Jede Kleinstbestellung bringt sonst einen neuen Kreditor mit sich. CPD-Konto, P-Card und Mitarbeiter-Auslage verschieben den Aufwand nur, ohne ihn zu senken.
Kleinstbestellungen laufen effizienter, wenn nicht jede einzelne einen neuen Lieferanten im System nach sich zieht. Der Engpass liegt selten im eigentlichen Bestellvorgang, sondern schon davor, weil selbst ein Lieferant, den Sie nur einmal brauchen, den vollen Anlageprozess durchläuft. Ihr System erfasst Stammdaten, prüft die Bonität und legt einen Kreditor an, der danach liegen bleibt.
Diese Anlage lässt sich vermeiden. Entscheidend ist die Zahl der neuen Kreditoren pro Bestellung, weniger die Zahl der Bestellungen selbst.
Eine neue Lieferantenanlage beginnt mit den Stammdaten wie Anschrift, Bankverbindung, Steuernummer und Zahlungsziele, die Einkauf oder Buchhaltung prüfen, bevor der Lieferant im System aktiv wird. Bei größeren Bestellwerten kommt eine weitere Prüfung hinzu, die Sanktionslisten, eine Bonitätsauskunft und manchmal einen Fragebogen zum Lieferanten umfasst. Danach pflegt die Buchhaltung den Kreditor laufend weiter. Sie ändert Daten, aktualisiert Bankverbindungen und prüft ihn regelmäßig nach internen Regeln.
Ein Beispiel macht das greifbar: Ein Sachbearbeiter braucht für die Anlage oft mehrere Tage, weil er Formulare sammelt und auf Rückmeldung aus der Fachabteilung wartet. Erst danach ist der Kreditor einsatzbereit, für eine einzige Bestellung.
All das passiert unabhängig vom Bestellwert: Ein Kreditor für ein 80-Euro-Ersatzteil durchläuft denselben Prozess wie ein Kreditor für einen strategischen Lieferanten. Der Unterschied zeigt sich erst später. Der strategische Lieferant liefert über Jahre, wodurch sich die Anlage mehrfach auszahlt.
Der Einmallieferant liefert dagegen nur einmal. Der Kreditor bleibt trotzdem im System. Er wird geprüft, gepflegt und bei jedem Audit mitgezählt. Bei der nächsten Prüfung taucht dieselbe Frage wieder auf, ob der Lieferant überhaupt noch gebraucht wird.
Drei Wege tauchen in der Praxis immer wieder auf, um die volle Lieferantenanlage zu umgehen, denn jeder verschiebt den Aufwand nur an eine andere Stelle, keiner beseitigt ihn.
Einmalkreditor (CPD-Konto). Ein Sammelkonto ersetzt die einzelne Anlage: Die Lieferantendaten wandern stattdessen manuell in die Bestellung oder direkt in die Rechnung, bei jeder Transaktion neu. Die Buchhaltung prüft dann jede Rechnung gegen die eingetragenen Daten, statt die Stammdaten zu prüfen, sodass der Prüfaufwand bestehen bleibt und nur von der Anlage zur Rechnung wandert.
P-Card. Eine Kreditkarte der Firma umgeht die Lieferantenanlage komplett, die Zahlung läuft direkt, ohne Kreditor. Damit verschwindet aber auch die Kontrolle: Wer wo zu welchen Konditionen bestellt hat, zeigt sich erst im nachträglichen Abgleich. Wer das Budget verantwortet, sieht die Ausgabe oft erst am Monatsende, während für spätere Reklamationen häufig die Daten zum Lieferanten fehlen.
Mitarbeiter-Auslage. Der Mitarbeiter zahlt privat vor und reicht die Rechnung zur Erstattung ein. Auch hier entfällt die Kreditorenanlage. Dafür entsteht ein neuer Prozess namens Spesenabrechnung, mit Freigabe und Erstattung als weiteren Schritten, wobei verhandelte Konditionen und Zahlungsziele bei einer privat vorgestreckten Bestellung ohnehin fehlen.
Alle drei Wege haben eines gemeinsam: Sie verlagern den Aufwand nur an eine andere Stelle, von der Anlage in die Prüfung, den Abgleich oder die Erstattung. Der Grund liegt im System selbst, das oft nur zwei Zustände kennt: Lieferant angelegt oder Lieferant abgelehnt. Einen dritten Zustand für einmalige Bestellungen gibt es meist nicht. Am Gesamtprozess ändert sich deshalb wenig, er trägt nur einen anderen Namen.
| Weg | Wofür geeignet | Grenze | |---|---|---| | CPD-Konto (Einmalkreditor) | Einzelne Bestellungen ohne Daueranlage | Prüfaufwand wandert in die Rechnungsprüfung | | P-Card | Schnelle, kleine Zahlungen ohne Kreditor | Kontrolle und Lieferantendaten fehlen | | Mitarbeiter-Auslage | Einmalige Vorauszahlung durch Mitarbeitende | Keine verhandelten Konditionen, neuer Spesenprozess |
Effizient wird die Verwaltung erst, wenn zwei Zahlen entkoppelt werden: die Zahl der Kreditoren und die Zahl der Lieferanten. Nicht jede Bestellung braucht einen eigenen Kreditor. Sie braucht nur einen Weg zur Ware.
Genau das leistet ein einziger, dauerhaft angelegter Kreditor, über den beliebig viele Lieferanten laufen, ohne dass für jeden Einzelnen ein neuer Stammsatz entsteht. Der Lieferant wechselt von Bestellung zu Bestellung, der Kreditor bleibt derselbe, sodass sich die bisherige Reihenfolge umkehrt, in der jede neue Lieferantenbeziehung zuerst eine eigene Verwaltungsspur im System hinterlässt.
Beim 1-Kreditor-Modell wird ein Dienstleister einmalig als Kreditor im ERP-System angelegt. Jede weitere Kleinstbestellung geht danach an diesen einen Kreditor, unabhängig davon, welcher Anbieter tatsächlich liefert, und der Kreditor bestellt beim jeweiligen Lieferanten weiter.
Das ist der Kerngedanke des 1-Kreditor-Modells: ein Lieferant, ein Kreditor, eine konsolidierte Rechnung, während Agenten die Abwicklung im Hintergrund übernehmen. Keine Einmalkreditoren (ein Kreditor für sämtliche Einmalbedarfe, keine Lieferantenanlagen mehr). Ein Lieferant für alle Einmalbedarfe.
Für den Einkauf entfällt damit die Prüfung neuer Stammdaten, für die Buchhaltung die Pflege eines Kontos, das nach einer Bestellung nie wieder gebraucht wird. Ein neuer Lieferant braucht keine neue Anlage. Er bekommt nur eine weitere Position auf der Rechnung des einen Kreditors.
Warum das auch die Wartezeit bei einzelnen Bestellungen verkürzt, zeigt der Beitrag Warum dauert eine einfache Bestellung Wochen?. Woher die wachsende Zahl an Lieferanten überhaupt kommt, beschreibt der Beitrag Warum so viele Lieferanten?. Den vollständigen Überblick über alle Hebel bei Gelegenheitskäufen liefert der Praxisleitfaden zu administrativen Kosten.
