GWG-Bestellungen: Wenn Prozesskosten den Wert übersteigen

Was sind geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)?

Geringwertige Wirtschaftsgüter sind bewegliche, abnutzbare Gegenstände des Anlagevermögens, die ein Unternehmen selbständig nutzen kann. Sie kosten so wenig, dass das Steuerrecht ihre Abschreibung vereinfacht. Typische Beispiele sind ein Akkuschrauber für die Instandhaltung, ein Messgerät für die Qualitätssicherung oder ein Bürostuhl für einen neuen Arbeitsplatz in der Verwaltung.

Die Regeln stehen in § 6 Absatz 2 und 2a EStG, die Einzelheiten in R 6.13 der Einkommensteuer-Richtlinien im Amtlichen Einkommensteuer-Handbuch 2025 des Bundesfinanzministeriums. Maßgeblich sind die Anschaffungskosten ohne einen darin enthaltenen Vorsteuerbetrag, auch wenn dieser nicht abziehbar ist.

Die GWG-Grenzen: 250, 800 und 1.000 Euro

Für die Sofortabschreibung über 250 Euro müssen Anschaffungstag und Anschaffungskosten aufgezeichnet werden, sofern sie sich nicht bereits aus der Buchführung ergeben. Wer den Sammelposten wählt, muss ihn im Wirtschaftsjahr einheitlich für alle Güter über 250 bis 1.000 Euro anwenden, die in diesem Jahr angeschafft werden. Welche Variante passt, klärt Ihre Steuerberatung.

Wenn die Prozesskosten den Warenwert übersteigen

Ein Messgerät für 400 Euro durchläuft im Einkauf mindestens dieselben Grundschritte wie eine Maschine für 40.000 Euro. Ist der Anbieter neu, legt die Stammdatenpflege ihn zuerst als Lieferanten an. Danach gibt eine zuständige Stelle den Bedarf frei, der Einkauf bestellt, und am Ende prüft die Kreditorenbuchhaltung die Rechnung und gibt die Zahlung frei.

Der Aufwand pro Vorgang bleibt also fast gleich. Der Warenwert dagegen sinkt mit jeder kleineren Anschaffung, bis irgendwann die Abwicklung mehr kostet als die Ware.

Wo die Schwelle liegt, hängt von den Prozesskosten ab. Die Formel ist einfach. Sie lautet: beteiligte Schritte mal Zeit je Schritt mal Stundensatz, plus Systemkosten. Für eine Einzelbestellung rechnet Pedlar mit rund 500 Euro. Formel und Wert erläutert Pedlar auf der Seite Prozesskosten reduzieren.

Mit diesem Wert kostet jede Anschaffung unter rund 500 Euro netto in der Abwicklung mehr als die Ware selbst. Das betrifft alles bis zur Sofortabzugsgrenze von 250 Euro und den unteren Teil der GWG-Spanne bis 800 Euro. Gerade diese Güter lassen sich steuerlich am einfachsten buchen und sind im Verhältnis zu ihrem Wert am teuersten zu bestellen.

Das ist Pedlars Richtwert, keine Branchenstatistik. Ihr eigener Wert hängt davon ab, wie viele Freigabestufen eine Bestellung bei Ihnen durchläuft, wer an jedem Schritt beteiligt ist und welche Stundensätze für diese Personen gelten.

Wie Sie den eigenen Wert ermitteln, zeigt der Beitrag Prozesskosten pro Bestellung messen. Wie sich Kleinbestellungen allgemein schlanker abwickeln lassen, beschreibt der Beitrag Kleinbestellungen unter 500 Euro richtig abwickeln.

Eine GWG-Bestellung Schritt für Schritt

Dazu ein Rechenbeispiel. Die Instandhaltung braucht ein digitales Messgerät für 400 Euro netto, und der passende Anbieter hat mit Ihrem Unternehmen noch nie gearbeitet. Die Bestellung durchläuft dann vier Schritte.

1. Lieferantenanlage: Bevor jemand bestellen darf, legt die Stammdatenpflege den Anbieter mit Stammdaten und Bankverbindung an und prüft ihn.
2. Freigabe: Der Bedarf geht als Bestellanforderung an die zuständige Stelle, und erst nach ihrer Zustimmung bestellt der Einkauf.
3. Rechnungsprüfung: Die Kreditorenbuchhaltung gleicht die Rechnung mit Bestellung und Wareneingang ab und klärt Abweichungen mit dem Lieferanten.
4. Zahlung: Der neue Kreditor bekommt eine eigene Zahlung im nächsten Zahlungslauf.

Der erste Schritt fällt nur an, weil der Anbieter neu ist.

So sieht die Rechnung aus:

Mehr als die Hälfte der Gesamtkosten entfällt damit auf die Abwicklung. Die rund 500 Euro sind ein Gesamtwert. Wie er sich bei Ihnen auf die vier Schritte verteilt, rechnen Sie mit Ihren eigenen Minuten und Stundensätzen in dieser Vorlage nach.

Die Kosten je Zeile sind Minuten geteilt durch 60 mal Stundensatz. Die Summe ergibt Ihren Wert. Ein durchgerechnetes Beispiel mit Minuten, Stundensatz und Systemkosten steht im oben verlinkten Beitrag zur Messung der Prozesskosten.

