Mit dem 1-Kreditor-Modell von Pedlar lassen sich auch Einmalbedarfe per Punchout in den bestehenden Beschaffungsprozess integrieren.
Der Fachbereich weiß bereits genau, was er braucht. Das Ersatzteil ist gefunden, das Angebot liegt vor oder der Link zum passenden Produkt steht fest.
Eigentlich könnte jetzt bestellt werden. Stattdessen beginnt häufig der aufwendige Teil. Produktdaten werden kopiert oder manuell übertragen. Ein neuer Lieferant muss angelegt und geprüft werden. Freigaben müssen eingeholt und Daten zwischen verschiedenen Systemen übertragen werden. Für eine Beschaffung, die vielleicht nur wenige Hundert Euro wert ist und bei diesem Anbieter womöglich nie wieder stattfindet.
Das Problem ist also nicht, den richtigen Artikel zu finden. Das Problem ist, ihn sauber in den bestehenden Beschaffungsprozess zu bekommen.
Genau diesen Medienbruch verhindert eine Punchout-Anbindung. Beim klassischen Punchout startet der Nutzer in seinem gewohnten Beschaffungssystem und wechselt von dort direkt in den angebundenen Katalog eines Lieferanten. Dort wählt er die benötigten Artikel aus und überträgt den fertigen Warenkorb anschließend zurück in das eigene System.
Die eigentliche Bestellung wird nicht im Onlineshop abgeschlossen. Der übertragene Warenkorb bildet im eigenen Beschaffungssystem die Grundlage für die Bedarfsanforderung. Freigabe, Budgetprüfung und Bestellung erfolgen anschließend innerhalb der bestehenden Prozesse.
Damit verbindet Punchout den Komfort eines externen Lieferantenkatalogs mit den internen Beschaffungsregeln des Unternehmens.
Für regelmäßig genutzte Lieferanten ist Punchout eine sehr gute Lösung. Ein Unternehmen bestellt beispielsweise regelmäßig Arbeitsschutz bei einem Anbieter, Büroausstattung bei einem zweiten und elektronische Bauteile bei einem dritten. Werden diese Lieferanten häufig genutzt, lohnt es sich, ihre Kataloge direkt an das eigene Beschaffungssystem anzubinden.
Der Fachbereich muss Produktinformationen nicht mehr manuell übertragen. Preise und Artikeldaten kommen direkt aus dem jeweiligen Katalog. Gleichzeitig bleiben Bedarfsanforderung, Genehmigung und Bestellung im eigenen System. Das Entscheidende dabei ist jedoch: Eine klassische Punchout-Anbindung verbindet das Beschaffungssystem mit dem Katalog eines bestimmten Lieferanten. Bei fünf regelmäßig genutzten Lieferanten kann das sinnvoll sein. Es gibt fünf relevante Bezugsquellen, für die sich die Einrichtung und Pflege entsprechender Anbindungen lohnt.
Bei Einmalbedarfen sieht die Rechnung anders aus. Benötigt ein Fachbereich heute ein spezielles Ersatzteil von Anbieter A, nächste Woche eine Softwarelizenz von Anbieter B und einen Monat später ein Produkt von Anbieter C, müsste für jeden dieser Anbieter eine eigene Lieferantenbeziehung geschaffen werden.
Und genau hier stößt die Skalierung über klassische Punchout-Anbindungen an eine praktische Grenze. Denn Punchout löst zwar die technische Übertragung des Warenkorbs. Es löst aber nicht automatisch die Frage, wie ein neuer Anbieter überhaupt in den Beschaffungsprozess des Unternehmens gelangt. Der Lieferant muss zunächst angelegt, geprüft und freigegeben werden. Je nach System und internen Vorgaben muss anschließend auch die technische Anbindung eingerichtet und getestet werden. Das lohnt sich bei einem strategischen Lieferanten, über den regelmäßig bestellt wird.
Bei einem Anbieter, von dem ein Unternehmen möglicherweise genau einmal einen Artikel für 300 Euro benötigt, steht dieser Aufwand schnell in keinem sinnvollen Verhältnis zur Bestellung. Das ist keine Schwäche von Punchout. Für wiederkehrende Beschaffung bei etablierten Lieferanten ist Punchout genau die richtige Technik.
Das Problem entsteht erst beim langen Rest der Beschaffung. Bei seltenen, ungeplanten und individuellen Bedarfen außerhalb bestehender Kataloge und Rahmenverträge steigt die Zahl der benötigten Bezugsquellen, während die Bestellhäufigkeit je Anbieter sinkt.
