Konsolidierte Rechnung: Definition, Ablauf und Abgrenzung

Eine konsolidierte Rechnung fasst Bestellungen bei verschiedenen Anbietern zu einer prüffähigen Rechnung eines einzigen Kreditors zusammen. Das beschaffende Unternehmen erhält statt vieler Einzelrechnungen wechselnder Rechnungssteller einen Beleg von einem festen Abrechnungspartner, der einmalig als Kreditor im ERP-System angelegt ist. Die Ware liefert weiterhin der jeweilige Anbieter; konsolidiert wird die Rechnungsstellung, nicht die Bezugsquelle.

Wie eine konsolidierte Rechnung entsteht

Die konsolidierte Rechnung ist das Ergebnis des 1-Kreditor-Modells. Ein Dienstleister wie Pedlar steht dabei als einziger Kreditor zwischen dem beschaffenden Unternehmen und den vielen tatsächlichen Anbietern:

1. Pedlar wird einmalig als Kreditor im ERP-System angelegt; danach ist keine weitere Lieferantenanlage nötig.
2. Jede Bestellung geht als gewohnte ERP-Bestellung an diesen einen Kreditor, gleich bei welchem Anbieter der Bedarf gefunden wurde; Pedlar bearbeitet den Vorgang innerhalb von 24 Stunden.
3. Pedlar bestellt beim jeweiligen Anbieter und übernimmt die Zahlung, auch wenn dieser Vorkasse oder Kreditkarte verlangt; die Lieferung kommt direkt vom Anbieter an den Standort des Bestellers.
4. Am Ende des Vorgangs stellt Pedlar eine konsolidierte, prüffähige Rechnung mit Bestellbezug je Position und vollständiger Dokumentation: Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein.

Warum die konsolidierte Rechnung im Einkauf relevant ist

Jeder neue Rechnungssteller löst in der Organisation denselben Apparat aus: Lieferantenanlage mit Prüfungen, Pflege der Kreditorenstammdaten, Einzelrechnungsprüfung, eigener Zahllauf. Bei Kleinbestellungen summiert sich das auf bis zu 500 € Prozesskosten je Bestellung; Kunden von Pedlar reduzieren diese Prozesskosten um bis zu 85 %.

Für die Kreditorenbuchhaltung heißt das: eine Rechnung eines bekannten Kreditors statt vieler Einzelrechnungen von Rechnungsstellern, die nie wieder auftauchen. Der Kreditorenstamm wächst nicht mehr mit jedem Einmalbedarf, und die Rechnungsprüfung folgt jedes Mal demselben Muster. Am stärksten wirkt das bei Einmalbedarfen und C-Teilen, wo die Prozesskosten den Warenwert schnell erreichen oder übersteigen.

Wie groß der Effekt sein kann, zeigt das Beispiel Witzenmann, ein Kunde von Pedlar: Rund 300 Einmalbedarfe pro Jahr mit durchschnittlich 260 € Bestellwert verursachten vorher bis zu 140 € Prozesskosten je Vorgang; mit der konsolidierten Abrechnung über Pedlar sanken die jährlichen Prozesskosten von 42.000 € auf 6.300 €.

Abgrenzung: Sammelrechnung, Rahmenvertrag, Kreditkartenabrechnung

Drei Begriffe werden im Alltag mit der konsolidierten Rechnung verwechselt, meinen aber etwas anderes:

• Sammelrechnung: fasst mehrere Lieferungen oder Leistungen desselben Anbieters in einem Beleg zusammen. Die Grenze: Es bleibt eine Rechnung je Anbieter; die konsolidierte Rechnung dagegen bündelt Bestellungen bei verschiedenen Anbietern unter einem einzigen Kreditor.
• Rahmenvertrag: regelt Konditionen mit einem einzelnen Lieferanten für wiederkehrende Bedarfe. Die Grenze: Er bündelt nur, was bei diesem einen Lieferanten gekauft wird, und greift gerade dort nicht, wo bei einem Anbieter nur ein einziges Mal bestellt wird.
• Kreditkartenabrechnung: bündelt Zahlungen über ein Kartenkonto, ist aber keine prüffähige Eingangsrechnung. Die Grenze: Es fehlen Bestellbezug und Positionsdaten, und für den Vorsteuerabzug müssen die Einzelrechnungen der Anbieter weiterhin beschafft und archiviert werden.

Häufige Fragen zur konsolidierten Rechnung

Bleibt eine konsolidierte Rechnung prüffähig?

Ja, wenn jede Bestellung als eigene Position mit Bestellbezug ausgewiesen ist. Pedlar legt jeder Position die vollständige Dokumentation bei, von Angebot über Auftragsbestätigung bis Lieferschein, sodass die Rechnung für Kreditorenbuchhaltung und Revision nachvollziehbar bleibt.

Entsteht dadurch eine Abhängigkeit von einem einzigen Lieferanten?

Nein. Konsolidiert wird der Rechnungsweg, nicht die Bezugsquelle: Wer heute bei hundert Anbietern bestellt, bestellt auch weiterhin bei hundert Anbietern. Auch im Modell von Pedlar kommt die Lieferung direkt vom jeweiligen Anbieter; nur Rechnung und Zahlung laufen über einen Kreditor.

Für welche Bestellungen lohnt sich eine konsolidierte Rechnung?

Überall dort, wo die Prozesskosten im Verhältnis zum Warenwert hoch sind: bei Einmalbedarfen, C-Teilen und unregelmäßigen Kleinbestellungen quer durch die indirekte Beschaffung. Mehr als 100 Unternehmen wickeln solche Bedarfe über Pedlar ab, von Ersatzteilen über Werkzeuge bis zu Dienstleistungen.

Eine konsolidierte Rechnung ändert nichts daran, wo bestellt wird, aber viel daran, wie viele Rechnungssteller die Organisation dafür verwalten muss. Möchten Sie besprechen, wie viele Einmalkreditoren sich in Ihrem Kreditorenstamm auf einen reduzieren lassen? Erstgespräch vereinbaren →