Operativer Einkauf und Tail Spend Management – Einmalbedarfe im Griff

Operativer Einkauf, kurz erklärt

Operativer Einkauf erledigt das Tagesgeschäft: Bedarf prüfen, bestellen, Lieferungen verfolgen, Ware und Rechnung kontrollieren, während der strategische Einkauf auf lange Sicht plant, mit Rahmenverträgen, Lieferantenpflege und Marktanalysen.

Im operativen Alltag kostet vor allem der Tail Spend viel Zeit, also die vielen kleinen Ausgaben, die sich auf zahlreiche selten genutzte Lieferanten verteilen. Ein großer Teil davon sind Einmalbedarfe: Bestellungen bei Lieferanten, die man oft nur ein einziges Mal braucht.

Für diesen Teil gibt es das 1-Kreditor-Modell. Pedlar wird einmalig als Kreditor in Ihrem ERP-System hinterlegt. Danach laufen Bestellung, Zahlung und Rechnung für jeden Einmalbedarf über Pedlar; geliefert wird direkt vom Anbieter an Ihren Standort. Pedlar übernimmt die Abwicklung als Dienstleister: Bestellung beim Lieferanten, Zahlung, Sendungsverfolgung und Retouren erledigen Pedlars Agenten und Team.

Zwei Dimensionen des Einkaufs, ein gemeinsames Ziel

Der Einkauf hat zwei Seiten. Der operative Einkauf hält das Tagesgeschäft am Laufen, der strategische sichert auf lange Sicht die Versorgung, senkt Kosten und pflegt Lieferantenbeziehungen.

In vielen Firmen verschwimmen die Grenzen: Operative Arbeit frisst die Zeit des strategischen Einkaufs, und oft ist nicht geregelt, wer wofür zuständig ist. Das macht die Abläufe zäh und treibt die Prozesskosten hoch.

Definitionen: Was unterscheidet operativen und strategischen Einkauf?

Operativer Einkauf

Der operative Einkauf kümmert sich um das Tagesgeschäft, also um alles, was zwischen Bedarf und bezahlter Rechnung liegt. Er sorgt dafür, dass Material, Dienstleistungen und Güter rechtzeitig und in der nötigen Qualität da sind.

Typische Aufgaben:

• Bedarfsermittlung und -prüfung
• Preisvergleiche
• Bestellung und Nachverfolgung
• Wareneingangskontrolle
• Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe
• Bearbeitung von Reklamationen

Strategischer Einkauf

Der strategische Einkauf sorgt dafür, dass das Unternehmen auch in den nächsten Jahren sicher und günstig an seine Ware kommt. Dazu arbeitet er eng mit anderen Bereichen zusammen und wägt Kosten, Risiken und Nachhaltigkeit gegeneinander ab.

Typische Aufgaben:

• Entwicklung von Beschaffungsstrategien und Rahmenverträgen
• Lieferantenbewertung und -entwicklung
• Aufbau nachhaltiger Lieferketten
• Analyse von Beschaffungsmärkten und -trends
• Definition und Monitoring von KPIs
• Risiko- und Compliance-Management

Tail Spend: der Teil, der den operativen Einkauf auslastet

Tail Spend ist der lange Rest der Ausgaben. Dazu zählen viele Bestellungen mit kleinem Wert bei Lieferanten, für die es weder Rahmenvertrag noch Katalog gibt. Im indirekten Einkauf sind das typischerweise Ersatzteile, Sonderteile, Messebedarf, spezielle Hardware, Dienstleistungen und Software.

Jede dieser Bestellungen ist für sich klein. Zusammen binden sie viel Arbeit. 80 % der Vorgänge, 30 % des Volumens: Der Aufwand im Einkauf konzentriert sich genau dort, wo am wenigsten Wert entsteht.

Warum eine kleine Bestellung so viel kostet

Bei einem neuen Lieferanten läuft für eine einzige Bestellung der ganze Prozess: Lieferant anlegen und prüfen, bestellen, Wareneingang buchen, Rechnung prüfen und bezahlen. Dieser Aufwand ist bei einem Warenwert von 80 € fast derselbe wie bei 80.000 €. Jede Einzelbestellung hält einen Einkäufer in der Abwicklung fest, und diese Zeit fehlt dann für Verhandlungen, Lieferantenentwicklung und strategische Warengruppen.

Ein Rechenbeispiel zeigt die Größenordnung. Ein Werk bestellt im Jahr 200 Einmalbedarfe mit durchschnittlich 150 € Warenwert, und für die Prozesskosten setzen wir rund 500 € je Bestellung an.

• Warenwert: 200 × 150 € = 30.000 €
• Prozesskosten: 200 × 500 € = 100.000 €

Die Abwicklung kostet hier mehr als dreimal so viel wie die Ware selbst, deshalb lohnt es sich im Tail Spend Management mehr, am Ablauf zu sparen als am Stückpreis. Wie sich diese Kosten zusammensetzen, zeigt unser Beitrag zur Prozessoptimierung bei Einmalbedarfen.

