Warum Prozesskosten bei unstrukturierten Bedarfen kaum im Verhältnis zum Warenwert stehen
Im Einkauf denkt man schnell an große Verhandlungen, an Preisoptimierungen und an strategische Partnerschaften mit Schlüssellieferanten. Doch oft ist es gar nicht der Warenwert, der das Budget belastet, sondern der Aufwand dahinter. Genau das wurde bei der Witzenmann GmbH deutlich. Ein durchschnittlicher Einmalbedarf kostete 260 Euro, doch die Prozesskosten dafür lagen bei bis zu 140 Euro pro Bestellung. Bei über 300 Einmalbedarfen pro Jahr ergaben sich daraus zusätzliche Prozesskosten, die nicht ansatzweise auf die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens einzahlen, von 42.000 Euro.
Und hier lag der eigentliche Hebel. Nicht beim Preis der Produkte selbst, sondern in den unsichtbaren Kosten der Prozesse. Jede manuelle Lieferantenrecherche, jede Genehmigungsschleife, jede Prüfung einer einzelnen Rechnung addierte sich zu einem Kostenblock, der die Wirtschaftlichkeit erheblich belastete.
Genau an dieser Stelle setzt Pedlar an. Mit dem 1-Kreditor-Modell übernimmt Pedlar die gesamte Abwicklung dieser Einmalbedarfe. Witzenmann legt Pedlar einmalig als Lieferanten im System an. Von da an läuft jede spontane Bestellung zentral über diesen einen Kreditor. Pedlar wickelt die Bestellung ab, sorgt für einen nachvollziehbaren, prozesskonformen Ablauf, prüft die Auftragsbestätigung, verfolgt Sendungen nach und klärt Abweichungen. Zusätzlich kümmert sich Pedlar um die Logistik sowie Rechnungsstellung. Alles, was zuvor mühsam und manuell durch die Einkaufsabteilung erledigt werden musste, fällt weg.
Das Ergebnis ist eine beeindruckende Entlastung. Bei Witzenmann konnten die Prozesskosten um 85 Prozent reduziert werden. Konkret bedeutet das eine Ersparnis von 35.700 Euro pro Jahr. Noch wichtiger ist aber, dass die Einkäuferinnen und Einkäufer ihre Zeit nicht mehr in administrativen Routinen verlieren, sondern sie können in wertschöpfende Themen investieren, von der Warengruppenstrategie bis zur Lieferantenentwicklung.
Unsere Case Study zeigt, dass die größten Einsparpotenziale im Einkauf nicht immer in Verhandlungen oder Preisnachlässen liegen. Viel öfter sind es die unsichtbaren Prozesse, die unbemerkt Kapazitäten binden und Budgets belasten.
Einkauf bedeutet längst mehr, als nur Preise zu vergleichen. Wer die Prozesskosten im Blick behält und konsequent optimiert, entdeckt Einsparpotenziale, die oft weit größer sind als die eigentlichen Warenwerte.
