Zwei Dimensionen des Einkaufs, ein gemeinsames Ziel

Der Einkauf ist eine der zentralen Funktionen in Unternehmen und umfasst sowohl operative als auch strategische Aufgaben. Während der operative Einkauf für die Abwicklung des Tagesgeschäfts verantwortlich ist, verfolgt der strategische Einkauf das Ziel, die langfristige Versorgungssicherheit, Kostenoptimierung und Lieferantenbeziehungen zu sichern.

In vielen Organisationen verschwimmen die Grenzen zwischen beiden Bereichen. Operative Tätigkeiten belasten die Kapazitäten des strategischen Einkaufs, und es fehlt an klaren Prozessen zur Abgrenzung der Verantwortlichkeiten. Die Folge sind ineffiziente Abläufe, hohe Prozesskosten und verpasste Chancen zur Wertschöpfung.

Dieser Beitrag beleuchtet die Unterschiede zwischen operativem und strategischem Einkauf, analysiert die typischen Herausforderungen und zeigt, wie Unternehmen ihre Einkaufsorganisation effizienter gestalten können.

Definitionen: Was unterscheidet operativen und strategischen Einkauf?

Operativer Einkauf

Der operative Einkauf konzentriert sich auf die Durchführung des Tagesgeschäfts. Er ist für die unmittelbare Versorgung des Unternehmens verantwortlich und stellt sicher, dass Materialien, Dienstleistungen und Güter rechtzeitig und in der benötigten Qualität verfügbar sind.

Typische Aufgaben:

• Bedarfsermittlung und -prüfung
  
  
• Angebotseinholung und Preisvergleiche
  
  
• Bestellung und Nachverfolgung
  
  
• Wareneingangskontrolle
  
  
• Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe
  
  
• Bearbeitung von Reklamationen
  
  

Strategischer Einkauf

Der strategische Einkauf hingegen richtet seinen Fokus auf die langfristige Ausrichtung der Beschaffungsaktivitäten. Er arbeitet eng mit anderen Unternehmensbereichen zusammen und gestaltet die Einkaufsstrategie unter Berücksichtigung von Kosten, Risiken, Nachhaltigkeit und Innovation.

Typische Aufgaben:

• Entwicklung von Beschaffungsstrategien und Rahmenverträgen
  
  
• Lieferantenbewertung und -entwicklung
  
  
• Aufbau nachhaltiger Lieferketten
  
  
• Analyse von Beschaffungsmärkten und -trends
  
  
• Definition und Monitoring von KPIs
  
  
• Risiko- und Compliance-Management
  
  

Herausforderungen: Wenn operative Aufgaben den strategischen Einkauf blockieren

In der Praxis zeigt sich, dass strategische Einkäufer oft einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit operativen Tätigkeiten verbringen. Ursachen dafür sind:

• Hohe Anzahl an Einmalbedarfen
  Viele kleinere Bestellungen, insbesondere im indirekten Einkauf, erfordern Genehmigungen und Abwicklungen.
  
  
• Komplexe Lieferantenlandschaften
  Hunderte oder gar tausende Kreditoren binden Ressourcen für Stammdatenpflege und Rechnungsbearbeitung.
  
  
• Manuelle Prozesse
  Medienbrüche zwischen Systemen und die Abhängigkeit von Excel-Listen verlängern die Durchlaufzeiten.
  
  
• Mangelnde Standardisierung
  Unterschiedliche Prozesse in den Fachabteilungen erschweren die zentrale Steuerung.
  
  

Diese Faktoren führen dazu, dass der strategische Einkauf nicht in der Lage ist, sich auf Wertschöpfungsthemen wie Verhandlungen, Marktanalysen oder Innovationsprojekte zu konzentrieren.

Effizienzsteigerung durch klare Trennung und Prozessoptimierung

Um die Einkaufsorganisation effizienter zu gestalten, sind zwei Maßnahmen entscheidend:

1. Klare Rollen- und Aufgabenverteilung

Die Abgrenzung von operativen und strategischen Aufgaben schafft Transparenz und ermöglicht eine gezielte Ressourcennutzung.

• Operativer Einkauf: konzentriert auf Bestellabwicklung, Wareneingang und Zahlungsprozesse.
  
  
• Strategischer Einkauf: fokussiert auf Analyse, Planung und Lieferantenentwicklung.
  
  

2. Einführung zentraler Beschaffungsmodelle

Ein zentrales 1‑Kreditor‑Modell kann die operativen Prozesse erheblich verschlanken. Dabei werden alle Einmalbeschaffungen und C‑Teile über einen externen Dienstleister abgewickelt, der als einziger Kreditor im System geführt wird.

Vorteile:

• Reduktion der Kreditorenanzahl
  
  
• Weniger Aufwand für Stammdatenpflege und Rechnungsbearbeitung
  
  
• Freisetzung von Kapazitäten im strategischen Einkauf
  
  
• Standardisierte Prozesse ohne Medienbrüche
  
  
• Schnellere Durchlaufzeiten und geringere Prozesskosten
  
  

Fazit: Operativer und strategischer Einkauf im Gleichgewicht

Ein leistungsfähiger Einkauf benötigt eine klare Aufgabentrennung und effiziente Prozesse. Nur wenn der strategische Einkauf von operativen Aufgaben entlastet wird, kann er seine Rolle als Wertschöpfungstreiber im Unternehmen voll ausfüllen.

Zentrale Lösungen wie das 1‑Kreditor‑Modell bieten einen pragmatischen Ansatz, um operative Abläufe zu automatisieren und den Fokus auf strategische Ziele zu lenken. So entsteht eine Einkaufsorganisation, die sowohl im Tagesgeschäft effizient als auch zukunftsorientiert aufgestellt ist.

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