Nach der Bestellung bleibt der Anbieter im Kreditorenstamm. Folgt keine zweite Bestellung, wird sein Datensatz weiter gepflegt und nie wieder genutzt. Wer sich den Aufwand sparen will, bestellt mit der Firmenkreditkarte am Prozess vorbei. Wie Sie dieses Maverick Buying verhindern, beschreibt ein eigener Beitrag.

Ein Kreditor für alle GWG-Bestellungen

Regelkonform gibt es für eine kleine Einzelbestellung zwei Wege. Entweder bekommt jeder neue Lieferant einen eigenen Kreditor, oder Sie nutzen das 1-Kreditor-Modell, in dem alle Einmalbedarfe über einen einzigen Kreditor laufen.

Im 1-Kreditor-Modell übernimmt ein zentraler Dienstleister jede Einzelbestellung. Er steht als einziger Kreditor im System, während die eigentlichen Lieferanten, vom Spezialhändler bis zum Hersteller, für Ihre Buchhaltung im Hintergrund bleiben. Damit das funktioniert, muss die abwickelnde Stelle einmal angelegt sein und jede Bestellung vollständig übernehmen können. Diese abwickelnde Stelle ist Pedlar. Pedlar betreibt dieses Modell als Managed Service.

Pedlar wird einmalig als Kreditor in Ihrem ERP-System hinterlegt. Jede weitere Anschaffung läuft danach gleich ab, ganz gleich, ob es um ein GWG, ein Ersatzteil oder Verbrauchsmaterial geht und bei welchem Lieferanten Sie bestellen.

1. Sie bestellen: Sie wählen Artikel und Lieferanten und schicken die Bestellung an Pedlar.
2. Pedlar kauft ein: Pedlar bestellt im eigenen Namen beim Lieferanten und bezahlt ihn.
3. Direkt geliefert: Die Ware kommt vom Lieferanten direkt an Ihren Standort.
4. Rechnung von Pedlar: Pro Bestellung kommt eine Rechnung von Pedlar.

Ihre Bestellung geht wie gewohnt per E-Mail raus, nur an bestellungen@pedlar.de. Angebot oder Produktlink hängen Sie an. Der Lieferant dahinter braucht bei Ihnen keine Stammdaten.

Für das Messgerät aus dem Rechenbeispiel entfällt damit die Lieferantenanlage, weil der Anbieter bei Ihnen gar nicht als Kreditor auftaucht. Rechnungsprüfung und Zahlung laufen gegen Pedlar, also gegen einen Kreditor, den Ihre Buchhaltung bereits kennt und für den keine neuen Stammdaten anfallen. Ihr Vertragspartner ist Pedlar, auch bei Retouren und Gewährleistung.

Nebeneinander sieht dieselbe Bestellung so aus:

Wir berechnen eine Service-Pauschale, die vom Bestellvolumen abhängt. Ob sich die Umstellung lohnt, rechnen Sie mit der Vorlage oben nach. Stellen Sie die Kosten der Zeilen, die wegfallen oder kleiner werden, gegen diese Pauschale.

Wann der eigene Lieferant die bessere Wahl bleibt

Das Modell ist für Einmalbedarfe gedacht. Bestellen Sie bei einem Lieferanten regelmäßig, etwa über einen Rahmenvertrag, verteilt sich der Aufwand seiner Anlage auf viele Bestellungen, und dann lohnt sich ein eigener Kreditor. Ihr Katalog bleibt für den Standardbedarf. Mehr dazu im Beitrag zum Tail Spend Management.

Häufige Fragen zu GWG und Einmalbedarfen

Bis zu welchem Betrag gilt ein Wirtschaftsgut als GWG?

Bis 800 Euro netto darf ein selbständig nutzbares, bewegliches und abnutzbares Wirtschaftsgut des Anlagevermögens im Jahr der Anschaffung voll abgeschrieben werden. Grundlage ist § 6 Absatz 2 EStG. Die Sofortabschreibung ist dort ein Wahlrecht und keine Pflicht.

Senkt die GWG-Grenze die Kosten einer Bestellung?

Nein. Die Grenze regelt nur die Buchung. Die Schritte der Bestellung bleiben unabhängig vom Warenwert dieselben, und am teuersten wird es, wenn dafür ein neuer Lieferant angelegt, geprüft und einzeln bezahlt werden muss.

Woran erkenne ich, ob sich ein einziger Kreditor für Einmalbedarfe lohnt?

Ein Blick in den Kreditorenstamm genügt. Prüfen Sie dort, zum Beispiel für die letzten zwei Geschäftsjahre, wie viele Lieferanten seit ihrer Anlage nur eine einzige Bestellung erhalten haben. Ist das ein nennenswerter Teil, verursachen Ihre kleinen Anschaffungen mehr Stammdatenpflege, Rechnungsprüfung und Zahlungsläufe als nötig.

Der Bestellweg bestimmt die Kosten

Was eine kleine Anschaffung am Ende kostet, hängt neben dem Preis am Weg der Bestellung durch Einkauf, Freigabe und Buchhaltung. Die GWG-Regeln vereinfachen nur die Buchung. Ein einziger Kreditor für alle Einmalbedarfe nimmt die Lieferantenanlage aus diesem Weg.

Erfahren Sie, wie das 1-Kreditor-Modell Ihre GWG-Anschaffungen ohne neue Lieferantenanlagen abwickelt: Gespräch vereinbaren →