CpD-Konto: Was es ist und warum Konzerne es klein halten

Ein CpD-Konto ist ein Sammelkonto in der Kreditorenbuchhaltung für Lieferanten, bei denen ein Unternehmen nur einmal oder sehr selten kauft. CpD steht für „Conto pro Diverse“. Statt für jeden dieser Lieferanten einen eigenen Stammsatz anzulegen, bucht die Buchhaltung alle Rechnungen auf eine gemeinsame Kontonummer. Name, Anschrift und Bankverbindung stehen dann nicht im Stamm, sondern im jeweiligen Beleg.

Für eine einzelne Erstattung ist das pragmatisch. Für die Compliance ist es ein blinder Fleck, denn jeder Lieferant auf dem CpD-Konto umgeht die Freigabe, die für angelegte Lieferanten gilt. Dieser Artikel zeigt, wie ein CpD-Konto funktioniert, warum große Unternehmen es eng begrenzen und was sich ändert, wenn ein einziger Kreditor für alle Einmalbedarfe steht.

Was ist ein CpD-Konto?

Ein CpD-Konto ist ein Kreditor ohne festen Geschäftspartner dahinter, der im ERP als ganz normale Kontonummer existiert, oft in einer eigenen Kontengruppe für Einmalkreditoren. Der Unterschied liegt in den Stammdaten.

Der CpD-Kreditor trägt keinen echten Lieferantennamen und keine Bankverbindung, denn diese Angaben kommen erst mit der Buchung ins System. Für jede Rechnung tippt die Buchhaltung den Lieferanten neu ein. Auf der Verkaufsseite heißt das Gegenstück CpD-Debitor.

Der Gedanke dahinter ist nachvollziehbar. Eine vollständige Lieferantenanlage mit Prüfung und Freigabe lohnt sich nicht für eine Rechnung, die nie wiederkommt.

Wie funktioniert ein CpD-Kreditor im ERP?

In SAP läuft das so, und andere ERP-Systeme arbeiten ähnlich: Die Buchhaltung bucht die Rechnung eines unbekannten Lieferanten auf den CpD-Kreditor. Beim Erfassen öffnet das System laut SAP-Dokumentation ein zusätzliches Erfassungsbild für die Adress- und Bankdaten, und die Buchhaltung füllt es aus der Rechnung heraus.

Die Zahlung läuft über den normalen Zahllauf, wobei das System die Bankverbindung aus dem einzelnen Beleg zieht und nicht aus einem Stammsatz. Kauft das Unternehmen dreimal bei drei verschiedenen Anbietern, entstehen drei Belege mit jeweils eigenen Lieferantendaten auf derselben Kontonummer, und die Buchhaltung erfasst, prüft und bezahlt jeden davon einzeln.

Der CpD-Kreditor ist schnell, weil niemand einen Stammsatz anlegen muss. Dieselbe Bauweise erklärt aber, warum er sich später schwer auswerten lässt: Für das ERP sind alle diese Anbieter ein einziger Kreditor.

Warum große Unternehmen CpD-Konten begrenzen

In großen Unternehmen ist das CpD-Konto vor allem eine Frage der Kontrolle. Jeder neue Lieferant durchläuft dort normalerweise eine Freigabe, bevor das Unternehmen ihn bezahlt. Das CpD-Konto führt an dieser Freigabe vorbei, und zwar an drei Stellen:

• Die Funktionstrennung fehlt. Bei angelegten Lieferanten pflegt eine Stelle die Stammdaten, eine andere bucht die Rechnungen. Auf dem CpD-Konto erfasst dieselbe Person Rechnung und Bankverbindung in einem Schritt, oft ohne zweite Freigabe.
• Die Sanktionsprüfung läuft ins Leere. EU-Sanktionen verbieten jedem Unternehmen in der EU, gelisteten Personen und Firmen Geld zur Verfügung zu stellen. Lieferanten prüft man deshalb gegen die Sanktionslisten, meist bei der Anlage des Stammsatzes. Ein CpD-Lieferant hat keinen Stammsatz. Gleicht niemand die einzelne Buchung ab, bleibt sie ungeprüft.
• Die Bankdaten sind das Einfallstor. Weil die IBAN mit jedem Beleg neu ins System kommt, greift keine Freigabe für geänderte Bankdaten. Gefälschte Rechnungen mit einer fremden IBAN haben hier leichtes Spiel.

