Tail Spend Management – So reduzieren Unternehmen Aufwand und Kosten im indirekten Einkauf
Tail Spend im Griff: Warum Kataloge und Ausschreibungen bei Einmalbedarfen nicht greifen und wie das 1-Kreditor-Modell Aufwand und Prozesskosten senkt.
Tail Spend macht zwar nur einen kleinen Teil des Einkaufsvolumens aus, verursacht aber einen unverhältnismäßig hohen Anteil des operativen Aufwands- Traditionelle Ansätze wie Kataloge oder Ausschreibungen funktionieren für Tail Spend nicht. Die Lösung liegt in Bündelung über einen zentralen Partner.
- Das 1-Kreditor-Modell von Pedlar hat bei Witzenmann die Prozesskosten für Einmalbedarfe um 85 % gesenkt und zeigt, wie Tail Spend effizient, transparent und compliant abgewickelt werden kann
Was ist Tail Spend und warum ist es problematisch?
Tail Spend umfasst alle kleinvolumigen, unregelmäßigen und oft ungeplanten Einkäufe, die außerhalb von Rahmenverträgen stattfinden. Typische Beispiele sind C-Teile, Verbrauchsmaterial, Ersatzteile oder einzelne Dienstleistungen, die zusammen nur einen kleinen Teil des Gesamtvolumens ausmachen, Einkauf und Buchhaltung aber immer wieder beschäftigen.
80 % der Vorgänge, 30 % des Volumens: Der Aufwand im Einkauf konzentriert sich genau dort, wo am wenigsten Wert entsteht. Der Einkauf kümmert sich trotzdem vor allem um die großen strategischen Warengruppen, weil dort das Volumen liegt und sich Preise verhandeln lassen. Der Rest läuft im Tagesgeschäft mit.
Jeder neue Kreditor, der für einen einmaligen Bedarf angelegt wird, bringt Stammdatenpflege, Bonitäts- und Vertragsprüfung sowie zusätzliche Arbeit in der Buchhaltung mit sich.
Einkaufsteams verbringen im Schnitt fast drei Viertel ihrer Zeit mit operativer Abwicklung statt mit strategischem Einkauf (Deloitte Global CPO Survey 2021). Beim Tail Spend fällt dieser Aufwand bei jeder Bestellung neu an. Jede einzelne durchläuft den ganzen Ablauf von der Lieferantenanlage bis zur Rechnungsprüfung.
Versteckte Kosten im Tail Spend erkennen
Sichtbar wird das erst, wenn man die Prozesskosten einer Bestellung neben ihren Warenwert legt. Gemeint sind alle internen Kosten von der Bedarfsmeldung bis zur bezahlten Rechnung.
Wie groß das Missverhältnis werden kann, zeigt die Analyse bei Witzenmann, einem weltweit tätigen Familienunternehmen mit über 4.500 Mitarbeitenden. Dort fielen über 300 Einzelbestellungen pro Jahr an. Der durchschnittliche Warenwert lag bei 260 €, die Prozesskosten bei rund 140 € pro Bestellung. Über die Hälfte des Warenwerts ging also in die Abwicklung.
Warum Kataloge und Ausschreibungen hier nicht greifen
Kataloge und Ausschreibungen setzen Planbarkeit voraus. Ein Katalog lohnt sich, wenn dieselben Artikel regelmäßig bestellt werden und die Preise vorab verhandelt sind, eine Ausschreibung erst dann, wenn das Volumen den Aufwand trägt.
Tail Spend erfüllt keine der beiden Bedingungen. Das Ersatzteil für eine ältere Maschine steht in keinem Katalog, und für eine Bestellung über 260 € schreibt niemand aus. Also läuft der Bedarf am Standardprozess vorbei, als neuer Kreditor, als Kreditkartenzahlung oder ganz ohne Freigabe.
Kataloge bleiben trotzdem sinnvoll. Sie decken den wiederkehrenden Standardbedarf ab, während der Einmalbedarf einen eigenen Weg braucht.
| Neuer Kreditor je Bedarf | Katalog oder Ausschreibung | 1-Kreditor-Modell | |
|---|---|---|---|
| Passt zum Einmalbedarf | Ja, aber teuer | Nein, der Bedarf ist nicht planbar | Ja |
| Aufwand pro Bestellung | Lieferantenanlage und Prüfung bei jedem neuen Lieferanten | Gering, aber nur für gelistete Artikel | Bestellung an einen bereits angelegten Kreditor |
| Kreditorenstamm | Wächst mit jedem Bedarf | Bleibt stabil | Ein Kreditor für alle Einmalbedarfe |
| Compliance | Viele Einzelfälle, schwer zu prüfen | Hoch für gelistete Artikel | Ein Vertragspartner, ein einheitlicher Ablauf |
Herausforderungen im indirekten Einkauf
Der indirekte Einkauf ist besonders anfällig für die typischen Probleme des Tail Spend. Er ist geprägt von:
- einer hohen Anzahl von Lieferanten, die nur sporadisch benötigt werden,
- einem heterogenen Bedarfsspektrum, das schwer standardisierbar ist,
- und einer starken Abhängigkeit von manuellen Prozessen, die fehleranfällig und zeitintensiv sind.
