Einmalbestellung: Der Prozess kostet mehr als die Ware

Bei jeder zweiten Bestellung kostet der klassische Ablauf mehr als die Ware

Der Median des Bestellwerts bei Pedlar lag im ersten Quartal 2026 bei 386 € und im zweiten Quartal bei 370 €. Grundlage sind die Bestellungen von Unternehmen, die ihre Einmalbedarfe über Pedlar abwickeln. In beiden Quartalen war damit die Hälfte der Bestellungen weniger wert als 390 €.

Eine einzelne Einmalbestellung kostet im Schnitt rund 500 € an Prozesskosten. Der größte Teil entsteht durch Kreditorenanlage und Rechnungsprüfung. Dieser Wert beschreibt den klassischen Ablauf mit eigener Lieferantenanlage, nicht eine Bestellung über Pedlar.

Bei rund 500 € je Bestellung ist damit mindestens jede zweite Einmalbestellung im Ablauf teurer als die Ware, die am Ende geliefert wird.

Warum diese Kosten in keinem Budget auftauchen

Einkaufsteams verbringen im Schnitt fast drei Viertel ihrer Zeit mit operativer Abwicklung statt mit strategischem Einkauf. Das zeigt der Global CPO Survey 2021 von Deloitte. Trotzdem steht der Aufwand für Einmalbestellungen in keinem Budget als eigene Zeile.

Der Grund liegt in der Verteilung. Ein Teil der Arbeit fällt im Einkauf an, ein Teil in den Stammdaten, ein Teil in der Buchhaltung und ein Teil bei der Fachabteilung, die den Bedarf hatte. Jede Stelle sieht nur ihr Stück, und jedes Stück wirkt für sich genommen klein. Jede Einzelbestellung bindet Einkäuferkapazität in der Abwicklung und nimmt damit Zeit für Verhandlungen, Lieferantenentwicklung und strategische Warengruppen.

Wer die 500 € am Ende bezahlt

Für Einmalbedarfe haben sich vier Wege etabliert, und bei jedem lohnt die Frage: Wer zahlt die 500 €? Die üblichen Abkürzungen senken die Kosten kaum. Sie schieben sie in eine andere Abteilung, und genau deshalb wirken sie günstig: Wer den Weg wählt, bekommt die Rechnung dafür nicht.

Jedes Mal eine neue Lieferantenanlage. Hier zahlen Einkauf und Stammdatenpflege. Eine Lieferantenanlage dauert oft zwei bis sechs Wochen, und der Kreditorenstamm wächst mit jedem Einmalbedarf um einen weiteren Eintrag, der danach selten wieder gebraucht wird.

Sammelkreditor (CPD-Konto). Die Kosten landen in der Buchhaltung. Die Anlage entfällt, dafür trägt jemand die Lieferantendaten bei jeder Rechnung neu von Hand ein und prüft sie einzeln. Der Einkauf spart dabei Zeit, die Buchhaltung verliert sie bei jeder einzelnen Rechnung wieder, und als Kostenblock fällt das am Monatsende niemandem auf.

Firmenkreditkarte. Den Aufwand tragen die Budgetverantwortlichen und die Buchhaltung. Die Bestellung geht schnell, aber Belege müssen eingesammelt, Buchungen abgeglichen und Ausgaben nachträglich Kostenstellen zugeordnet werden, meist von jemandem, der beim Kauf gar nicht beteiligt war. Wer das Budget verantwortet, sieht die Ausgabe oft erst am Monatsende.

1-Kreditor-Modell. Der Aufwand entsteht nur einmal. Das Unternehmen legt einen Vertragspartner einmalig als Kreditor an, und danach läuft jeder Einmalbedarf über diesen bestehenden Kreditor. Pedlar übernimmt die Bestellung, die Zahlung, die Lieferkoordination und Reklamationen und stellt pro Bestellung eine Rechnung.

Die Zahl, die Sie heute aus Ihrem ERP ziehen können

Die 500 € sind ein Durchschnittswert, und ein solcher Wert lässt sich in jeder internen Budgetrunde leicht anzweifeln. Belastbarer ist eine Zahl, die Sie an einem Nachmittag selbst erheben: die Zahl der Kreditoren, die im letzten Jahr genau eine Rechnung gestellt haben.

So gehen Sie vor:

1. Exportieren Sie die Rechnungseingänge der letzten zwölf Monate aus Ihrem ERP-System oder aus der Kreditorenbuchhaltung.
2. Zählen Sie die Belege je Kreditor.
3. Filtern Sie auf Kreditoren, die im selben Zeitraum angelegt wurden, damit Jahreslieferanten wie Versicherungen herausfallen. Kreditoren aus den letzten Wochen prüfen Sie einzeln, denn das können neue Stammlieferanten sein.
4. Zählen Sie getrennt die Lieferantennamen auf dem Sammelkreditor und die Händler auf den Kreditkartenabrechnungen, die im selben Zeitraum nur einmal vorkommen.
5. Setzen Sie die Zahl aus Schritt 3 ins Verhältnis zum gesamten Kreditorenstamm.

Jeder Kreditor aus Schritt 3 war eine vollständige Lieferantenanlage für eine einzige Bestellung. Diese Zahl stammt aus Ihrem eigenen System. Niemand im Controlling muss Ihnen dafür einen Durchschnittswert glauben.

Daraus wird ein Business Case mit drei Zeilen: die Zahl dieser Einmalkreditoren, ihr Anteil am gesamten Kreditorenstamm und die Einmallieferanten aus Schritt 4. Wer dazu noch die Zahl aller Einmalbestellungen mit rund 500 € multipliziert, hat eine Größenordnung für die Prozesskosten. Im 1-Kreditor-Modell sinken diese Kosten um bis zu 85 %.

Wie Unternehmen in der Praxis anfangen

Bei Pedlar beginnt die Zusammenarbeit selten mit einem Projekt. Meist steht am Anfang eine einzelne dringende Bestellung, die der Katalog nicht abdeckt und das eigene Team nicht abwickeln kann. Diese eine Bestellung läuft über den neuen Kreditor, und danach kommen weitere Bestellungen von allein dazu, ohne dass der Einkauf dafür noch einmal etwas einrichten muss.

77 % der Kunden bestellen jeden Monat. Viele Konzerne nehmen später weitere Gesellschaften dazu, ohne dass dafür ein neues Vertriebsgespräch nötig ist. Aurubis, DEUTZ und Lufthansa wickeln ihre Einmalbedarfe heute so ab. Für den Business Case heißt das: Der erste Schritt ist eine einzige Bestellung über den neuen Kreditor, an der Sie den Unterschied zum bisherigen Ablauf messen.

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