Wie Szenariodenken sowie ein 1-Kreditor-Modell helfen, Beschaffungsprozesse zu beschleunigen und gleichzeitig Transparenz, Compliance und Steuerbarkeit zu sichern.
Geopolitische Spannungen, technologische Sprünge und fragile Lieferketten verändern die Rahmenbedingungen für den Einkauf grundlegend. Die Studie „Procurement Endgame 2.0" von Roland Berger zeigt anhand von vier Szenarien, wie sich Procurement in den kommenden Jahren entwickeln könnte. Im Mittelpunkt steht dabei weniger die Frage, welches Szenario tatsächlich eintritt, sondern wie gut Einkaufsorganisationen auf unterschiedliche Entwicklungen vorbereitet sind.
Der Originalartikel auf Beschaffung Aktuell verdeutlicht, dass Szenariodenken zu einer zentralen Fähigkeit für den Einkauf wird. Unternehmen, die heute mehrere mögliche Zukunftsbilder berücksichtigen, können morgen schneller reagieren und gleichzeitig ihre Prozesse besser kontrollieren.
Die zunehmende Unsicherheit in globalen Märkten stellt klassische Planungsansätze infrage. Handelskonflikte, regulatorische Veränderungen und technologische Umbrüche sorgen dafür, dass lineare Beschaffungsstrategien an ihre Grenzen stoßen. Stattdessen müssen Einkaufsorganisationen in der Lage sein, mit unterschiedlichen Entwicklungen gleichzeitig umzugehen und ihre Strategien flexibel anzupassen.
Unabhängig vom Szenario zeigt sich ein wiederkehrendes Muster. Einkaufsorganisationen stehen vor der Herausforderung, Beschaffungsprozesse sowohl schnell als auch kontrolliert zu gestalten. In der Praxis entsteht dieses Spannungsfeld jedoch selten durch die Geschwindigkeit selbst, sondern durch die Komplexität der zugrunde liegenden Prozesse.
Viele Beschaffungsabläufe bestehen aus zahlreichen Einzelschritten wie Lieferantensuche, Angebotsvergleichen, internen Abstimmungen, Freigaben und Stammdatenanlage. Jeder dieser Schritte kostet Zeit und erzeugt zusätzliche Abhängigkeiten. In Summe führt dies dazu, dass selbst kleinere Bedarfe einen unverhältnismäßig hohen Aufwand verursachen.
Besonders deutlich wird dies bei indirekten und einmaligen Bedarfen. Hier fehlen häufig bestehende Lieferantenbeziehungen oder standardisierte Prozesse. Lieferanten müssen neu identifiziert werden, Daten müssen angelegt und geprüft werden und Abstimmungen laufen häufig über mehrere Abteilungen hinweg.
Zusätzlich erschweren Medienbrüche zwischen E-Mail, Systemen und manuellen Prozessen die Zusammenarbeit. Informationen gehen verloren, Rückfragen entstehen und Entscheidungen verzögern sich. Auch die Rechnungsprüfung wird komplexer, wenn Bestellungen nicht eindeutig zugeordnet werden können oder Stammdaten unvollständig sind.
Die Folge ist ein Prozess, der weniger durch einzelne große Verzögerungen geprägt ist, sondern durch viele kleine Wartezeiten entlang der gesamten Kette – von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnung.
Die vier Szenarien aus der Studie verdeutlichen, wie unterschiedlich sich die Rahmenbedingungen entwickeln können. In stabilen Märkten steht vor allem Effizienz im Vordergrund, während in fragmentierten und geopolitisch angespannten Umfeldern die Sicherstellung von Lieferfähigkeit und Risikomanagement dominieren.
Gleichzeitig wird deutlich, dass technologische Entwicklungen in allen Szenarien eine zentrale Rolle spielen. Digitale Plattformen, Automatisierung und datenbasierte Entscheidungen verändern die Art und Weise, wie Beschaffung organisiert wird, und eröffnen neue Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung.
Ein Ansatz, um die operative Komplexität in der indirekten Beschaffung gezielt zu reduzieren, ist das 1-Kreditor-Modell. Statt für jede Beschaffung neue Lieferanten anzulegen und vollständige Prozesse durchzulaufen, werden bestimmte Bedarfe über einen zentralen Kreditor abgewickelt.
Pedlar setzt genau hier an. Unternehmen integrieren Pedlar als zentralen Kreditor in ihr bestehendes ERP-System und können darüber eine Vielzahl an indirekten und unstrukturierten Bedarfen beschaffen. Die operative Abwicklung mit unterschiedlichen Lieferanten erfolgt im Hintergrund, während im Unternehmen nur ein einheitlicher Prozess sichtbar bleibt.
Dadurch entfallen viele der zeitintensiven Schritte wie Lieferantensuche, Stammdatenanlage und wiederkehrende Abstimmungen mit verschiedenen Anbietern. Gleichzeitig bleiben alle Bestellungen transparent und nachvollziehbar im System dokumentiert. So entsteht ein Prozess, der deutlich schlanker ist, ohne dass Kontrolle oder Compliance verloren gehen.
Die Studie macht deutlich, dass die Zukunft des Einkaufs von Unsicherheit und Dynamik geprägt bleibt. Für Einkaufsorganisationen bedeutet das, dass sie nicht auf ein einzelnes Zukunftsszenario optimieren können, sondern ihre Strukturen so aufstellen müssen, dass sie in unterschiedlichen Situationen handlungsfähig bleiben.
Szenariodenken hilft dabei, strategisch flexibler zu werden. Gleichzeitig zeigen Ansätze wie das 1-Kreditor-Modell, dass sich operative Komplexität heute bereits gezielt reduzieren lässt. Unternehmen, die ihre Beschaffungsprozesse vereinfachen und gleichzeitig Transparenz sichern, schaffen die Grundlage dafür, schneller zu reagieren und den Einkauf stärker als strategischen Partner im Unternehmen zu positionieren.
