Mit Pedlar lassen sich Einmalbedarfe in bestehende Beschaffungsprozesse integrieren, statt sie über manuelle Sonderwege abzuwickeln.
Ein Fachbereich benötigt ein spezielles Ersatzteil. Nach kurzer Suche ist der passende Artikel gefunden, Preis, Anbieter und Lieferzeit stehen fest. Eigentlich könnte jetzt bestellt werden. Doch der Anbieter ist nicht im System hinterlegt. Also wird der Produktlink an den Einkauf geschickt, Artikeldaten müssen übertragen und der Lieferant geprüft und gegebenenfalls neu angelegt werden. Hinzu kommen Freigaben und Abstimmungen zwischen Fachbereich, Einkauf und Buchhaltung. Aus einem einfachen Bedarf wird so schnell ein eigener Prozess.
Gerade bei Einmalbedarfen ist das keine Ausnahme. Sie entstehen häufig genau dort, wo bestehende Kataloge, Rahmenverträge und Standardlieferanten nicht weiterhelfen. Das eigentliche Problem ist dann oft nicht, den benötigten Artikel zu finden. Der Aufwand entsteht dadurch, die Beschaffung anschließend sauber in die bestehenden Prozesse des Unternehmens zu bekommen.
Ein Medienbruch entsteht, wenn Informationen nicht innerhalb eines durchgängigen Prozesses weitergegeben werden können. Im Einkauf passiert das beispielsweise, wenn ein Mitarbeiter einen Artikel in einem Onlineshop findet, die benötigten Daten anschließend aber manuell in das eigene Beschaffungssystem übertragen werden müssen. Produktbezeichnung, Artikelnummer, Preis und Lieferinformationen werden kopiert oder abgetippt, Angebote per E-Mail weitergeleitet und Lieferantendaten an anderer Stelle erfasst.
Jeder einzelne dieser Schritte wirkt zunächst überschaubar. In der Summe entstehen jedoch zusätzliche Arbeitsschritte und Fehlerquellen. Besonders deutlich wird das bei kleinen, unregelmäßigen Bedarfen, denn hier steht dem administrativen Aufwand häufig nur ein geringer Warenwert gegenüber. Bei Witzenmann lag der durchschnittliche Warenwert eines Einmalbedarfs beispielsweise bei rund 260 Euro. Die internen Prozesskosten konnten gleichzeitig bis zu 140 Euro pro Vorgang betragen. Der eigentliche Kostentreiber war damit nicht das Produkt, sondern der Prozess rund um seine Beschaffung.
Für regelmäßig benötigte Produkte haben Unternehmen meist klare Strukturen geschaffen. Es gibt Rahmenverträge, feste Lieferanten oder Kataloge. Mitarbeiter finden dort die benötigten Artikel, lösen ihren Bedarf aus und die Bestellung durchläuft den vorgesehenen Freigabeprozess. Die Abläufe sind bekannt, die Lieferanten angelegt und die notwendigen Daten vorhanden.
Bei Einmalbedarfen funktioniert diese Logik nur eingeschränkt. Heute wird ein spezielles Ersatzteil benötigt, morgen eine Softwarelizenz und in der kommenden Woche vielleicht Ausstattung für eine Veranstaltung. Die Produkte unterscheiden sich ebenso wie die Anbieter. Für solche Bedarfe lohnt sich häufig weder ein eigener Rahmenvertrag noch eine dauerhafte Kataloganbindung. Genau deshalb entstehen Sonderwege. Der Fachbereich sucht selbst, der Einkauf übernimmt die Informationen, ein Lieferant wird angelegt und die Bestellung anschließend wieder in den vorgesehenen Prozess zurückgeführt.
Das kostet nicht nur Zeit, sondern erschwert auch die Transparenz. Je mehr Beschaffungen über unterschiedliche manuelle Wege abgewickelt werden, desto schwieriger wird es, Bestellungen, Freigaben und Ausgaben einheitlich nachzuvollziehen.
