Einkaufsdienstleister: Welches Modell passt zu Ihrem Einkauf?

Ein Einkaufsdienstleister übernimmt Aufgaben des Einkaufs, die ein Unternehmen nicht selbst erledigen will oder kann, von der Beratung bei Ausschreibungen bis zur kompletten Abwicklung einzelner Bestellungen. Welche Arbeit tatsächlich das Haus verlässt, hängt vom Modell ab, und vor allem von einer Frage: Wer steht als Kreditor in Ihrem ERP?

Dieser Artikel ordnet die drei gängigen Arten von Einkaufsdienstleistern, zeigt, was jeweils im Unternehmen bleibt, und woran Sie den passenden Anbieter für die indirekte Beschaffung erkennen.

Was macht ein Einkaufsdienstleister?

Ein Einkaufsdienstleister arbeitet für den Einkauf eines Unternehmens, ohne zu dessen Organisation zu gehören. Manche Anbieter nennen sich auch Beschaffungsdienstleister, und ihr Angebot heißt dann Einkaufs-Outsourcing oder Procurement Outsourcing. Im Kern meinen alle diese Begriffe dasselbe: Ein externer Partner übernimmt einen Teil der Arbeit, die sonst im eigenen Einkauf liegt.

Meist geht es dabei um die indirekte Beschaffung, also alles, was nicht in das eigene Produkt eingeht. Dazu gehören Ersatzteile, Werkzeuge, Dienstleistungen, Messebedarf oder IT-Zubehör, und viele davon stehen in keinem Katalog und brauchen oft einen neuen Lieferanten. Diese Bedarfe sind kleinteilig und verteilen sich auf viele Lieferanten.

Einkaufsleiter verbringen im Schnitt fast drei Viertel ihrer Zeit mit operativer Abwicklung statt mit strategischem Einkauf, wie der Global CPO Survey 2021 von Deloitte zeigt. Etwa 80 % der Vorgänge im indirekten Einkauf sind Einmalbedarfe, sie machen aber nur rund 30 % des Volumens aus. Genau dort unterscheiden sich die Dienstleister.

Drei Arten von Einkaufsdienstleistern

Die Abbildung ordnet die drei Arten nach einer einfachen Frage: Von wem kommt am Ende die Rechnung, und wer steht damit als Kreditor in Ihrem ERP?

Strategischer Einkauf

Strategische Dienstleister arbeiten auf der Ebene von Warengruppen, Ausschreibungen und Verhandlungen: Sie analysieren Ausgaben, bündeln Bedarfe und verhandeln Rahmenverträge mit wenigen, gut ausgewählten Lieferanten. Das Ergebnis sind bessere Konditionen.

Die Bestellungen laufen danach weiter im eigenen Haus. Die Lieferanten bleiben Ihre Kreditoren. Für Einmalbedarfe ändert dieses Modell wenig, weil sich eine Ausschreibung für einen kleinen Einzelkauf nicht lohnt.

Operativer Einkauf

Operative Dienstleister übernehmen das Tagesgeschäft: Anfragen, Bestellungen, Lieferantenkontakt und oft auch die Nachverfolgung von Lieferterminen. Meist läuft das unter dem Begriff Business Process Outsourcing, kurz BPO: Der Dienstleister übernimmt einen ganzen Prozess und arbeitet häufig direkt in den Systemen des Kunden. Auch das 1-Kreditor-Modell ist eine Form von BPO.

Mit einem operativen Dienstleister gewinnt der Einkauf spürbar Zeit. Die kaufmännische Seite bleibt jedoch, wo sie war.

Auch hier bleiben die Lieferanten Ihre Kreditoren: Jeder neue Anbieter braucht einen Stammsatz, jede Rechnung geht durch Ihre Prüfung, und Ihre Buchhaltung bezahlt jeden Lieferanten einzeln. Den Unterschied zwischen reiner Kommunikation und kaufmännischer Abwicklung beschreibt unser Artikel zum Auslagern von Tail Spend an einen BPO-Dienstleister genauer.

1-Kreditor-Modell

Im 1-Kreditor-Modell übernimmt der Dienstleister Bestellung, Zahlung und Rechnung für Einmalbedarfe. Er kauft im eigenen Namen bei den Lieferanten ein, und für das Unternehmen steht damit nur ein Kreditor im ERP, egal wie viele Anbieter dahinter liefern.

Pedlar wird einmalig als Kreditor in Ihrem ERP-System hinterlegt. Danach laufen Bestellung, Zahlung und Rechnung für jeden Einmalbedarf über Pedlar; geliefert wird direkt vom Anbieter an Ihren Standort. Pro Bestellung kommt eine Rechnung von Pedlar, und Ihr Vertragspartner ist Pedlar, auch bei Retouren und Gewährleistung. Pedlar betreibt dieses Modell als Managed Service.

Wie viele Lieferanten so hinter einem Kreditor zusammenkommen, zeigen Pedlars eigene Bestelldaten aus den zwölf Monaten von Oktober 2025 bis September 2026. In diesem Zeitraum liefen bei einem einzelnen Pedlar-Kunden Bestellungen an über 600 verschiedene Lieferanten, und im ERP steht dafür ein einziger Kreditor.

