Warum Tailspend administrativ teuer ist, der Unterschied zur Lieferantenkonsolidierung, Maverick Buying und wann sich ein Einzelkreditorenmodell lohnt.
Öffnen Sie Ihren Kreditorenstamm und filtern Sie nach Kreditoren mit genau einer Bestellung im letzten Jahr. In mittelständischen Unternehmen und Konzernen mit vielen Kleinbestellungen sammeln sich dort Einträge an, die jeweils genau einmal gebraucht wurden, und jeder davon hat einen vollständigen Beschaffungsprozess ausgelöst: Lieferantenanlage, Rechnungsprüfung, Zahllauf. Bei Kleinbestellungen unter 1.000 € können diese Prozesskosten den Warenwert der bestellten Artikel übersteigen.
Genau für dieses Problem existiert das Einzelkreditorenmodell. Am Ende steht ein Selbsttest mit Ihren eigenen Zahlen.
Definition: Das Einzelkreditorenmodell (auch Einzelkreditoren-Modell, 1-Kreditor-Modell oder Single-Creditor-Modell, englisch single creditor model) bündelt Einmalbedarfe, C-Teile und Kleinbestellungen über einen einzigen, einmalig im ERP-System angelegten Kreditor.
Drei Begriffe werden rund um das Modell regelmäßig vermischt, und die Unterscheidung entscheidet darüber, ob der häufigste Einwand gegen das Modell, die Abhängigkeit von einem Lieferanten, überhaupt greift:
Das Einzelkreditorenmodell ist Kreditorenkonsolidierung, nicht Lieferantenkonsolidierung und nicht Single Source. Wer heute bei hundert verschiedenen Anbietern bestellt, bestellt auch morgen bei hundert verschiedenen Anbietern; konsolidiert wird der Rechnungsweg, nicht die Bezugsquelle. Eine Abhängigkeit von einem einzelnen Lieferanten entsteht dadurch nicht. Genau diese Trennung ist die Grundlage des Modells, das Pedlar als Managed Service betreibt.
Tailspend bezeichnet die vielen kleinen, unregelmäßigen Bestellungen am Ende der Ausgabenverteilung: viele Vorgänge, geringer Anteil am Einkaufsvolumen. Eine ausführliche Einführung in Ursachen und Steuerung bietet unser Grundlagenartikel zum Tailspend Management.
Teuer ist daran weniger der Einkaufspreis als der Prozess. Jeder neue Anbieter löst eine Lieferantenanlage mit Prüfungen und manuellen Abstimmungen aus, der Kreditorenstamm wächst mit jedem Einmalbedarf, und die Kreditorenbuchhaltung prüft Einzelrechnungen von Rechnungsstellern, die nie wieder auftauchen. Warum gerade Einmalbedarfe dabei systematisch übersehen werden, analysiert unser Beitrag zum blinden Fleck Einmalbedarfe.
Das 1-Kreditor-Modell bündelt alle Einmalbedarfe über einen einzigen Kreditor, unabhängig davon, wie viele Lieferanten dahinter tatsächlich liefern. Lieferantenanlage, Freigabe und Rechnungsprüfung entfallen pro Bestellung, weil jeder Einmalbedarf über dieselbe bestehende Beziehung läuft. Das Modell ersetzt keine Kataloglösung für Standardartikel, sondern schließt die Lücke bei Ersatzteilen, Spezialbedarfen und Dienstleistungen.
Eine ausführliche Erklärung von Definition, Ablauf und Vorteilen finden Sie im Beitrag Das 1-Kreditor-Modell: Definition, Ablauf und Vorteile.
Maverick Buying, also Bestellungen am regulären Beschaffungsprozess vorbei, entsteht nicht aus Böswilligkeit, sondern weil der offizielle Weg zu aufwendig ist. Wenn eine Kleinbestellung eine Lieferantenanlage mit mehreren Beteiligten auslöst, sucht sich der Bedarfsträger den schnelleren Weg.
Das Einzelkreditorenmodell reduziert diese Ausweichkäufe strukturell: Mit Pedlar existiert ein schneller Kanal, der trotzdem innerhalb Ihrer Compliance-Regeln bleibt. Jeder Einmalbedarf läuft als normale ERP-Bestellung, prüffähig und mit revisionssicherer Dokumentation der Einzelvorgänge.
Ob sich das Einzelkreditorenmodell für Ihr Unternehmen rechnet, lässt sich mit einer einfachen Spend-Analyse prüfen. Fünf Kennzahlen genügen für den Selbsttest:
Je mehr Einmalbestellungen pro Jahr, desto größer der Effekt. Das Modell richtet sich an Unternehmen, die regelmäßig Einmalbedarfe und C-Teile beschaffen und dafür heute jedes Mal neue Lieferanten anlegen: vom Mittelstand bis zum Konzern, besonders mit ERP-Systemen wie SAP. Am stärksten wirkt es bei nicht katalogisierten Artikeln und Services, bei dezentralen Fachbereichsanfragen und bei Gelegenheitskäufen, deren Prozesskosten den Warenwert übersteigen.
Nein. Das Einzelkreditorenmodell ist Kreditorenkonsolidierung, nicht Single Source: Die Zahl der tatsächlichen Anbieter bleibt unverändert. Sie bestimmen weiterhin, bei welchem Anbieter bestellt wird; Pedlar übernimmt die administrative Abwicklung. Konsolidiert wird der Rechnungsweg, nicht die Bezugsquelle, und jeder Einzelvorgang bleibt dokumentiert und nachvollziehbar.
Nein, an der Verhandlungsposition ändert sich nichts. Verhandlungsführung und Warengruppenstrategie bleiben Aufgabe Ihres strategischen Einkaufs, und Sie bestimmen weiterhin, bei welchem Anbieter bestellt wird. Das Einzelkreditorenmodell verändert die Abwicklung, nicht die Einkaufsstrategie: Die Abwicklung von Einmalkäufen war nie der Ort für Verhandlungserfolge.
Bei Pedlar gibt es keine Fixkosten und keine Mindestvolumen. Der Preis fällt pro Bestellung an und richtet sich nach dem Bestellwert. Für die Wirtschaftlichkeitsrechnung stellen Sie den Servicekosten von Pedlar Ihre internen Prozesskosten je Bestellung gegenüber; bei Witzenmann ergab diese Rechnung einen ROI von 3,3.
Möchten Sie besprechen, wie viele Kreditoren in Ihrem Stamm nur ein- oder zweimal pro Jahr bebucht werden und was das Einzelkreditorenmodell bei Ihren Prozesskosten je Bestellung bewirken kann? Erstgespräch vereinbaren →
