Indirekte Ausgaben bleiben in vielen Unternehmen eine organisatorische Grauzone, weil Verantwortlichkeiten zwischen Fachbereichen, Einkauf und Finance nicht klar verteilt sind.
Indirekte Ausgaben gehören zu den größten blinden Flecken vieler Unternehmen. Während direkte Kosten wie Rohstoffe, Produktionsmaterialien oder Handelswaren meist klar zugeordnet und gesteuert werden, verschwinden indirekte Ausgaben häufig in organisatorischen Grauzonen. Genau dort entsteht ein bekanntes Problem. Viele Abteilungen sind beteiligt, aber niemand fühlt sich wirklich für den gesamten Prozess verantwortlich.
Ob Softwarelizenzen, Beratungsleistungen, Marketingausgaben, Büromaterial, externe Dienstleistungen oder kleinere operative Beschaffungen, indirekte Ausgaben entstehen in nahezu allen Bereichen eines Unternehmens. Sie werden von Fachabteilungen ausgelöst, vom Einkauf teilweise begleitet und von Finance kontrolliert. Doch zwischen diesen Funktionen bleibt häufig unklar, wer tatsächlich Verantwortung für Transparenz, Auswahl, Verhandlung und langfristige Steuerung übernimmt. Warum diese Bedarfe so oft unbemerkt bleiben, zeigt auch unser Beitrag zu den Einmalbedarfen als blinder Fleck.
Ein häufiger Grund für fehlende Verantwortlichkeiten liegt in der traditionellen Aufteilung zwischen Einkauf und Fachbereichen. Der Einkauf wird als zentrale Stelle für Beschaffung verstanden, verfügt aber nicht immer über die notwendige fachliche Nähe zu allen indirekten Ausgaben. Gleichzeitig kennen die Fachbereiche ihre Anforderungen am besten, sehen sich jedoch häufig nicht als Eigentümer des Beschaffungsprozesses.
So entsteht ein Spannungsfeld. Die Fachabteilung entscheidet, welche Lösung benötigt wird, welcher Dienstleister geeignet erscheint oder welche Software den eigenen Arbeitsalltag unterstützt. Der Einkauf kommt häufig erst später ins Spiel, etwa wenn es um Vertragsprüfung, Konditionen oder Compliance geht. Dadurch wird der Einkauf eher zum Abwickler als zum strategischen Partner.
Auf der anderen Seite fehlt Fachbereichen oft die Zeit oder das Wissen, Beschaffungsmärkte systematisch zu analysieren, Lieferanten zu vergleichen oder Einsparpotenziale zu identifizieren. Ihre Priorität liegt auf der Erfüllung ihrer operativen Ziele. Beschaffung wird dadurch schnell zur Nebentätigkeit, obwohl sie erhebliche Auswirkungen auf Kosten, Effizienz und Unternehmensentwicklung haben kann.
Diese unklare Rollenverteilung führt dazu, dass indirekte Ausgaben häufig ohne klare Steuerung wachsen. Einzelne Teams schließen Verträge mit unterschiedlichen Anbietern ab, nutzen verschiedene Lösungen für ähnliche Aufgaben oder verlängern bestehende Vereinbarungen automatisch, ohne deren Nutzen regelmäßig zu hinterfragen.
Das Problem ist dabei selten fehlendes Kostenbewusstsein. Viel häufiger fehlt ein gemeinsames Verständnis darüber, wer für welche Entscheidungen verantwortlich ist. Wenn mehrere Funktionen beteiligt sind, aber keine davon den vollständigen Überblick besitzt, entstehen typische Situationen.
Fachbereiche wählen Lösungen, die ihre unmittelbaren Anforderungen erfüllen, ohne immer die Auswirkungen auf die Gesamtorganisation zu berücksichtigen. Der Einkauf erhält wichtige Informationen häufig zu spät und kann nur begrenzt Einfluss auf Konditionen oder Lieferantenentscheidungen nehmen. Finance sieht die Kosten erst nach der Bestellung und kann dadurch eher kontrollieren als aktiv gestalten. Gleichzeitig verliert das Unternehmen Transparenz über Verträge, Ausgabenvolumen und mögliche Optimierungspotenziale.
Indirekte Ausgaben werden dadurch zu einem Bereich, in dem viele mitwirken, aber niemand wirklich steuert.
