Wo indirekte Beschaffung im Alltag Zeit verliert und wie ein 1-Kreditor-Modell Prozesse deutlich schlanker machen kann.
Indirekte Beschaffung wirkt in vielen Unternehmen auf den ersten Blick unspektakulär. Einzelne Bedarfe tauchen auf, werden angefragt, bestellt und irgendwann geliefert. Gerade weil diese Vorgänge oft relativ klein wirken, wird der dahinterliegende Prozess selten genauer betrachtet. Doch genau hier liegt eine der größten versteckten Ineffizienzen im Einkauf.
Ein typischer Einmalbedarf durchläuft mehrere Stationen, bevor er tatsächlich im Unternehmen ankommt. Zwischen der ersten Bedarfsmeldung und der finalen Rechnung liegen zahlreiche Abstimmungen, Freigaben und organisatorische Schritte. Jeder einzelne davon kann Zeit kosten. Zusammengenommen entsteht ein Prozess, der mehrere Wochen dauern kann.
Am Anfang steht meist eine einfache Bedarfsmeldung aus einem Fachbereich. Ein Team benötigt beispielsweise eine spezielle Dienstleistung, ein Ersatzteil, eine Marketingleistung oder ein einmaliges Produkt. Die Anfrage wird an den Einkauf weitergegeben, häufig per E-Mail oder über ein internes Ticketsystem.
Der Einkauf prüft zunächst den Bedarf. Existiert bereits ein passender Lieferant? Gibt es einen bestehenden Vertrag? Wenn nicht, beginnt die Suche nach geeigneten Anbietern. Angebote werden eingeholt, miteinander verglichen und intern abgestimmt. Je nach Unternehmensstruktur folgen mehrere Freigabeschritte.
Sobald eine Entscheidung getroffen wurde, wird der Lieferant im System angelegt. Stammdaten müssen geprüft werden, steuerliche Informationen werden abgefragt und interne Richtlinien müssen erfüllt werden. Erst danach kann die eigentliche Bestellung ausgelöst werden.
Nach der Bestellung beginnt die nächste Phase des Prozesses. Auftragsbestätigungen werden geprüft, Liefertermine abgestimmt und Rückfragen geklärt. Sobald die Leistung erbracht oder die Ware geliefert wurde, folgt die Rechnungsstellung und deren Prüfung im Unternehmen.
Was auf dem Papier wie ein klar strukturierter Ablauf wirkt, entwickelt sich in der Realität häufig zu einem komplexen Zusammenspiel aus E-Mails, Rückfragen und Systemschritten.
Die eigentlichen Zeitverluste entstehen selten durch einzelne große Verzögerungen. Viel häufiger summieren sich viele kleine Wartezeiten entlang des gesamten Prozesses.
Ein häufiger Zeitfresser ist die Lieferantensuche. Gerade bei einmaligen Bedarfen existieren oft keine bestehenden Beziehungen. Der Einkauf muss Anbieter identifizieren, kontaktieren und Angebote einholen. Allein diese Phase kann mehrere Tage dauern.
Auch interne Abstimmungen verlängern den Prozess. Angebote werden weitergeleitet, Budgets müssen geprüft werden und Entscheidungen werden in mehreren Schleifen diskutiert. Jede Rückfrage erzeugt zusätzliche Wartezeit.
Ein weiterer Faktor sind Medienbrüche zwischen unterschiedlichen Systemen und Kommunikationswegen. Bedarfe werden per E-Mail gemeldet, Angebote liegen als Dokumente vor, Bestellungen werden im ERP-System erstellt und Abstimmungen laufen parallel über verschiedene Kanäle. Diese Übergänge kosten Zeit und erhöhen gleichzeitig das Risiko für Missverständnisse.
Besonders aufwendig ist häufig die Anlage neuer Lieferanten. Für einmalige Bedarfe müssen dennoch Stammdaten geprüft, Dokumente gesammelt und Freigaben eingeholt werden. Der administrative Aufwand steht dabei oft in keinem Verhältnis zum eigentlichen Beschaffungswert.
Auch am Ende des Prozesses entstehen Verzögerungen. Rechnungen müssen zugeordnet, geprüft und freigegeben werden. Wenn Informationen fehlen oder Bestellungen nicht eindeutig referenziert sind, entstehen zusätzliche Klärungsschleifen.
Während strategische Beschaffungen meist klar strukturierte Prozesse haben, fallen viele indirekte Bedarfe in eine Grauzone. Sie sind zu individuell für standardisierte Kataloge, aber gleichzeitig zu klein, um umfangreiche Beschaffungsprozesse wirtschaftlich zu rechtfertigen.
Das Ergebnis: ein Missverhältnis zwischen Aufwand und Wert der Bestellung. Ein einmaliger Bedarf kann mehrere Tage Abstimmung und administrative Arbeit verursachen, obwohl der eigentliche Beschaffungswert relativ gering ist.
Für Einkaufsabteilungen bedeutet das, dass ein erheblicher Teil der operativen Kapazität in Vorgänge fließt, die wenig strategischen Mehrwert bieten. Gleichzeitig wachsen Lieferantenstammdaten und administrative Komplexität immer weiter.
Ein Ansatz zur Reduzierung dieser Prozesskomplexität ist die Bündelung solcher Einmalbedarfe über ein 1-Kreditor-Modell. Statt für jede einzelne Beschaffung neue Lieferanten anzulegen und vollständige Beschaffungsprozesse zu durchlaufen, können Unternehmen bestimmte Bedarfe über einen zentralen Kreditor abwickeln.
Genau hier setzt Pedlar an. Unternehmen legen Pedlar einmal als Lieferanten im eigenen System an und können anschließend viele indirekte Einmalbedarfe über diesen einen Kreditor abwickeln.
Die operative Beschaffung im Hintergrund übernimmt Pedlar. Für das Unternehmen bleibt der Prozess somit deutlich schlanker, da administrativ nur ein Kreditor gesteuert wird. Prozesszeiten können um bis zu 85 % reduziert werden.
Gerade bei seltenen oder unstrukturierten Beschaffungen reduziert dieser Ansatz mehrere der größten Zeitfresser im Prozess und macht die Beschaffung effizient. Lieferantensuche, Anlage neuer Kreditoren und ein Großteil der operativen Abstimmung werden ausgelagert, während der Einkauf weiterhin Transparenz und Kontrolle über den Bedarf behält.
Indirekte Beschaffung verliert selten an einer einzigen Stelle Zeit. Vielmehr entsteht der Zeitverlust durch viele kleine Verzögerungen entlang des gesamten Prozesses – von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnung.
Lieferantensuche, interne Abstimmungen, Medienbrüche und die Anlage neuer Kreditoren sorgen dafür, dass selbst kleine Beschaffungen überraschend viel Aufwand verursachen.
Unternehmen, die diese Prozesse ganzheitlich betrachten und gezielt vereinfachen, können erhebliche Effizienzgewinne erzielen. Ansätze wie 1-Kreditor-Modelle helfen dabei, administrative Komplexität zu reduzieren und den Einkauf von operativer Prozessarbeit zu entlasten.
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