Versteckte Kosten im Tail Spend erkennen

In vielen Unternehmen liegt der Fokus des Einkaufs auf den großen strategischen Warengruppen und Lieferanten, die den größten Anteil des Einkaufsvolumens ausmachen. Dabei wird häufig übersehen, dass ein erheblicher Anteil der Lieferanten und Bestellungen im sogenannten Tail Spend angesiedelt ist.

Tail Spend umfasst all jene kleinvolumigen, unregelmäßigen und oft unplanmäßigen Einkäufe, die außerhalb von Rahmenverträgen stattfinden. Auch wenn diese nur einen geringen Prozentsatz des Gesamtvolumens ausmachen, verursachen sie einen unverhältnismäßig hohen administrativen Aufwand. Jeder neue Kreditor, der für einen einmaligen Bedarf angelegt wird, bringt zusätzliche Prozesse in Einkauf, Buchhaltung und Compliance mit sich.

Dieser Blog-Artikel beleuchtet die Herausforderungen im Umgang mit Tail Spend, erläutert, warum traditionelle Ansätze oft ineffizient sind, und zeigt, wie Unternehmen durch einen zentralisierten Beschaffungsansatz ihre Prozesse nachhaltig optimieren können.

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Was ist Tail Spend und warum ist es problematisch?

Tail Spend bezeichnet den Teil der Beschaffung, der außerhalb der Kernverträge eines Unternehmens liegt. Es handelt sich dabei um seltene, einmalige oder geringvolumige Einkäufe, wie beispielsweise C-Teile, Verbrauchsmaterialien oder Dienstleistungen, die nicht strategisch gesteuert werden. Obwohl der monetäre Anteil dieser Einkäufe am Gesamtvolumen oft gering ist, verursachen sie komplexe und kostenintensive Prozesse. Jedes neue Lieferantenkonto erfordert Stammdatenpflege, Kreditwürdigkeitsprüfungen, Vertragsprüfungen sowie die Verwaltung von Zahlungsbedingungen und Rechnungen.
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Die Analyse bei Witzenmann, einem weltweit tätigen Familienunternehmen mit über 4.500 Mitarbeitenden, zeigte eine ähnliche Verteilung: Über 300 Einzelbestellungen pro Jahr führten zu einem hohen manuellen Aufwand, obwohl der durchschnittliche Warenwert bei lediglich 260 € lag. Die Prozesskosten beliefen sich auf rund 140 € pro Bestellung – ein deutliches Missverhältnis zwischen Aufwand und Nutzen.

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Herausforderungen im indirekten Einkauf

Der indirekte Einkauf ist besonders anfällig für die typischen Probleme des Tail Spend. Er ist geprägt von:

• einer hohen Anzahl von Lieferanten, die nur sporadisch benötigt werden,
  
  
• einem heterogenen Bedarfsspektrum, das schwer standardisierbar ist,
  
  
• und einer starken Abhängigkeit von manuellen Prozessen, die fehleranfällig und zeitintensiv sind.
  
  

Zusätzlich kommt es in vielen Organisationen zu sogenannten Maverick-Buying-Praktiken. Mitarbeiter tätigen Bestellungen außerhalb der festgelegten Einkaufsprozesse, was zu Intransparenz, erhöhtem Risiko und unkontrollierten Ausgaben führt.

Diese Faktoren beeinträchtigen nicht nur die Effizienz, sondern auch die Datenqualität und erschweren die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

Das 1-Kreditor-Modell – ein Ansatz zur Effizienzsteigerung

Ein innovativer Lösungsansatz für die beschriebenen Herausforderungen ist das 1-Kreditor-Modell. Statt für jede Bestellung einen neuen Lieferanten im System anzulegen, übernimmt ein zentraler Dienstleister die Rolle des Bündlers aller Einmalbedarfe und Lieferanten.

Das Unternehmen führt nur noch diesen einen Kreditor in seinen Systemen, während der Dienstleister alle weiteren Prozesse steuert. Bestellungen, Lieferungen und Rechnungsstellungen laufen über eine einzige Schnittstelle, wodurch interne Ressourcen geschont und Prozesskosten gesenkt werden.

Dass das Modell in der Praxis funktioniert, zeigt die erfolgreiche Umsetzung bei Witzenmann. Das Unternehmen konnte durch die Zusammenarbeit mit Pedlar die Prozesskosten für Einmalbedarfe um 85 % senken und jährlich über 35.000 € einsparen (siehe Case Study).

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Die Vorteile sind vielfältig:

• Reduzierung der Kreditorenanzahl und der damit verbundenen Verwaltungsaufwände
  
  
• Minimierung von Prozesskosten durch Automatisierung und Standardisierung
  
  
• Erhöhung der Transparenz im indirekten Einkauf
  
  
• Verbesserung der Compliance durch klare Verantwortlichkeiten und einheitliche Prozesse
  
  
• Entlastung von Einkauf und Buchhaltung, sodass diese sich auf strategische Aufgaben konzentrieren können
  
  

Handlungsempfehlungen für Unternehmen

Unternehmen, die ihre Einmalbeschaffungen effizienter gestalten möchten, können folgende Schritte in Erwägung ziehen:

1. Analyse der bestehenden Kreditorenstruktur, um das Tail Spend Potenzial zu identifizieren.
   
   
2. Definition klarer Kriterien für Einmalbedarfe und indirekten Einkauf, um Prozesse zu standardisieren.
   
   
3. Auswahl eines geeigneten Partners, der als zentraler Kreditor fungiert und die gesamte Abwicklung übernimmt.
   
   
4. Durchführung einer Pilotphase in einem Unternehmensbereich, um den Nutzen und die Auswirkungen zu evaluieren.
   
   
5. Planung und Roll-out des 1-Kreditor-Modells unter Einbindung aller relevanten Abteilungen.
   
   

Fazit: Tail Spend im Griff – Weniger Aufwand, mehr Effizienz

Das Management von Tail Spend ist ein bedeutender Hebel zur Verbesserung der Effizienz und Kostentransparenz im Einkauf. Mit einem zentralisierten Ansatz wie dem 1-Kreditor-Modell können Unternehmen den administrativen Aufwand drastisch reduzieren, Prozesskosten senken und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben sicherstellen.

Dieser strategische Schritt entlastet nicht nur den Einkauf und die Buchhaltung, sondern schafft auch Freiräume für wertschöpfende Tätigkeiten und trägt zur nachhaltigen Optimierung der gesamten Beschaffungsprozesse bei.

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