Pedlar kombiniert Punchout deshalb mit dem 1-Kreditor-Modell. Der Unterschied liegt darin, wer angebunden wird. Statt für zahlreiche einzelne Anbieter jeweils eine eigene Verbindung einzurichten, wird Pedlar einmal als Kreditor angelegt und per Punchout an das bestehende Beschaffungssystem angebunden. Benötigt ein Fachbereich anschließend einen Artikel von einem Anbieter, der nicht zum bestehenden Lieferantenstamm gehört, öffnet er Pedlar direkt aus seinem gewohnten Beschaffungssystem.
Der Bedarf kann dort auf zwei Wegen erfasst werden. Liegt bereits ein Angebot vor, wird die PDF-Datei hochgeladen. Pedlar liest daraus die Positionen, Preise und Warengruppen aus und erstellt den Warenkorb. Alternativ kann ein Produktlink aus einem Onlineshop eingefügt werden. Die entsprechenden Artikeldaten werden übernommen und ebenfalls in den Warenkorb übertragen. Anschließend geht der fertige Warenkorb zurück in das Beschaffungssystem des Unternehmens. Dort entsteht die Bedarfsanforderung.
Freigaben, Budgetkontrolle und Bestellung laufen damit weiterhin dort, wo sie hingehören, nämlich im bestehenden System des Unternehmens.
Der entscheidende Unterschied folgt danach. Die Bestellung geht an den bereits angelegten Kreditor Pedlar. Pedlar wickelt die Beschaffung beim jeweiligen Anbieter ab, übernimmt die Zahlung und koordiniert die Lieferung. Die Ware kommt direkt vom jeweiligen Anbieter zum Unternehmen, die Rechnung erhält das Unternehmen von Pedlar.
Damit bleibt die Punchout-Anbindung gleich, auch wenn sich die eigentliche Bezugsquelle hinter Pedlar von Bestellung zu Bestellung ändert. Für den Einkauf bedeutet das, eine Anbindung, ein Kreditor, viele mögliche Bezugsquellen.
Gerade für C-Teile ist das entscheidend. Denn ein neuer Bedarf führt nicht automatisch zu einer neuen Lieferantenanlage oder einer weiteren Punchout-Anbindung. Das 1-Kreditor-Modell ergänzt damit die bestehenden Katalog- und Punchout-Strukturen. Strategische Lieferanten können weiterhin direkt angebunden bleiben. Für den unplanbaren Rest steht ein zentraler Beschaffungsweg zur Verfügung.
Nein. Bestehende Punchout-Anbindungen zu strategischen und regelmäßig genutzten Lieferanten können unverändert bestehen bleiben. Pedlar ergänzt diese Struktur für Einmalbedarfe und Bezugsquellen, für die sich eine eigene Anbindung nicht lohnt.
Der Warenkorb wird außerhalb des eigenen Systems zusammengestellt und anschließend zurückübertragen. Die Bedarfsanforderung, Freigabe und eigentliche Bestellung erfolgen im Beschaffungssystem des Unternehmens.
Nicht an das Beschaffungssystem des Kunden. Dort besteht die Punchout-Anbindung zu Pedlar. Die Beschaffung bei den jeweiligen Anbietern wickelt anschließend Pedlar ab.
Bedarfe können über Angebots-PDFs und Produktlinks aus Onlineshops erfasst werden.
Punchout ist besonders stark, wenn Unternehmen regelmäßig bei denselben Lieferanten bestellen. Der externe Katalog wird direkt mit dem eigenen Beschaffungssystem verbunden, Produktdaten müssen nicht manuell übertragen werden und interne Freigabeprozesse bleiben erhalten.
Einmalbedarfe folgen jedoch einer anderen Logik. Hier wechseln die Anbieter ständig. Eine eigene Anbindung und Lieferantenanlage für jede einzelne Bezugsquelle würde genau den Aufwand erzeugen, den Unternehmen eigentlich vermeiden wollen.
Pedlar überträgt deshalb das Prinzip von Punchout auf das 1-Kreditor-Modell. Das Unternehmen bindet nicht jeden einzelnen Anbieter an, sondern Pedlar.
So bleibt auf der einen Seite die Vielfalt der Bezugsquellen erhalten. Auf der anderen Seite gibt es für Einmalbedarfe nur eine Punchout-Anbindung und einen Kreditor.
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