Einmalbedarfe gelten im Einkauf häufig als notwendiges Übel. Ein Ersatzteil, eine kurzfristige Dienstleistung oder ein Sonderartikel für ein Projekt, fachlich meist schnell gelöst, organisatorisch jedoch oft unterschätzt. Viele Unternehmen übersehen, dass Einmalbedarfe erhebliche operative Risiken mit sich bringen, die weit über ineffiziente Abläufe hinausgehen und im Ernstfall deutlich teurer werden können als der Einkauf selbst.
Gerade weil Sonderbedarfe selten standardisiert sind, entstehen sie häufig außerhalb klar definierter Prozesse. Unter Zeitdruck werden neue Lieferanten angelegt, Stammdaten bleiben unvollständig oder fehlerhaft, Zahlungs- und Vertragsbedingungen sind nicht eindeutig geregelt. Gleichzeitig werden notwendige Prüfungen, etwa zu Bonität, Compliance, Sanktionslisten oder ESG-Anforderungen, verkürzt oder ganz umgangen. Hinzu kommt, dass Verantwortlichkeiten bei einmaligen Lieferanten oft unklar sind. Kommt es zu Lieferverzögerungen, mangelhafter Leistung oder fehlerhaften Rechnungen, fehlt eine belastbare Struktur, um schnell und sauber zu reagieren.
Besonders kritisch sind die Auswirkungen auf die operative Umsetzung. Einmalige Lieferantenbeziehungen sind anfälliger für Kommunikationsprobleme, fehlende Verfügbarkeiten und verspätete Lieferungen. Was zunächst wie ein kleiner Sonderbedarf wirkt, kann so ganze Projekte verzögern oder operative Abläufe empfindlich stören. Diese Risiken bleiben häufig lange unbemerkt, bis sie sich in Audit-Feststellungen, ungeplanten Eskalationen oder vermeidbaren Zusatzkosten niederschlagen.
Ein zentrales strukturelles Problem liegt in der wachsenden Anzahl an Kreditoren. Jeder Einmalbedarf bringt potenziell einen neuen Lieferanten mit sich und erhöht damit die Komplexität im Einkauf. Mehr Kreditoren bedeuten mehr Stammdatenpflege, mehr Prüfaufwand, mehr Schnittstellen und mehr Fehlerquellen. Der Einkauf verliert schrittweise an Transparenz und Steuerungsfähigkeit, obwohl es sich oftmals nur um geringe Einzelvolumina handelt. Die eigentliche Belastung entsteht also nur teilweise durch den Warenwert, vor allem aber durch die fehlende Kontrolle über Prozesse und Risiken.
Genau hier setzt ein 1-Kreditor-Modell an. Statt für jeden Sonderbedarf neue Lieferantenstrukturen aufzubauen, werden Einmalbedarfe über einen zentralen, geprüften Kreditor gebündelt. Prüfungen, Compliance-Anforderungen und Vertragsstandards sind einmal sauber definiert und gelten konsistent für alle Einmalbeschaffungen. Dadurch entsteht Compliance nicht als zusätzlicher Aufwand, sondern als integrierter Bestandteil des Prozesses. Gleichzeitig steigt die Transparenz über alle Sonderbedarfe hinweg, Verantwortlichkeiten sind klar geregelt und die operative Abwicklung wird deutlich stabiler.
Neben der Reduktion von Prozesskosten verbessert ein 1-Kreditor-Modell vor allem die Liefersicherheit und senkt operative Risiken nachhaltig. Einkauf und Fachbereiche werden entlastet, da Ad-hoc-Aufwand, Eskalationen und ungeplante Störungen deutlich abnehmen. Einmalbedarfe verlieren ihren Ausnahmecharakter und werden zu einem kontrollierten, planbaren Bestandteil der Beschaffung.