Wer welche Aufgabe übernimmt

Kein Einkaufsdienstleister nimmt alles ab. Was gebraucht wird, entscheidet immer das Unternehmen selbst, ebenso wie Budget, Freigaben und die Verantwortung dafür, dass interne Richtlinien eingehalten werden.

So verschiebt sich die Arbeit zwischen den Modellen:

Im 1-Kreditor-Modell wählen Sie Artikel und Lieferanten weiterhin selbst und schicken die Bestellung an den Dienstleister.

Ein Beispiel: Die Instandhaltung braucht ein Ersatzteil. Der Händler ist neu für Ihr Unternehmen. Beim strategischen Dienstleister bestellen Sie selbst, beim operativen bestellt der Dienstleister. In beiden Fällen legt Ihre Buchhaltung den Händler aber als Kreditor an, prüft seine Rechnung und bezahlt ihn.

Im 1-Kreditor-Modell bestellt und bezahlt der Dienstleister. Ihre Buchhaltung legt den Händler nie an. Sie bekommen eine Rechnung des Dienstleisters zu genau dieser Bestellung.

Bei Pedlar kommt die Bestellung zum Beispiel per E-Mail an bestellungen@pedlar.de, mit Angebot oder Produktlink im Anhang. Wenn Sie SAP Ariba, Coupa oder ein anderes E-Procurement-System mit cXML- oder OCI-Punchout nutzen, bestellen Sie über Pedlar Intake direkt aus Ihrem System. Der Warenkorb folgt dort Ihren Freigaberegeln.

Wie viel Aufwand spart das Auslagern der indirekten Beschaffung?

Die Antwort hängt vom Modell ab. Eine einzelne Einmalbestellung kostet im klassischen Ablauf rund 500 € an Prozesskosten, wie unser Vergleich der Wege für Einmalbestellungen vorrechnet.

Ein strategischer Dienstleister senkt vor allem die Preise im wiederkehrenden Bedarf, an den Prozesskosten einer Einmalbestellung ändert er wenig. Ein operativer Dienstleister spart Zeit im Einkauf. Die Buchhaltung arbeitet aber weiter jeden Lieferanten einzeln ab.

Erst wenn die Kreditorenanlage und die Einzelzahlung an jeden Lieferanten wegfallen, sinken die Prozesskosten deutlich, im 1-Kreditor-Modell nach Pedlars Kalkulation um bis zu 85 % pro Einmalbestellung.

Woran Sie den passenden Anbieter erkennen

Welches Modell passt, entscheiden Ihre Bedarfe. Bei großen, planbaren Volumen hilft ein strategischer Partner. Ein operativer Dienstleister passt, wenn vor allem Kapazität im Einkauf fehlt und Ihre Buchhaltung die Lieferanten weiter selbst anlegen und bezahlen kann.

Für viele kleine Einmalbedarfe passt ein Modell, das auch Bestellung, Zahlung und Rechnung übernimmt, wie das 1-Kreditor-Modell. Ob Sie Ihren Tail Spend überhaupt auslagern oder besser selbst optimieren sollten, klärt unser Vergleich der beiden Wege.

Diese Fragen helfen beim Vergleich der Anbieter:

1. Wer steht nach dem Auslagern als Kreditor in Ihrem ERP? Der Dienstleister selbst oder weiterhin jeder einzelne Lieferant?
2. Wer bezahlt die Lieferanten? Wenn Ihre Buchhaltung weiter jeden Lieferanten einzeln bezahlt, bleibt ein großer Teil des Aufwands im Haus.
3. Wer ist Vertragspartner bei Retouren und Gewährleistung?
4. Wählen Sie Artikel und Lieferanten weiterhin selbst? Oder legt der Dienstleister fest, wo gekauft wird?
5. Wie kommt die Bestellung zum Dienstleister? Per E-Mail, über Ihr E-Procurement-System oder über ein eigenes Portal?
6. Wie wird abgerechnet? Mit einer Gebühr pro Bestellung, einem Aufschlag auf den Preis oder einem festen Monatsbetrag?

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Einkaufsdienstleister und Beschaffungsdienstleister? In der Praxis meinen beide Begriffe dasselbe. Wichtiger als der Name ist, was der Anbieter tatsächlich übernimmt.

Lohnt sich ein Einkaufsdienstleister auch für mittelständische Unternehmen? Ja, gerade dort, wo der Einkauf klein besetzt ist und Einmalbedarfe viel Zeit binden, sofern das Modell zur Art der Bedarfe passt.

Was kostet ein Einkaufsdienstleister? Das hängt vom Modell ab. Strategische Berater rechnen meist nach Projekt oder Ersparnis ab, operative Dienstleister nach Aufwand. Bei Pedlar fällt für Bestellungen per Angebot oder Produktlink eine Service-Pauschale an, die vom Bestellvolumen abhängt, ohne Fixkosten und ohne Mindestabnahme.

Muss ich meine Lieferanten wechseln? Nein. Im 1-Kreditor-Modell wählen Sie Artikel und Lieferanten weiterhin selbst. Pedlar wickelt die Bestellung im Hintergrund ab. Pedlar bestellt im eigenen Namen beim Lieferanten und bezahlt ihn.

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