Mit Pedlar lassen sich Einmalbedarfe dort in bestehende Beschaffungsstrukturen integrieren, wo Kataloge, Rahmenverträge und feste Lieferanten an ihre wirtschaftlichen Grenzen kommen.
Standardartikel, Ersatzteile, Bürobedarf, Software, Dienstleistungen oder eine Sonderanfertigung gehören im indirekten Einkauf zum Alltag. Dabei treffen völlig unterschiedliche Bedarfe aufeinander, die trotzdem häufig mit denselben Prozessen abgebildet werden. Entscheidend ist jedoch nicht, welcher Beschaffungsweg grundsätzlich der beste ist, sondern welcher Weg zum jeweiligen Bedarf passt.
Ein Artikel, der jeden Monat bestellt wird, stellt andere Anforderungen an den Einkauf als ein Ersatzteil, das vielleicht einmal in fünf Jahren benötigt wird. Ebenso sollte ein strategischer Lieferant anders behandelt werden als ein Anbieter, bei dem voraussichtlich genau einmal bestellt wird. Wer diese Unterschiede berücksichtigt, kann Beschaffungsprozesse gezielter strukturieren und vermeiden, dass der administrative Aufwand einer Bestellung höher ausfällt als nötig.
Je regelmäßiger ein Bedarf auftritt und je besser sich das benötigte Volumen abschätzen lässt, desto sinnvoller wird eine dauerhafte Lieferantenbeziehung. Rahmenverträge schaffen dafür klare Bedingungen. Preise, Konditionen und Leistungsumfang werden vorab vereinbart und müssen nicht bei jeder einzelnen Bestellung neu ausgehandelt werden.
Besonders sinnvoll ist dieser Beschaffungsweg bei Produkten und Leistungen, die regelmäßig und in einem vorhersehbaren Umfang benötigt werden. Der Aufwand für Auswahl, Prüfung und Verhandlung des Lieferanten lohnt sich, weil ihm zahlreiche zukünftige Bestellungen gegenüberstehen. Bei einem einmaligen Bedarf sieht die Rechnung anders aus. Ein umfangreicher Lieferantenprozess für eine Bezugsquelle, die anschließend möglicherweise nie wieder benötigt wird, schafft zwar dieselben formalen Strukturen, steht wirtschaftlich aber häufig in keinem sinnvollen Verhältnis zum Einkaufswert.
Noch stärker standardisieren lassen sich Produkte, die regelmäßig und in vergleichbarer Form benötigt werden. Hier spielen Kataloge ihre Stärke aus. Mitarbeiter greifen auf ein definiertes Sortiment zurück, Produktdaten sind strukturiert hinterlegt und der Beschaffungsweg ist vorgegeben. Statt für jede Bestellung erneut nach einer geeigneten Bezugsquelle zu suchen, erfolgt die Beschaffung innerhalb einer bereits geschaffenen Struktur.
Das reduziert den Aufwand und sorgt gleichzeitig dafür, dass möglichst viele Bestellungen über vereinbarte Lieferanten und Konditionen laufen. Pedlar grenzt das 1-Kreditor-Modell deshalb bewusst von diesem Bereich ab. Wiederkehrende Rahmenvertragsbedarfe gehören in bestehende Katalog- und Lieferantenstrukturen. Ein zusätzlicher flexibler Beschaffungsweg sollte diese Prozesse nicht ersetzen, wenn sie bereits effizient funktionieren.
Nicht jeder Katalog muss vollständig innerhalb des eigenen Beschaffungssystems liegen. Bei einer Punchout-Anbindung startet der Nutzer in seinem gewohnten Beschaffungssystem und wechselt von dort in den angebundenen externen Katalog eines Lieferanten. Dort stellt er seinen Warenkorb zusammen und überträgt ihn anschließend zurück in das eigene System. Freigabe, Budgetprüfung und Bestellung laufen damit weiterhin innerhalb der bestehenden Unternehmensprozesse.
Dieser Ansatz ist besonders sinnvoll, wenn ein Unternehmen regelmäßig bei einem bestimmten Lieferanten bestellt und dessen aktuelles Sortiment direkt nutzen möchte. Der Aufwand für Einrichtung und Pflege der Anbindung lohnt sich, weil sie immer wieder verwendet wird. Je seltener ein Lieferant benötigt wird, desto schlechter wird allerdings das Verhältnis zwischen Einrichtungsaufwand und tatsächlicher Nutzung. Für einen strategischen Anbieter mit vielen Bestellungen ist eine eigene Punchout-Anbindung sinnvoll. Für einen Anbieter, von dem möglicherweise nur einmal ein spezielles Ersatzteil benötigt wird, häufig nicht.
