Die größten Einsparpotenziale liegen oft nicht im Preis eines Produkts, sondern in den Prozessen dahinter.
Viele Unternehmen suchen nach Einsparpotenzialen im Einkauf und richten ihren Blick dabei häufig zuerst auf Preise und Lieferantenkonditionen. Doch gerade im indirekten Einkauf entstehen die größten Kosten oft an einer anderen Stelle: im Prozess selbst.
Eine einzelne Bestellung über Büromaterial, eine neue Softwarelizenz oder eine kurzfristig benötigte Dienstleistung erscheint zunächst unkritisch. Doch wenn täglich zahlreiche kleine Bedarfe entstehen, unterschiedliche Abteilungen eigene Lieferanten nutzen und Rechnungen über verschiedene Wege eingehen, wächst daraus eine organisatorische Komplexität mit erheblichen Kosten.
Der indirekte Einkauf wird dadurch zu einem Bereich, in dem viele Unternehmen großes Potenzial haben, aber häufig nicht genau wissen, wo sie ansetzen sollen.
Der direkte Einkauf steht in vielen Unternehmen traditionell stärker im Fokus. Rohstoffe, Produktionsmaterialien und Komponenten werden strategisch geplant, Lieferanten werden gezielt entwickelt und Volumen werden regelmäßig verhandelt.
Der indirekte Einkauf funktioniert häufig anders. Hier entstehen Bedarfe dezentral in vielen verschiedenen Bereichen. Die IT benötigt Software, das Marketing beauftragt eine Agentur, das Facility Management bestellt Verbrauchsmaterialien und Mitarbeitende benötigen kurzfristig bestimmte Betriebsmittel.
Jede einzelne Beschaffung kann sinnvoll sein. Die Herausforderung entsteht durch die Vielzahl der Vorgänge.
Typische Folgen sind:
Die Kosten entstehen dabei häufig nicht durch das Produkt selbst, sondern durch die Prozesse, die notwendig sind, um dieses Produkt zu beschaffen.
Die größten Einsparpotenziale liegen häufig dort, wo Unternehmen ihre eigenen Abläufe über Jahre aufgebaut haben, ohne sie regelmäßig zu hinterfragen.
Maverick Buying beschreibt Beschaffungen außerhalb definierter Einkaufsprozesse. Dabei handelt es sich selten um bewusste Regelverstöße. Häufig wählen Mitarbeitende den Weg, der ihre Aufgabe am schnellsten löst. Wenn eine Bestellung über den offiziellen Prozess mehrere Tage dauert, während eine direkte Bestellung beim Lieferanten in wenigen Minuten möglich ist, entsteht ein natürlicher Anreiz für Umwege.
Die Folgen sind jedoch erheblich:
Die Lösung besteht deshalb nicht nur aus mehr Kontrolle. Der Einkaufsprozess muss so einfach und schnell sein, dass er tatsächlich genutzt wird.
Viele Unternehmen arbeiten im indirekten Einkauf noch mit manuellen Freigaben über E-Mail oder individuelle Abstimmungen. Ein Vorgang wandert von einem Postfach zum nächsten, Rückfragen entstehen und Informationen müssen mehrfach übertragen werden.
Das Problem ist nicht nur die längere Bearbeitungszeit. Jeder manuelle Schritt erhöht auch die Wahrscheinlichkeit für Fehler, fehlende Informationen oder Verzögerungen. Digitale Freigabeprozesse schaffen hier einen klareren Ablauf. Verantwortlichkeiten werden sichtbar, Genehmigungen nachvollziehbar und Entscheidungen schneller getroffen.
Eine Rechnung ohne eindeutigen Bestellbezug führt häufig zu unnötiger manueller Arbeit.
Die Buchhaltung muss klären:
Diese Prüfungen sind notwendig, verursachen aber Aufwand, der durch strukturierte Prozesse reduziert werden könnte. Je größer die Anzahl der Einzelrechnungen, desto stärker wirkt sich diese Komplexität aus. Wie sich unkontrollierte Vielzahl kleiner Bedarfe strukturieren lässt, zeigt unser Beitrag zum Tail-Spend-Management.
Die erfolgreichsten Unternehmen versuchen nicht, jeden einzelnen Prozessschritt schneller zu machen. Sie reduzieren zunächst die Komplexität, die überhaupt erst entstanden ist.
Der erste Schritt ist immer ein Überblick. Welche Lieferanten werden genutzt? Welche Warengruppen verursachen die meisten Bestellungen? Wo entstehen viele kleine Einzelkäufe?
Ohne diese Transparenz bleibt Optimierung schwierig, weil Unternehmen nur einzelne Vorgänge betrachten, aber nicht das gesamte Muster erkennen.
Viele kleine Bestellungen lassen sich bündeln oder über strukturierte Prozesse abwickeln. Dabei geht es nicht darum, jede Beschaffung zu zentralisieren. Vielmehr geht es darum, dort Vereinfachung zu schaffen, wo viele ähnliche Vorgänge unnötig viel Aufwand erzeugen.
Ein zentraler Ansatzpunkt ist dabei die Reduzierung von Lieferanten- und Kreditorenkomplexität. Das 1-Kreditor-Modell von Pedlar setzt genau hier an. Unterschiedliche Bedarfe und Lieferantenbeziehungen bleiben flexibel, während die administrative Abwicklung über einen zentralen Kreditor vereinfacht wird.
Unternehmen reduzieren dadurch Schnittstellen, Rechnungsaufwand und operative Abstimmungen. Warum dieser Ansatz die Grundlage für einen schlankeren Einkauf bildet, erläutern wir hier: Warum Pedlar.
Automatisierung kann enorme Vorteile bringen. Allerdings gilt ein wichtiger Grundsatz: Ein schlechter Prozess wird durch Automatisierung nicht automatisch besser. Wer einen unklaren und komplexen Ablauf digitalisiert, erhält häufig nur einen schnelleren komplexen Ablauf.
Deshalb sollte die Reihenfolge immer sein:
Viele Unternehmen versuchen, steigende Komplexität mit zusätzlichen Tools, Regeln und Freigaben zu kontrollieren. Doch langfristige Effizienz entsteht nicht dadurch, dass Unternehmen mehr Komplexität verwalten.
Sie entsteht dadurch, dass unnötige Komplexität reduziert wird. Genau wie Amazon seine Prozesse nicht durch mehr manuelle Schritte skalierbar gemacht hat, können Unternehmen auch im Einkauf nicht dauerhaft durch zusätzliche Abstimmungen effizienter werden.
Der entscheidende Hebel liegt darin, Strukturen einfacher zu machen.
Der indirekte Einkauf bietet Unternehmen große Möglichkeiten, Kosten zu reduzieren. Der größte Hebel liegt jedoch nicht immer im Preis eines Produkts. Oft entstehen die größten Kosten durch Prozesse, die über Jahre gewachsen sind und heute mehr Aufwand verursachen als Nutzen bringen.
Wer Transparenz schafft, Verantwortlichkeiten klärt und unnötige Komplexität reduziert, schafft die Grundlage für einen effizienteren Einkauf. Denn am Ende gilt, die günstigste Bestellung ist nicht immer die mit dem niedrigsten Preis. Es ist die Bestellung, die mit dem geringsten unnötigen Aufwand zum richtigen Ergebnis führt.
Dieser Beitrag greift Impulse aus einem Ratgeber von sachsen-net.com auf und ordnet sie aus Sicht des 1-Kreditor-Modells ein. Hier geht es zum Originalartikel.
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