Auch in der Abschlussprüfung kann das zum Thema werden. Abschlussprüfer beurteilen das interne Kontrollsystem, auch in der Kreditorenbuchhaltung. Auf dem CpD-Konto finden sie keinen Stammsatz, an dem sich ein Lieferant prüfen lässt, also muss die Buchhaltung jede unklare Position einzeln belegen.

Viele Unternehmen lassen das CpD-Konto deshalb nur für eng begrenzte Fälle zu, etwa für Erstattungen an Privatpersonen oder kleine Einmalbeträge. Eine interne Regel legt fest, bis zu welchem Betrag es genutzt werden darf.

Wo das CpD-Konto im Alltag an seine Grenzen kommt

In der Praxis landen auf dem CpD-Konto oft Lieferanten, die gar nicht einmalig sind. Die Fachabteilung braucht ein Ersatzteil, einen Montage-Service oder Material für eine Messe, und weil eine reguläre Lieferantenanlage zu lange dauert, läuft die Rechnung eben über CpD. Ein paar Monate später kommt derselbe Anbieter wieder. Und dann noch einmal.

Jeder dieser Wiederholer läuft dauerhaft an der Lieferantenfreigabe vorbei. Dazu kommen zwei Schwächen, die mit jeder Buchung wachsen:

• Die Arbeit wandert in den Beleg. Was bei einem angelegten Lieferanten einmal im Stammsatz steht, tippt die Buchhaltung bei jeder Rechnung neu ein.
• Die Historie fehlt. Alle Anbieter teilen sich eine Kontonummer. Wie viel Volumen bei welchem Lieferanten liegt, sieht niemand ohne Handarbeit.

CpD-Konto oder ein fester Kreditor für alle Einmalbedarfe

Die naheliegende Alternative, ein eigener Kreditor für jeden einzelnen Lieferanten, schließt die Kontrolllücken, aber zum vollen Preis. Jede Anlage kostet Prüfung, Freigabe und Pflege, also genau den Aufwand, den das CpD-Konto vermeiden wollte. Eine einzelne Einmalbestellung kostet im klassischen Ablauf rund 500 € an Prozesskosten, wie unser Vergleich der Wege für Einmalbestellungen zeigt.

Die Abbildung zeigt deshalb eine andere Variante: dieselben drei Einmalbestellungen einmal auf dem CpD-Konto und einmal auf einem einzigen festen Kreditor, über den alle Einmalbedarfe laufen.

Vier Fragen machen den Unterschied deutlich.

Wo stehen die Lieferantendaten? Auf dem CpD-Konto stehen sie in jedem Beleg neu, von Hand erfasst, beim festen Kreditor dagegen einmal im Stamm des Kreditors.

Wann wird geprüft? Auf dem CpD-Konto muss die Prüfung bei jeder einzelnen Buchung stattfinden, beim festen Kreditor nur einmal, bei der Anlage des Kreditors.

Wer bezahlt den Lieferanten? Auf dem CpD-Konto zahlt Ihre Buchhaltung, mit Bankdaten pro Beleg. Beim festen Kreditor zahlen Sie nur ihn.

Wer ist Vertragspartner bei Retouren? Auf dem CpD-Konto ist es der jeweilige Lieferant, für den Sie nie einen Stammsatz angelegt haben, beim festen Kreditor der Kreditor selbst.

Hier setzt das 1-Kreditor-Modell an. Pedlar wird einmalig als Kreditor in Ihrem ERP-System hinterlegt. Danach laufen Bestellung, Zahlung und Rechnung für jeden Einmalbedarf über Pedlar; geliefert wird direkt vom Anbieter an Ihren Standort.