Genau hier beginnt der Bereich der Einmalbedarfe. Ein Produktionsmitarbeiter benötigt kurzfristig ein bestimmtes Ersatzteil, die Entwicklungsabteilung eine spezielle technische Komponente oder ein anderer Fachbereich eine bestimmte Software oder Dienstleistung. Solche Bedarfe lassen sich nur schwer vorab in einen Katalog aufnehmen. Das liegt nicht an mangelnder Planung im Einkauf, sondern daran, dass Einmalbedarfe ihrem Wesen nach unregelmäßig und schwer vorhersehbar sind.
Trotzdem müssen auch diese Produkte und Leistungen beschafft werden. Die klassische Reaktion besteht häufig darin, den jeweiligen Anbieter als neuen Lieferanten anzulegen. Dafür werden Daten erfasst, Prüfungen durchgeführt und Freigaben eingeholt. Bei der nächsten Sonderbeschaffung bei einem anderen Anbieter beginnt derselbe Prozess von vorne. Über die Zeit entsteht so ein langer Rest aus Lieferanten, bei denen nur selten oder sogar nur einmal bestellt wurde.
Das 1-Kreditor-Modell setzt genau an dieser Stelle an. Statt jede neue Bezugsquelle dauerhaft in den eigenen Lieferantenstamm aufzunehmen, wird Pedlar einmal als zentraler Kreditor angelegt. Über diesen Kreditor können anschließend Einmalbedarfe bei unterschiedlichen Anbietern abgewickelt werden. Die fachliche Auswahl der Bezugsquelle bleibt flexibel, während der administrative Weg vereinheitlicht wird.
Pedlar übernimmt nach der Bestellung die weitere Abwicklung beim jeweiligen Anbieter sowie Zahlung, Lieferkoordination und zentrale Rechnungsstellung. Damit wird aus vielen unterschiedlichen Bezugsquellen für das einkaufende Unternehmen ein einheitlicher Beschaffungsweg. Ein neuer Anbieter bedeutet dadurch nicht automatisch, dass auch ein neuer Kreditor angelegt und dauerhaft gepflegt werden muss.
Unternehmen müssen sich nicht zwischen Katalogen, Punchout und Pedlar entscheiden. Die verschiedenen Modelle lösen unterschiedliche Aufgaben innerhalb der Beschaffung. Rahmenverträge und Kataloge sind stark, wenn Bedarfe wiederkehren und planbar sind. Direkte Punchout-Anbindungen eignen sich, wenn regelmäßig auf das Sortiment bestimmter Lieferanten zugegriffen wird. Das 1-Kreditor-Modell greift dagegen dort, wo diese Strukturen wirtschaftlich nicht mehr sinnvoll sind und seltene, wechselnde oder nicht katalogisierte Bedarfe entstehen.
Mit Pedlar Punchout lässt sich auch dieser Bereich in das bestehende elektronische Beschaffungssystem integrieren. Der Nutzer kann seinen individuellen Bedarf über Pedlar erfassen und den Warenkorb anschließend in das eigene System zurückgeben. Freigabe, Budgetprüfung und Bestellung bleiben damit Teil der gewohnten Prozesse, während im Hintergrund unterschiedliche Bezugsquellen über einen Kreditor abgewickelt werden können.
Effiziente Beschaffung bedeutet nicht, möglichst viele Vorgänge durch exakt denselben Kanal zu zwingen. Sie bedeutet vielmehr, für unterschiedliche Arten von Bedarf passende Prozesse zu schaffen. Wiederkehrende Bedarfe werden standardisiert, strategische Lieferanten dauerhaft eingebunden und für seltene Beschaffungen wird ein Weg geschaffen, der flexibel genug für wechselnde Bezugsquellen ist, ohne jedes Mal einen neuen administrativen Prozess auszulösen.
So können Kataloge und Rahmenverträge dort eingesetzt werden, wo Standardisierung sinnvoll ist, während das 1-Kreditor-Modell den Teil der Beschaffung auffängt, der sich nicht im Voraus planen lässt.
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