozessen dahinter. Stunden, die in Routinearbeiten investiert werden, fehlen, um den Einkauf als strategischen Werttreiber zu positionieren. Witzenmann erkannte schnell, dass unstrukturierte Einmalbedarfe ein klassisches Beispiel für Opportunitätskosten im Einkauf sind. Also Kosten, die unsichtbar, aber hoch wirksam sind.
Mit dem 1-Kreditor-Modell von Pedlar konnten diese Prozesse zentralisiert werden. Alle Einmalbedarfe laufen mit Pedlar als strategischen Partner über einen einzigen Aggregator. Die Witzenmann GmbH legt Pedlar einmalig als Kreditor an und von da an laufen alle Einmalbedarfe über das 1-Kreditor-Modell. Pedlar übernimmt die komplette Abwicklung von der Bestellung, Auftragsbestätigung, Logistik, Rechnungsprüfung hin zum Support bei Lieferschwierigkeiten. Für die Witzenmann GmbH ergibt sich daraus eine deutliche Zeitersparnis, 85 Prozent weniger Prozesskosten und über 35.700 Euro jährliche Einsparung.
Gleichzeitig werden Kapazitäten wieder frei für strategische Tätigkeiten, ohne dass Compliance oder Prozesskonformität leiden.
Die unsichtbaren Kosten unstrukturierter Einmalbedarfe sind also oft die größten Bremsklötze im Einkauf. Wer sie konsequent optimiert oder auslagert, schafft nicht nur Effizienz, sondern verschiebt den Fokus zurück auf die Aufgaben, die wirklich strategischen Wert schaffen.