Herausforderungen: Wenn operative Aufgaben den strategischen Einkauf blockieren

Nach Einschätzung der befragten Einkaufsleiter verbringen Einkaufsteams im Schnitt fast drei Viertel ihrer Zeit mit operativer Abwicklung statt mit strategischem Einkauf (Deloitte Global CPO Survey 2021). Dafür gibt es vier Gründe:

• Hohe Anzahl an Einmalbedarfen: Viele kleinere Bestellungen, insbesondere im indirekten Einkauf, erfordern Genehmigungen und Abwicklungen.
• Komplexe Lieferantenlandschaften: Jeder neue Lieferant braucht einen Kreditor mit Stammdaten, und jede Rechnung muss geprüft werden. In Pedlars eigenen Bestelldaten kommen bei einem einzigen Kunden über 600 Lieferanten zusammen.
• Manuelle Prozesse: Medienbrüche zwischen Systemen und die Abhängigkeit von Excel-Listen verlängern die Durchlaufzeiten.
• Mangelnde Standardisierung: Unterschiedliche Prozesse in den Fachabteilungen erschweren die zentrale Steuerung.

Am Ende fehlt dem strategischen Einkauf die Zeit für Verhandlungen, Marktanalysen und neue Projekte.

Tail Spend Management in vier Schritten

1. Den Tail sichtbar machen

Werten Sie Ihre Kreditoren und Bestellungen der letzten zwölf Monate aus. Markieren Sie Lieferanten mit nur einer oder zwei Bestellungen im Jahr und Bestellungen unter einer Wertgrenze, die Sie selbst festlegen, zum Beispiel 1.000 €.

Diese Liste ist Ihr Tail Spend, und sie zeigt, wie viele Vorgänge dahinterstehen. Welche Modelle es für diesen Tail gibt und wie Sie einen Anbieter auswählen, vergleicht unser Leitfaden zum Tail Spend Management.

2. Rollen und Aufgaben klar verteilen

Trennen Sie operative und strategische Aufgaben klar. Dann sehen Sie, wo die Zeit hingeht, und können Ihre Leute dort einsetzen, wo sie am meisten bewirken.

• Operativer Einkauf: konzentriert auf Bestellabwicklung, Wareneingang und Zahlungsprozesse.
• Strategischer Einkauf: fokussiert auf Analyse, Planung und Lieferantenentwicklung.

3. Wiederkehrenden Bedarf in Kataloge und Rahmenverträge legen

Was regelmäßig gebraucht wird, gehört in einen Katalog oder Rahmenvertrag. Dort bestellen Ihre Nutzer geführt und bei bekannten Lieferanten. Übrig bleibt der Einmalbedarf.

4. Einmalbedarfe über einen Kreditor bündeln

Für einen Einmalbedarf lohnt sich weder Rahmenvertrag noch Lieferantenanlage, und genau hier setzt das 1-Kreditor-Modell an. Dabei werden alle Einmalbeschaffungen und C-Teile über einen externen Dienstleister abgewickelt, der als einziger Kreditor im System geführt wird.

So läuft ein Einmalbedarf über Pedlar:

1. Sie wählen Artikel und Lieferanten und schicken die Bestellung an Pedlar.
2. Pedlar bestellt im eigenen Namen beim Lieferanten und bezahlt ihn.
3. Die Ware kommt vom Lieferanten direkt an Ihren Standort.
4. Pro Bestellung kommt eine Rechnung von Pedlar.

Ihr Vertragspartner ist Pedlar, auch bei Retouren und Gewährleistung.

Unten sehen Sie beide Wege. Ohne Bündelung legt der Einkauf vor jeder neuen Bestellung einen Kreditor für den Lieferanten an, mit Stammdaten, IBAN und Prüfung. Danach bezahlt Ihre Buchhaltung jeden Lieferanten einzeln, denn die Rechnung kommt vom jeweiligen Lieferanten, und bei Retouren verhandeln Sie selbst mit ihm. Über Pedlar entfällt die Lieferantenanlage.

Vorteile:

• Keine Einmalkreditoren: ein Kreditor für sämtliche Einmalbedarfe, keine Lieferantenanlagen mehr
• Weniger Aufwand für Stammdatenpflege und Rechnungsbearbeitung
• Bis zu 85 % weniger Prozesskosten gegenüber rund 500 € je Einzelbestellung (Rechnung im Detail)
• Freisetzung von Kapazitäten im strategischen Einkauf

Fazit: Operativer und strategischer Einkauf im Gleichgewicht

Tail Spend Management setzt dort an, wo der operative Einkauf die meiste Zeit verliert: bei den vielen kleinen Einmalbedarfen. Gibt der Einkauf diese Abwicklung ab, hat er wieder Zeit für Verhandlungen und die Pflege seiner wichtigen Lieferanten.

Wie das 1-Kreditor-Modell Ihren operativen Einkauf von Einmalbedarfen entlastet, besprechen wir gern mit Ihnen: Gespräch vereinbaren →