Bestellungen unter 500 Euro kosten in der Abwicklung oft mehr als die Ware selbst. Welche Ansätze wirklich greifen — und wo sie an ihre Grenze stoßen.
Bestellungen unter 500 Euro kosten in der Abwicklung oft mehr als die Ware selbst. Der Grund liegt nicht im Preis. Er liegt im Prozess, der bei jeder Bestellung gleich aufwendig bleibt – unabhängig vom Bestellwert.
Der Einkauf legt einen neuen Lieferanten an, gibt die Bestellung frei und nimmt die Ware entgegen, bevor die Rechnung geprüft wird. Vier Schritte, immer derselbe Aufwand: Das gilt für eine 80-Euro-Bestellung genauso wie für eine 8.000-Euro-Bestellung.
Bei kleinen Beträgen fällt das besonders stark ins Gewicht, denn ob am Ende ein Bleistift oder ein Ersatzteil bestellt wird, ändert am Aufwand nichts.
Prozesskosten fallen pro Bestellung an. Nicht pro Euro Warenwert, sondern pro Durchlauf: Der Einkauf prüft die Daten und die Bonität, bevor er den Lieferanten im System anlegt. Das gilt für 50 Euro genauso wie für 5.000 Euro.
Nach der Anlage folgt die Freigabe, oft durch mehrere Instanzen je nach Einkaufsrichtlinie, bevor die Buchhaltung nach der Lieferung die Rechnung gegen Bestellung und Wareneingang prüft und sie bezahlt.
Bei kleinen Einmalbedarfen entstehen ≈500€ Prozesskosten je Bestellung – eine Bestellung unter 500 Euro kostet damit im Prozess oft so viel wie die Ware selbst.
Der Effekt wird größer, weil kleine Bestellungen selten wiederkehren. Ein Lieferant wird für eine einzelne Ersatzteilbestellung angelegt. Danach bleibt er oft ungenutzt liegen, und die Arbeit der Anlage zahlt sich kein zweites Mal aus.
Vier Ansätze tauchen in der Praxis immer wieder auf, und jeder wirkt an einer anderen Stelle des Prozesses, stößt bei Einmalbedarfen aber an eine eigene Grenze. Viele Unternehmen kombinieren mehrere davon, trotzdem sinkt der Aufwand kaum.
Bagatellgrenzen vereinfachen die Freigabe unterhalb eines Schwellenwerts. Statt mehrerer Ebenen genügt dann eine einzige Freigabe, das spart Zeit. Der Lieferant muss trotzdem neu angelegt werden. Die Rechnung muss trotzdem geprüft werden – die teuersten Schritte im Prozess bleiben bestehen.
Sammelbestellungen bündeln mehrere Bedarfe zu einem festen Termin, etwa einmal pro Woche. Das senkt die Zahl der Bestellvorgänge. Es funktioniert aber nur, wenn der Bedarf warten kann. Bei einem defekten Ersatzteil oder einer kurzfristigen Messeanforderung geht das nicht, und hier steht das Sammeln dem Zweck der Bestellung im Weg.
Rahmenverträge legen Konditionen mit einem festen Lieferanten fest – das trägt bei Bedarfen, die wiederkehren, doch bei einem Einmalbedarf gibt es keinen festen Lieferanten. Der passende Anbieter ist jedes Mal ein anderer. Genau hier greift ein Rahmenvertrag nicht.
Konsolidierte Abrechnung bündelt die Rechnungsstellung über einen einzigen Kreditor. Das funktioniert unabhängig davon, bei wie vielen Anbietern tatsächlich bestellt wird. Von den vier Ansätzen ist das der einzige, der auch bei wechselnden Lieferanten trägt. Mehr dazu im Beitrag zur konsolidierten Rechnung.
Keiner der vier Ansätze reicht allein, weil jeder nur einen Teilschritt löst: Bagatellgrenzen sparen bei der Freigabe, Sammelbestellungen bei der Häufigkeit und Rahmenverträge bei wiederkehrenden Bedarfen. Bei einer echten Einmalanschaffung unter 500 Euro gibt es aber keinen bekannten Anbieter, keinen Rahmenvertrag und keinen planbaren Sammeltermin. Am Ende bleiben trotzdem ein neuer Lieferant, eine Einzelrechnung und eine eigene Prüfung.
Wirksam wird eine Lösung erst, wenn sie an der teuersten Stelle ansetzt: der immer wiederkehrenden Neuanlage von Lieferanten für Bedarfe, die sich nie wiederholen.
Bagatellgrenzen, Sammelbestellungen und Rahmenverträge optimieren den Prozess rund um eine einzelne Bestellung. Jede Kleinbestellung zieht aber weiterhin einen eigenen Lieferanten nach sich, eine eigene Kreditorenanlage und eine eigene Rechnung, sodass ein Sockel an Prozesskosten bestehen bleibt. Keine dieser Maßnahmen entfernt ihn. Sie verschieben ihn höchstens von einer Abteilung zur nächsten.
Der Hebel liegt nicht in weniger Bestellungen. Er liegt in weniger Lieferantenbeziehungen pro Bestellung – genau dort setzt die konsolidierte Abrechnung an.
Beim 1-Kreditor-Modell reicht ein einziger Dienstleister als Kreditor. Er wird einmalig im ERP-System angelegt. Jede weitere Einmalbestellung unter 500 Euro geht danach als gewohnte Bestellung an diesen einen Kreditor. Welcher Anbieter das ist, spielt keine Rolle.
Das ist der Kerngedanke des 1-Kreditor-Modells: ein Lieferant, ein Kreditor, eine konsolidierte Rechnung, während Agenten die Abwicklung im Hintergrund übernehmen.
Der Einkauf spart sich die Lieferantenanlage. Die Kreditorenbuchhaltung spart sich die Einzelprüfung wechselnder Rechnungssteller für jede Kleinbestellung. Kunden von Pedlar erreichen dadurch bis zu 85% weniger Prozesskosten – gerade bei Bestellungen unter 500 Euro, wo der Prozess bislang am meisten kostet.
Wie das mit C-Teile-Bündelung zusammenhängt, zeigt der Beitrag zu Einmalbedarfen und C-Teilen bündeln; den Überblick über alle Hebel liefert der Praxisleitfaden zu administrativen Kosten bei Gelegenheitskäufen.
