Eine einfache Formel zeigt, was eine Bestellung im Prozess wirklich kostet. Zehn Stichproben liefern den eigenen Wert – und welche Strategie ihn wirklich senkt.
Prozesskosten pro Bestellung lassen sich mit einer einfachen Formel berechnen: beteiligte Schritte mal Zeit je Schritt mal Stundensatz, plus Systemkosten. Wenden Sie diese Formel auf zehn eigene Bestellungen an, denn so entsteht ein belastbarer Wert, ohne externe Studie und ohne Schätzung. Der Wert zeigt sofort, wo Prozesskosten wirklich entstehen. Nicht im Warenwert, sondern in den Schritten drumherum.
Die Formel hat vier Bestandteile: erstens die Anzahl der beteiligten Schritte, von Lieferantenprüfung über Freigabe und Wareneingang bis zu Rechnungsprüfung und Zahlung. Zweitens die Zeit, die jeder Schritt wirklich bindet, also die gemessene Zeit statt der Zeit auf dem Papier, weil Rückfragen und Wartezeit mitzählen.
Drittens der beladene Stundensatz der beteiligten Rollen, also Gehalt plus Lohnnebenkosten, und viertens die Systemkosten je Vorgang: ERP-Transaktion, Archivierung, gegebenenfalls Lizenzgebühren.
Man multipliziert Schritte, Zeit und Stundensatz und addiert die Systemkosten dazu, sodass der Prozesskostenwert für eine einzelne Bestellung entsteht. Diese Formel gilt für jede Bestellart.
Der Unterschied zwischen den Bestellarten liegt allein in der Zahl und Dauer der Schritte, und wer die Methodik dahinter vertiefen will, findet eine Einordnung im Prozesskostenrechnung-Glossar der Haufe Akademie.
Bei einer Katalogbestellung sind Lieferant, Konditionen und Freigabegrenzen bereits hinterlegt, sodass der Ablauf weitgehend automatisch läuft: auswählen, bestellen, liefern lassen, automatisch abgleichen. Zwei bis drei Schritte, jeder davon kurz.
Bei einem Einmalbedarf sieht der Ablauf anders aus: Ein passender Anbieter wird gesucht und geprüft, und seine Daten werden im System neu angelegt. Die Bestellung durchläuft anschließend mehrere Freigabestufen. Ein Rahmenvertrag fehlt hier.
Nach der Lieferung prüft die Buchhaltung die Rechnung manuell gegen Bestellung und Wareneingang, weil der Rechnungssteller neu im System ist. Das sind fünf bis sieben Schritte. Mehrere davon sind zeitintensiv, und der Unterschied in der Prozesskostenrechnung entsteht genau hier, nicht beim Artikel, sondern beim Weg dorthin.
Eine belastbare eigene Zahl braucht keine Vollerhebung. Zehn Stichproben aus den letzten Einmalbedarfen reichen:
Ein Beispiel zur Methodik: Fünf Schritte dauern im Schnitt 15 Minuten, was zusammen 75 Minuten oder 1,25 Stunden ergibt. Bei einem Stundensatz von 45 Euro macht das 56 Euro, wozu 8 Euro Systemkosten hinzukommen. Sie kostet damit rund 64 Euro im Prozess.
Die eigene Zahl weicht davon ab, denn genau das ist der Sinn der Übung: ein gemessener Wert aus der eigenen Organisation statt eines Branchendurchschnitts.
Drei Strategien senken die gemessene Zahl. Jede wirkt an anderer Stelle.
| Strategie | Wirkt bei | Grenze | |---|---|---| | Prozess straffen | Jeder Bestellung | Schritte bleiben, nur ihre Dauer sinkt | | Volumen bündeln | Wiederkehrendem Bedarf mit festem Lieferanten | Läuft bei echten Einmalbedarfen ins Leere | | Bestellungen konsolidieren | Jedem unregelmäßigen Bedarf, unabhängig vom Lieferanten | Setzt einen zentralen Kreditor voraus |
Prozess straffen verkürzt die Zeit je Schritt: weniger Freigabestufen, Standardformulare, klarere Zuständigkeiten, und das wirkt schnell, ohne neue Infrastruktur zu brauchen. Die Zahl der Schritte bleibt aber gleich, denn eine Lieferantenanlage dauert zwar kürzer, sie fällt aber nicht weg.
Volumen bündeln senkt die Zahl der Bestellungen: Sammelbestellungen, Rahmenverträge, feste Bestelltermine, und das funktioniert gut bei wiederkehrenden Bedarfen mit bekanntem Lieferanten.
Bei einem echten Einmalbedarf gibt es aber weder festen Termin noch festen Anbieter, sodass die Bündelung hier ins Leere läuft. Wo diese Grenze in der Praxis liegt, zeigt der Leitfaden zur Senkung indirekter Kosten.
Bestellungen konsolidieren setzt an einer anderen Stelle an: Ein einzelner Kreditor übernimmt Anlage, Rechnung und Zahlung für alle unregelmäßigen Bedarfe, sodass ganze Schritte entfallen und nicht nur ihre Dauer. Die Lieferantenanlage ist in fast jeder Stichprobe die aufwendigste Position. Sie fällt komplett weg.
Wer die Formel auf eigene Stichproben anwendet, sieht denselben Effekt immer wieder: Am teuersten sind zwei Schritte, einen Lieferanten neu anlegen und die Rechnung einzeln prüfen. Beide entstehen, weil jeder Bedarf einen neuen Rechnungssteller mitbringt.
Prozess straffen senkt die Zeit dieser Schritte, während Volumen bündeln nur hilft, wenn der Bedarf wiederkehrt. Nur eine Strategie entfernt die Schritte selbst: alle Bestellungen bei einem einzigen Kreditor bündeln – wie stark sich das bei Tailspend auswirkt, zeigt der Beitrag zu versteckten Kosten in der Beschaffung.
Das ist der Kerngedanke des 1-Kreditor-Modells: ein Lieferant, ein Kreditor, eine konsolidierte Rechnung, während Agenten die Abwicklung im Hintergrund übernehmen. Keine Einmalkreditoren (ein Kreditor für sämtliche Einmalbedarfe, keine Lieferantenanlagen mehr).
Für die eigene Prozesskostenrechnung bedeutet das: Für jede künftige Bestellung fallen zwei Schritte aus der Formel heraus, einen Lieferanten neu anlegen und die Rechnung einzeln prüfen. Übrig bleibt ein fester, kurzer Ablauf. Egal, wie viele Anbieter dahinterstehen.
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