E-Procurement-Suiten und Kataloge lösen planbaren Standardbedarf. Bei echten Einmalbedarfen bleibt die Kreditorenanlage – dort öffnet sich die Tail-Spend-Lücke.
Warum bleibt bei Tail Spend eine Lücke offen, obwohl im Unternehmen längst eine E-Procurement-Suite oder ein Katalogsystem läuft? Der Grund liegt im Katalog selbst. Er deckt planbaren Standardbedarf zuverlässig ab, doch ein Lieferant außerhalb der kuratierten Liste braucht trotzdem einen eigenen Kreditor im ERP – genau den Schritt, den die Suite eigentlich vermeiden sollte.
Für Büromaterial funktioniert das gut. Für das seltene Ersatzteil gilt das nicht. Für die Sonderanfertigung zur Messe oder die einmalige Dienstleistung bleibt der gewohnte Weg: Anbieter finden, Kreditor anlegen, Rechnung einzeln prüfen, während die Suite daneben unverändert weiterläuft.
Katalogsysteme und E-Procurement-Suiten bündeln viele Lieferanten auf einer Oberfläche. Das macht die Bestellung selbst komfortabler: Freigabewege lassen sich digital abbilden, Preise vergleichen sich auf einen Blick, und wiederkehrende Standardartikel wie Büromaterial oder Arbeitsschutz laufen weitgehend automatisiert durch den Prozess.
Genau darin liegt die Stärke des Modells. Planbarer Bedarf lässt sich vorab kuratieren. Ein Lieferant, der regelmäßig liefert, zahlt die Mühe der Anlage über viele Bestellungen zurück, weil derselbe Kreditor immer wieder verwendet wird und sich nie neu anlegen muss.
Eine einfache Frage entscheidet darüber: Kommt bei Ihnen derselbe Artikel in absehbarer Zeit wieder? Bei Büromaterial, Standardwerkzeug oder Arbeitsschutz lautet die Antwort meist ja, und die Mühe der Kuration zahlt sich über viele Bestellungen aus.
Bei einem Ersatzteil für eine Sondermaschine, einer Anfertigung für den nächsten Messestand oder einer einmaligen Dienstleistung lautet sie fast immer nein. Genau diese Bedarfe bleiben außerhalb der Suite, egal wie umfangreich der Katalog wird.
Für echte Einmalbedarfe gilt das nicht. Die Instandhaltung braucht zum Beispiel eine Sonderdichtung für eine 15 Jahre alte Sondermaschine – einmalig, für rund 340 Euro (illustrativ). Das lohnt sich selten. Bis dieselbe Dichtung erneut gebraucht wird, vergehen oft Jahre, wenn überhaupt.
Bestellt die Fachabteilung trotzdem außerhalb der Suite, bleibt die volle Lieferantenanlage bestehen: Stammdaten erfassen, Bonität prüfen, Kreditor im ERP anlegen. Der Katalog kennt diesen Lieferanten schlicht nicht.
Der Unterschied zeigt sich zwischen indirekter Beschaffung im Allgemeinen und dem tatsächlichen Tail Spend. Ein kuratierter Katalog deckt die planbaren C-Teile ab, für die sich eine feste Lieferantenbeziehung lohnt. Echte Kleinstbestellungen fallen trotzdem durch das Raster.
Setzen Sie SAP Ariba oder Coupa bereits ein, ändert das am strukturellen Problem wenig. Beide Suiten organisieren den freigegebenen Katalog hervorragend. Das gilt laut SAP Ariba selbst unter anderem für Freigabewege, Preisvergleich und Katalog-Content-Pflege. Sie kennen aber denselben blinden Fleck bei allem, was nicht vorab kuratiert wurde.
Ein einziger Kreditor ergänzt sie, statt sie zu ersetzen.
Ein neues System entsteht dabei nicht. Der bestehende Bestellprozess bleibt unangetastet und wächst nur um einen zusätzlichen Kreditor.
Was fehlt, ist ein zweiter Weg neben der Suite: ein Kreditor, der jeden neuen Einmalbedarf aufnimmt, unabhängig davon, welcher Lieferant am Ende tatsächlich liefert. Ob ein Unternehmen dafür einen externen BPO-Dienstleister beauftragt oder eine eigene Punchout-Anbindung aufbaut, bleibt zunächst offen. Entscheidend ist nur, dass der zweite Weg existiert.
Pedlar betreibt dieses Modell als Managed Service. Neben SAP Ariba oder Coupa übernimmt dieser eine Kreditor genau den Teil des Bedarfs, für den sich kein Katalogeintrag lohnt.
Die Lücke ist nicht überall gleich groß. Andere Unternehmen merken sie kaum. Besonders betroffen sind industrielle und produzierende Unternehmen mit breiten Warengruppen und mehreren Standorten.
Dort treffen viele Fachabteilungen auf eine ständig wechselnde Zahl an Einmallieferanten, während die E-Procurement-Suite davon nur den planbaren Teil abdeckt. Je mehr Standorte und Warengruppen ein Unternehmen führt, desto größer wird der Anteil, der am Katalog vorbeiläuft, und desto stärker macht sich ein ergänzender Kreditor bezahlt.
Nein. Er ergänzt die Suite um den Teil des Bedarfs, für den sich kein Katalogeintrag lohnt. Planbarer Standardbedarf bleibt weiterhin im Katalog, und beide Wege laufen parallel, ohne sich gegenseitig zu ersetzen.
Weil jeder zusätzliche Katalog-Lieferant denselben Kreditor-Pflegeaufwand mitbringt, den die Suite eigentlich vermeiden soll. Für einen einzigen Kauf lohnt sich das nie.
Über eine Punchout-Anbindung erscheint er als zusätzlicher Katalog neben den bestehenden. Bestellanforderung, Bestellung und Rechnungsprüfung bleiben dabei unverändert.
Nein, notwendig ist das nicht, denn die Punchout-Anbindung ergänzt lediglich das bestehende System, neben der weiterhin möglichen klassischen E-Mail-Abwicklung.
Erfahren Sie, wie das 1-Kreditor-Modell die Tail-Spend-Lücke neben Ihrer E-Procurement-Suite schließt: Gespräch vereinbaren →