Ist der offizielle Beschaffungsweg für einen kleinen Bedarf zu aufwendig, liegt eine Abkürzung nahe. Ein Mitarbeiter bestellt selbst und reicht die Rechnung anschließend ein, eine Firmenkreditkarte wird genutzt oder der Einkauf versucht, den Vorgang außerhalb der üblichen Abläufe möglichst schnell abzuwickeln. Für die einzelne Bestellung kann das zunächst einfacher wirken, für das Unternehmen entstehen dadurch jedoch neue Probleme.
Freigaben finden möglicherweise erst nachträglich statt, Ausgaben werden später sichtbar und Informationen verteilen sich auf verschiedene Systeme und Abteilungen. Der Versuch, einen aufwendigen Prozess zu umgehen, schafft damit lediglich einen anderen Sonderprozess. Sinnvoller ist deshalb ein Beschaffungsweg, über den auch seltene und individuelle Bedarfe innerhalb der bestehenden Strukturen abgewickelt werden können.
Bei Einmalbedarfen lässt sich kaum vorhersehen, welches Produkt morgen benötigt wird oder bei welchem Anbieter es verfügbar sein wird. Der konkrete Bedarf kann deshalb nicht in gleicher Weise standardisiert werden wie ein regelmäßig benötigter Artikel. Der Prozess dahinter lässt sich jedoch vereinheitlichen.
Genau hier setzt Pedlar an. Das Unternehmen legt Pedlar einmal als Kreditor an. Unterschiedliche Einmalbedarfe können anschließend über diesen einen Geschäftspartner abgewickelt werden, ohne dass für jede neue Bezugsquelle ein eigener Kreditor angelegt werden muss. Mit Punchout lässt sich dieser Beschaffungsweg zusätzlich direkt in bestehende elektronische Beschaffungssysteme integrieren.
Der Nutzer öffnet Pedlar aus seinem gewohnten System. Ein vorhandenes Angebot kann als PDF-Datei hochgeladen oder ein Produktlink eingefügt werden. Die relevanten Positionen werden in einen Warenkorb übernommen und anschließend zurück in das Beschaffungssystem übertragen. Freigabe, Budgetprüfung und Bestellung laufen dort innerhalb der bestehenden Abläufe weiter. Damit kann der Fachbereich einen individuellen Bedarf beschaffen, ohne dass dafür jedes Mal ein individueller interner Prozess aufgebaut werden muss.
Ein durchgängiger Beschaffungsprozess spart nicht nur das manuelle Übertragen von Produktinformationen. Der größere Hebel entsteht dadurch, dass nicht für jede neue Bezugsquelle wieder ein eigener Lieferantenprozess notwendig wird. Beim 1-Kreditor-Modell bleibt Pedlar der zentrale Geschäftspartner, während die eigentlichen Anbieter je nach Bedarf wechseln können. Pedlar übernimmt die weitere Abwicklung beim jeweiligen Anbieter sowie Zahlung, Lieferkoordination und Rechnungsstellung.
Für das Unternehmen bleibt damit ein einheitlicher Beschaffungsweg bestehen, obwohl sich Produkte und Bezugsquellen ständig ändern können. Welche wirtschaftlichen Auswirkungen das haben kann, zeigt Witzenmann. Dort sanken die jährlichen Prozesskosten für rund 300 Einmalbedarfe von 42.000 auf 6.300 Euro. Das entspricht einer Reduzierung um 85 Prozent.
Einmalbedarfe werden sich nicht vollständig vermeiden lassen. Unternehmen werden immer wieder Produkte, Dienstleistungen oder Software benötigen, die außerhalb bestehender Verträge und Kataloge liegen. Entscheidend ist deshalb nicht, diese Bedarfe zu verhindern, sondern einen wirtschaftlichen Weg für ihre Beschaffung zu schaffen.
Wenn jeder neue Anbieter einen eigenen Prozess auslöst, wachsen Aufwand und Komplexität mit jeder Beschaffung. Wird dagegen die Abwicklung standardisiert, können auch sehr unterschiedliche Bedarfe innerhalb klarer Strukturen bleiben. Der benötigte Artikel darf außergewöhnlich sein, der Prozess dahinter muss es nicht sein.
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