Viele Unternehmen versuchen, diese Herausforderung durch zusätzliche Richtlinien, Freigabeprozesse oder zentrale Einkaufsregeln zu lösen. Solche Maßnahmen schaffen zwar mehr Kontrolle, beseitigen aber nicht automatisch die grundlegende Ursache des Problems. Es fehlt häufig die Verbindung zwischen fachlichem Bedarf, strategischer Beschaffung und unternehmensweiter Transparenz.
Ein zentraler Einkauf allein kann nicht jede indirekte Ausgabe effektiv steuern. Die Anforderungen sind dafür zu vielfältig. Eine IT-Abteilung bewertet eine Softwarelösung nach anderen Kriterien als eine Marketingabteilung eine Agenturleistung oder ein Facility-Team einen technischen Dienstleister.
Gleichzeitig können dezentrale Fachbereiche nicht allein für Beschaffungsentscheidungen verantwortlich sein, wenn ihnen Markttransparenz, Verhandlungskompetenz oder ein Überblick über unternehmensweite Ausgaben fehlen.
Die Lösung liegt deshalb nicht darin, Verantwortung vollständig zu verschieben, sondern darin, Zusammenarbeit und Verantwortlichkeiten besser zu organisieren.
Erfolgreiche Unternehmen schaffen klare Strukturen für indirekte Beschaffung und entwickeln ein gemeinsames Verständnis der jeweiligen Rollen. Fachbereiche bringen ihre Anforderungen und ihr fachliches Wissen ein. Der Einkauf sorgt für Marktkenntnis, Lieferantenmanagement und Verhandlungskompetenz. Finance schafft Transparenz über Budgets, Ausgaben und wirtschaftliche Auswirkungen. Gemeinsam entstehen Entscheidungen, die sowohl operative Anforderungen als auch strategische Unternehmensziele berücksichtigen.
Digitale Beschaffungslösungen können dabei helfen, diese Zusammenarbeit zu strukturieren, Bedarfe frühzeitig sichtbar zu machen und eine gemeinsame Grundlage für Entscheidungen zu schaffen. Entscheidend ist jedoch weniger das einzelne Werkzeug als die Frage, wie Verantwortlichkeiten und Prozesse organisiert sind.
Genau hier setzt Pedlar an. Als Anbieter des 1-Kreditor-Modells bündelt Pedlar die Abwicklung indirekter und einmaliger Bedarfe über einen einzigen Kreditor und schafft Transparenz dort, wo indirekte Beschaffung bisher häufig unübersichtlich bleibt. Fachbereiche behalten die notwendige Flexibilität für ihre operative Arbeit, während der Einkauf frühzeitig Einblick in Bedarfe erhält und sein Wissen gezielt einbringen kann. So verbindet Pedlar fachliche Nähe und strategische Beschaffungskompetenz. Unternehmen erhalten einen besseren Überblick über ihre indirekten Ausgaben, erkennen Potenziale früher und vermeiden, dass wichtige Informationen zwischen einzelnen Abteilungen verloren gehen. Wie dieser Ansatz im Detail funktioniert, erfahren Sie unter Why Pedlar.
Die Frage ist nicht, ob der Einkauf oder die Fachbereiche dafür verantwortlich sind, dass indirekte Ausgaben schwer steuerbar bleiben. Das eigentliche Problem liegt in fehlender Transparenz und unklarer Zusammenarbeit.
Solange indirekte Beschaffung zwischen verschiedenen Funktionen liegt, bleibt sie eine Grauzone. Sobald Unternehmen jedoch klare Verantwortlichkeiten schaffen und Fachbereiche, Einkauf und Finance auf einer gemeinsamen Grundlage zusammenarbeiten, entsteht ein Bereich mit erheblichem strategischem Potenzial.
Indirekte Ausgaben sind deshalb nicht nur Kostenstellen. Sie sind ein Hebel für mehr Effizienz, bessere Entscheidungen und nachhaltige Wertschöpfung im gesamten Unternehmen. Mit dem 1-Kreditor-Modell von Pedlar wird aus einer unübersichtlichen Beschaffungslandschaft ein strukturierter Prozess, der alle Beteiligten verbindet und Unternehmen dabei unterstützt, ihre Ausgaben gezielt zu steuern.
Möchten Sie erfahren, wie Sie indirekte Ausgaben in Ihrem Unternehmen klar strukturieren und steuern können? Jetzt informieren →
