Spot Buy: Was dahintersteckt und wie Sie ihn steuern

Ein Spot Buy ist ein einmaliger Kauf außerhalb von Katalog und Rahmenvertrag. Der Bedarf entsteht kurzfristig, der Artikel steht in keinem hinterlegten Sortiment, und oft ist auch der Lieferant neu für Ihr Unternehmen. Einzeln sind solche Käufe klein. In Summe binden sie aber viel Arbeit in Einkauf und Buchhaltung, weil jeder einzelne Kauf den vollen Bestellprozess durchläuft.

Dieser Artikel erklärt, woher Spot Buys kommen und wie Unternehmen sie heute meist abwickeln. Danach zeigen wir, wie Sie in drei Schritten entscheiden, welcher Weg zu welcher Bestellung passt.

Was ist ein Spot Buy?

Der Begriff kommt aus dem Englischen und ist mit dem Spotmarkt verwandt. „Spot“ steht für den sofortigen Kauf zum aktuellen Preis, ohne langfristige Vereinbarung. Im Einkauf meint Spot Buy deshalb einen Kauf, der genau einmal vorkommt oder so selten, dass sich eine feste Lieferbeziehung nicht lohnt.

Zwei Wege kommen ohne Spot Buy aus. Katalogartikel bestellen Ihre Nutzer per Punchout direkt im Einkaufssystem. Ihr Einkauf hat die Preise vorher verhandelt. Beim Rahmenvertrag stehen Lieferant und Konditionen ebenfalls fest, auch wenn der Artikel in keinem Katalog steht.

Spot Buys gibt es auch bei Rohstoffen und Produktionsmaterial. Dieser Artikel behandelt die indirekte Beschaffung. Dazu zählt alles, was nicht in das eigene Produkt eingeht: Ersatzteile, Werkzeug, Dienstleistungen. Im deutschen Sprachgebrauch heißen Spot Buys meist Einmalbedarfe oder Einmalbestellungen. Unser Artikel zur Prozessoptimierung bei Einmalbedarfen beschreibt, warum gerade diese Bestellungen so viel Arbeit machen.

Wann ein Spot Buy entsteht: vier typische Auslöser

Spot Buys entstehen dort, wo der geplante Bedarf endet, und in der Praxis kommen vier Situationen besonders oft vor:

1. Ungeplante Ersatzteile. Eine Maschine fällt aus, und das passende Teil liegt nicht im Lager. Die Instandhaltung braucht es schnell, oft von einem Händler, mit dem Ihr Unternehmen noch nie gearbeitet hat.
2. Projekte und Veranstaltungen. Für einen Umbau, eine Messe oder einen Piloten fällt Material an, das danach niemand mehr braucht.
3. Spezialteile und Sonderanfertigungen. Manche Teile gibt es nur bei einem einzigen Anbieter, andere fertigt ein Betrieb eigens nach Zeichnung.
4. Engpässe beim Stammlieferanten. Wenn der Rahmenvertragslieferant nicht liefern kann, muss der Artikel kurzfristig von woanders kommen.

In allen vier Fällen passt die Bestellung nicht in Katalog oder Rahmenvertrag, weil der Bedarf neu oder einmalig ist oder der vereinbarte Lieferant ausfällt.

Wie Unternehmen Spot Buys heute abwickeln

Für Spot Buys gibt es meist drei Wege.

Neuen Lieferanten anlegen. Der Einkauf holt ein Angebot ein, die Stammdatenpflege legt den Lieferanten als Kreditor an, und die Buchhaltung prüft und bezahlt die Rechnung. Für einen Kauf von wenigen hundert Euro durchläuft Ihr Unternehmen damit den vollen Prozess einer neuen Lieferbeziehung, obwohl es diesen Lieferanten danach oft nie wieder braucht.

Im klassischen Ablauf kostet eine solche Einmalbestellung rund 500 € an Prozesskosten, wie unser Vergleich der Wege für Einmalbestellungen vorrechnet.

Kreditkarte. Mit der Firmenkreditkarte geht der Kauf schnell. Er läuft aber an der Bestellung im System vorbei. Die Buchhaltung muss die Belege deshalb nachträglich einsammeln und zuordnen, und Kartenlimits begrenzen, was sich so kaufen lässt.

CpD-Konto. Ein Sammelkonto für einmalige Lieferanten spart den eigenen Stammsatz. Dafür fehlen Kontrollen, die an einem Stammsatz hängen, etwa die Sanktionsprüfung gegen den Lieferanten und die Prüfung seiner Bankdaten.

Dauert der offizielle Weg zu lange, kaufen Fachabteilungen oft ganz am Einkauf vorbei. Unser Artikel zeigt, wie Sie Maverick Buying verhindern, ohne Ihren Nutzern den Einkauf schwerer zu machen oder jeden Kauf einzeln zu kontrollieren.