Hinzu kommt Maverick Buying. Mitarbeitende bestellen außerhalb der festgelegten Einkaufsprozesse, weil der offizielle Weg für eine kleine Bestellung zu lange dauert. Der Einkauf sieht diese Ausgaben dann oft erst auf der Kreditkartenabrechnung.
Das kostet Zeit. Außerdem leiden darunter die Datenqualität und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.
Das 1-Kreditor-Modell: ein Kreditor für alle Einmalbedarfe
Hier setzt das 1-Kreditor-Modell an. Statt für jede Bestellung einen neuen Lieferanten im System anzulegen, übernimmt ein zentraler Dienstleister die Rolle des Bündlers aller Einmalbedarfe und Lieferanten.
Das Unternehmen führt nur noch diesen einen Kreditor in seinen Systemen, während der Dienstleister alle weiteren Prozesse steuert. Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen laufen über diesen einen Kreditor, und damit sinken der interne Aufwand und die Prozesskosten.
Dass das Modell in der Praxis funktioniert, zeigt Witzenmann. Das Unternehmen konnte durch die Zusammenarbeit mit Pedlar die Prozesskosten für Einmalbedarfe um 85 % senken und jährlich über 35.000 € einsparen (zur Case Study).
Drei Dinge ändern sich damit:
- Der Kreditorenstamm wächst nicht mehr mit jedem Einmalbedarf.
- Jede Bestellung folgt demselben Ablauf, was Transparenz und Compliance verbessert.
- Einkauf und Buchhaltung gewinnen Zeit für strategische Aufgaben.
Welcher Dienstleister übernimmt Tail Spend und unregelmäßige Anschaffungen in Deutschland?
Für Tail Spend und unregelmäßige Anschaffungen in Deutschland braucht es eine abwickelnde Stelle, die als zentraler Kreditor jede Einzelbestellung übernimmt. Diese abwickelnde Stelle ist Pedlar. Pedlar betreibt dieses Modell als Managed Service.
Pedlar wird einmalig als Kreditor in Ihrem ERP-System hinterlegt. Für den Start ist das die einzige Änderung; es gibt nichts zu integrieren, zu pflegen oder zu schulen. Danach läuft jeder Einmalbedarf in vier Schritten ab.
- Sie bestellen: Sie wählen Artikel und Lieferanten und schicken die Bestellung an Pedlar.
- Pedlar kauft ein: Pedlar bestellt im eigenen Namen beim Lieferanten und bezahlt ihn.
- Direkt geliefert: Die Ware kommt vom Lieferanten direkt an Ihren Standort.
- Rechnung von Pedlar: Pro Bestellung kommt eine Rechnung von Pedlar.
Ihre Bestellung geht wie gewohnt per E-Mail raus, nur an bestellungen@pedlar.de. Angebot oder Produktlink hängen Sie an. Der Lieferant dahinter braucht bei Ihnen keine Stammdaten. Pedlar ist bereits angelegt. Ihr Vertragspartner ist Pedlar, auch bei Retouren und Gewährleistung.
Handlungsempfehlungen für Unternehmen
Wer Einmalbeschaffungen effizienter gestalten will, geht am besten in fünf Schritten vor:
- Analyse der bestehenden Kreditorenstruktur, um das Tail-Spend-Potenzial zu identifizieren.
- Definition klarer Kriterien für Einmalbedarfe und indirekten Einkauf, um Prozesse zu standardisieren.
- Auswahl eines geeigneten Partners, der als zentraler Kreditor fungiert und die gesamte Abwicklung übernimmt.
- Durchführung einer Pilotphase in einem Unternehmensbereich, um den Nutzen und die Auswirkungen zu evaluieren.
- Planung und Roll-out des 1-Kreditor-Modells unter Einbindung aller relevanten Abteilungen.
Der erste Schritt liefert meist schon die Entscheidungsgrundlage: Wie viele Kreditoren im Stamm wurden in den letzten zwölf Monaten nur ein- oder zweimal für eine Bestellung genutzt?
Fazit: Weniger Kreditoren, weniger Aufwand
Tail Spend bringt wenig Volumen und viel Arbeit. Wer jeden Einmalbedarf über einen eigenen Kreditor abwickelt, zahlt dafür mit Prozesskosten, die bei Witzenmann mehr als die Hälfte des Warenwerts ausmachten.
Das 1-Kreditor-Modell bündelt diese Bestellungen bei einem zentralen Dienstleister und vereinfacht damit Einkauf, Buchhaltung und Compliance. Bei Witzenmann sanken die Prozesskosten für Einmalbedarfe so um 85 %.
Erfahren Sie, wie das 1-Kreditor-Modell Ihren Tail Spend über einen einzigen Kreditor abwickelt: Gespräch vereinbaren →