Pedlar bestellt im eigenen Namen beim Lieferanten und bezahlt ihn. Pro Bestellung kommt eine Rechnung von Pedlar, und Ihr Vertragspartner ist Pedlar, auch bei Retouren und Gewährleistung.

Der Lieferant dahinter braucht bei Ihnen keine Stammdaten, und Ihre Freigabe läuft einmal, bei der Anlage von Pedlar als Kreditor. Danach zahlt Ihre Buchhaltung immer an dieselbe freigegebene Bankverbindung. Pedlar gleicht seine Lieferanten jede Nacht mit den Sanktionslisten der EU, der USA und Großbritanniens ab. Pedlar betreibt dieses Modell als Managed Service.

So prüfen Sie Ihr CpD-Konto mit einem Export

Ob Ihr CpD-Konto noch ein Ausweg ist oder schon ein Dauerzustand, zeigt eine einfache Auswertung. Dafür reicht ein Export der Buchungen auf dem CpD-Kreditor der letzten zwölf Monate mit Name, IBAN, Umsatzsteuer-ID und Betrag. In SAP stehen Name, Anschrift und Bankverbindung der CpD-Belege in der Tabelle BSEC, den Betrag liefert die Belegposition.

1. Zählen Sie die Belege. Die Anzahl zeigt, wie viel Erfassungsarbeit in diesem Konto steckt.
2. Gruppieren Sie nach IBAN und Umsatzsteuer-ID. Jede Bankverbindung oder USt-ID mit zwei oder mehr Belegen gehört zu einem Lieferanten, der kein Einmal-Lieferant mehr ist.
3. Gruppieren Sie nach Name. Gleichen Sie vorher die Schreibweisen an, denn „Müller GmbH“ und „Mueller GmbH“ sind für das ERP zwei verschiedene Lieferanten. Hat ein Name mehrere IBANs, muss dieser Fall vor jeder weiteren Zahlung geklärt werden.
4. Summieren Sie die Beträge der Wiederholer. Diese Summe ist das Volumen, das eigentlich nicht mehr auf das CpD-Konto gehört.

Jeder Wiederholer aus Schritt 2 und 3 ist ein Lieferant, den Ihre Lieferantenfreigabe nie gesehen hat und den jemand bei jeder Buchung gegen die Sanktionslisten prüfen müsste. Im nächsten Jahr erfasst die Buchhaltung ihn wieder von Hand. Diese Lieferanten gehören auf einen Kreditor mit Stammsatz und Freigabe. Welche Wege es neben CpD noch gibt, beschreibt unser Artikel zum Bestellen ohne Lieferantenanlage.

Häufige Fragen

Was bedeutet CpD? CpD steht für „Conto pro Diverse“. Das ist ein Sammelkonto für Geschäftspartner, mit denen ein Unternehmen nur einmal oder selten Geschäfte macht, als CpD-Kreditor für Lieferanten und als CpD-Debitor für Kunden.

Ist ein CpD-Konto unzulässig? Nein, verboten ist es nicht. Die Rechnung muss aber die Angaben nach § 14 UStG enthalten. Weil das Konto Lieferantenfreigabe und Sanktionsprüfung umgeht, lassen viele große Unternehmen es nur für eng begrenzte Fälle mit festen Betragsgrenzen zu.

Wann gehört ein Lieferant nicht mehr auf das CpD-Konto? Spätestens wenn derselbe Lieferant ein zweites Mal kommt, denn ab dann umgeht er Freigabe und Sanktionsprüfung regelmäßig, und die Erfassung wiederholt sich. Er gehört dann auf einen eigenen Stammsatz oder auf einen Kreditor, über den alle Einmalbedarfe laufen, wie im 1-Kreditor-Modell.

Muss ich für das 1-Kreditor-Modell neue Lieferanten anlegen? Nein, Pedlar wird einmalig als Kreditor in Ihrem ERP-System hinterlegt, und die Lieferanten, bei denen Pedlar für Sie bestellt, brauchen bei Ihnen keine Stammdaten.

Erfahren Sie, wie das 1-Kreditor-Modell Ihr CpD-Konto entlastet: Gespräch vereinbaren →