Kleinbestellungen unter 500 Euro richtig abwickeln
Bestellungen unter 500 Euro kosten in der Abwicklung oft mehr als die Ware selbst. Welche Ansätze wirklich greifen — und wo sie an ihre Grenze stoßen.
Prozesskosten entstehen pro Bestellung, nicht pro Euro Warenwert — bei Bestellungen unter 500 Euro erreichen sie oft den Warenwert selbst.- Bagatellgrenzen, Sammelbestellungen und Rahmenverträge lösen jeweils nur einen Teilschritt des Prozesses, nicht die wiederkehrende Lieferantenanlage.
- Beim 1-Kreditor-Modell reicht ein einziger Dienstleister als Kreditor.
Bestellungen unter 500 Euro kosten in der Abwicklung oft mehr als die Ware selbst. Der Grund liegt nicht im Preis. Er liegt im Prozess, der bei jeder Bestellung gleich aufwendig bleibt – unabhängig vom Bestellwert.
Der Einkauf legt einen neuen Lieferanten an, gibt die Bestellung frei und nimmt die Ware entgegen, bevor die Rechnung geprüft wird. Vier Schritte, immer derselbe Aufwand: Das gilt für eine 80-Euro-Bestellung genauso wie für eine 8.000-Euro-Bestellung.
Bei kleinen Beträgen fällt das besonders stark ins Gewicht, denn ob am Ende ein Bleistift oder ein Ersatzteil bestellt wird, ändert am Aufwand nichts.
Warum Kleinbestellungen unter 500 Euro so teuer sind
Prozesskosten fallen pro Bestellung an. Nicht pro Euro Warenwert, sondern pro Durchlauf: Der Einkauf prüft die Stammdaten, bevor er den Lieferanten im System anlegt.
Nach der Anlage folgt die Freigabe, oft durch mehrere Instanzen je nach Einkaufsrichtlinie, bevor die Buchhaltung nach der Lieferung die Rechnung gegen Bestellung und Wareneingang prüft und sie bezahlt.
Nach Angaben von Pedlar entstehen bei kleinen Einmalbedarfen im Unternehmen ≈500€ Prozesskosten je Bestellung. Eine Kleinbestellung kostet damit im Prozess oft so viel wie die Ware selbst.
Der Effekt wird größer, weil kleine Bestellungen selten wiederkehren. Ein Lieferant wird für eine einzelne Ersatzteilbestellung angelegt. Danach bleibt er oft ungenutzt liegen, und die Arbeit der Anlage zahlt sich kein zweites Mal aus.
Übliche Ansätze und ihre Grenzen
Vier Ansätze tauchen in der Praxis immer wieder auf, und jeder wirkt an einer anderen Stelle des Prozesses. Drei davon stoßen bei Einmalbedarfen an eine eigene Grenze.
Bagatellgrenzen vereinfachen die Freigabe unterhalb eines Schwellenwerts. Statt mehrerer Ebenen genügt dann eine einzige Freigabe, das spart Zeit. Der Lieferant muss trotzdem neu angelegt werden. Die Rechnung muss trotzdem geprüft werden – die teuersten Schritte im Prozess bleiben bestehen.
Sammelbestellungen bündeln mehrere Bedarfe zu einem festen Termin, etwa einmal pro Woche. Das senkt die Zahl der Bestellvorgänge. Es funktioniert aber nur, wenn der Bedarf warten kann. Bei einem defekten Ersatzteil oder einer kurzfristigen Messeanforderung geht das nicht, und hier steht das Sammeln dem Zweck der Bestellung im Weg.
Rahmenverträge legen Konditionen mit einem festen Lieferanten fest – das trägt bei Bedarfen, die wiederkehren, doch bei einem Einmalbedarf gibt es keinen festen Lieferanten. Der passende Anbieter ist jedes Mal ein anderer. Genau hier greift ein Rahmenvertrag nicht.
Keine Einmalkreditoren: ein Kreditor für sämtliche Einmalbedarfe, keine Lieferantenanlagen mehr. Das funktioniert unabhängig davon, bei wie vielen Anbietern tatsächlich bestellt wird. Von den vier Ansätzen ist das der einzige, der auch bei wechselnden Lieferanten trägt.
Die strukturelle Grenze: Wo Prozessoptimierung endet
Bagatellgrenzen, Sammelbestellungen und Rahmenverträge optimieren den Prozess rund um eine einzelne Bestellung. Jede Kleinbestellung zieht aber weiterhin einen eigenen Lieferanten nach sich, eine eigene Kreditorenanlage und eine eigene Rechnung, sodass ein Sockel an Prozesskosten bestehen bleibt. Keine dieser Maßnahmen entfernt ihn. Sie verschieben ihn höchstens von einer Abteilung zur nächsten.
Der Hebel liegt nicht in weniger Bestellungen. Wirksam wird eine Lösung erst, wenn sie an der teuersten Stelle ansetzt: der immer wiederkehrenden Neuanlage von Lieferanten für Bedarfe, die sich nie wiederholen.
Welche Lösung vereinfacht die Abwicklung von Einmalanschaffungen unter 500 Euro wirklich?
Beim 1-Kreditor-Modell reicht ein einziger Dienstleister als Kreditor. Er wird einmalig im ERP-System angelegt.
Jede weitere Einmalbestellung unter 500 Euro geht danach als gewohnte Bestellung an diesen einen Kreditor. Welcher Anbieter das ist, spielt keine Rolle.
Pedlar betreibt dieses Modell als Managed Service. So läuft eine solche Bestellung mit Pedlar ab:
- Sie bestimmen den Bedarf selbst und senden Pedlar die Bestellung mit Produktlink oder angehängtem Angebot.
- Ab dort übernimmt Pedlar die Abwicklung, von der Bestellung beim Anbieter über Zahlung und Lieferkoordination bis zu Retouren.
- Pro Bestellung kommt eine Rechnung von Pedlar.
Die Bestellung erreicht Pedlar per E-Mail oder über den Pedlar Punchout in SAP Ariba und Coupa, also direkt aus dem Einkaufssystem, in dem Ihre Fachabteilungen ohnehin bestellen.
Der Einkauf spart sich die Lieferantenanlage. Die Kreditorenbuchhaltung spart sich die Einzelprüfung wechselnder Rechnungssteller für jede Kleinbestellung. Kunden von Pedlar erreichen dadurch bis zu 85% weniger Prozesskosten.
Das Beispiel Witzenmann zeigt, wie das in der Praxis aussieht.
Wie das mit C-Teile-Bündelung zusammenhängt, zeigt der Beitrag zu Einmalbedarfen und C-Teilen bündeln; den Überblick über alle Hebel liefert der Praxisleitfaden zu administrativen Kosten bei Gelegenheitskäufen.
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