Spot Buy, Katalog oder Rahmenvertrag: die Entscheidung in drei Schritten

Ob eine Bestellung wirklich ein Spot Buy ist, klären zwei Fragen in fester Reihenfolge, und die Abbildung zeigt die drei Schritte am Beispiel einer Bestellanforderung aus der Instandhaltung.

Schritt 1: Gibt es den Artikel im Katalog? Wenn ja, bestellt der Nutzer über den Katalog (Punchout) direkt im Einkaufssystem, und das ist der günstigste Weg, weil Preis und Lieferant schon feststehen.

Schritt 2: Gibt es einen Rahmenvertrag? Dann geht die Bestellung an den Rahmenvertragslieferanten, auch wenn der Artikel nicht im Katalog steht, denn der Vertrag legt Lieferant und Konditionen schon fest. Rahmenverträge decken oft ganze Warengruppen ab. Kann der Rahmenvertragslieferant nicht liefern, geht die Bestellung trotzdem weiter zu Schritt 3.

Schritt 3: Zweimal Nein. Dann gilt „Sonst: Spot Buy“. Ab hier entscheidet der Weg über den Aufwand: „Neuen Lieferanten anlegen“, „Kreditkarte“, „CpD-Konto“ oder eine Bestellung über einen festen Kreditor.

Die drei Schritte zeigen Ihnen auch, wo ein Katalog oder Rahmenvertrag fehlt. Wenn derselbe Artikel mehrmals im Jahr als Spot Buy auftaucht, ist er kein Einmalbedarf mehr und gehört in einen Katalog oder Rahmenvertrag.

Wie Spot Buys über einen festen Kreditor laufen

Der vierte Weg nimmt den Aufwand aus dem Spot Buy, ohne Kontrollen zu streichen. Im 1-Kreditor-Modell ist Pedlar dieser feste Kreditor:

• Einmal als Kreditor angelegt: Pedlar steht ein einziges Mal als Kreditor in Ihrem ERP. Für Spot Buys legen Sie keine neuen Lieferanten mehr an.
• Bestellung, Zahlung und Rechnung über Pedlar: Pedlar bestellt im eigenen Namen beim Lieferanten und bezahlt ihn. Der Lieferant liefert direkt an Ihren Standort.
• Rechnung pro Bestellung: Zu jeder Bestellung bekommen Sie eine Rechnung von Pedlar. Ihr Vertragspartner ist Pedlar, auch bei Retouren und Gewährleistung.

Sie wählen Artikel und Lieferant weiterhin selbst und schicken die Bestellung per E-Mail an bestellungen@pedlar.de, mit dem Angebot im Anhang oder einem Link zum Produkt. Wenn Ihr Unternehmen SAP Ariba, Coupa oder ein anderes System mit cXML- oder OCI-Punchout nutzt, bestellen Sie über Pedlar Intake direkt im Einkaufssystem.

In Pedlar Intake folgt der Warenkorb Ihren Freigaberegeln wie jede andere Bestellung.

Pedlar übernimmt die Sanktionsprüfung, die beim CpD-Konto fehlt. Jede Nacht prüft Pedlar seine Lieferanten gegen die offiziellen Sanktionslisten der EU, der USA und Großbritanniens.

Die Tabelle stellt die vier Wege für Spot Buys nebeneinander.

Nach Pedlars Kalkulation sinken die Prozesskosten einer Einmalbestellung so um bis zu 85 %. Unser Artikel zum Bestellen ohne Lieferantenanlage zeigt den Ablauf Schritt für Schritt.

Häufige Fragen

Ist jeder Spot Buy Maverick Buying? Nein. Ein Spot Buy ist ein legitimer Kauf. Maverick Buying ist er erst, wenn er an den Regeln des Einkaufs vorbeiläuft, etwa ohne Bestellung oder Freigabe.

Was ist der Unterschied zwischen Spot Buy und Einmalbestellung? In der Praxis meinen beide Begriffe dasselbe. Spot Buy ist der englische Fachbegriff, im deutschen Einkauf sind Einmalbestellung und Einmalbedarf üblicher.

Braucht jeder Spot Buy einen neuen Lieferanten? Nein. Mit einem festen Kreditor wie Pedlar bestellen Sie auch bei neuen Anbietern, ohne diese in Ihrem ERP anzulegen.

Wer gibt einen Spot Buy frei? Das legen Ihre internen Freigaberegeln fest. Wenn Sie über Pedlar Intake bestellen, durchläuft der Warenkorb die Freigabe in Ihrem Einkaufssystem wie jede andere Bestellung.

Erfahren Sie, wie das 1-Kreditor-Modell Spot Buys ohne neue Lieferantenanlage abwickelt: Gespräch vereinbaren →