Wie Unternehmen unkontrollierte Kleinausgaben mit einem zentralen Kreditor bündeln, Prozesse vereinfachen und versteckte Einsparpotenziale im Tail Spend erschließen.
Tail Spend gehört in vielen Unternehmen zu den größten ungenutzten Potenzialen im Einkauf. Gemeint sind zahlreiche kleinere und häufig dezentral ausgelöste Ausgaben, die einzeln betrachtet wenig relevant erscheinen, in der Summe jedoch erhebliche Kosten verursachen. Das Problem liegt dabei selten im eigentlichen Warenwert, sondern in den vielen manuellen Prozessen, die rund um diese Bestellungen entstehen.
Ein einzelner Einkaufsvorgang über 50 oder 100 Euro kann durch Abstimmungen, Freigaben, Lieferantenanlage, Rechnungsprüfung und Zahlungsabwicklung mehrere hundert Euro Prozesskosten verursachen. Genau hier entsteht die Herausforderung: Unternehmen wollen Fachbereiche flexibel versorgen, gleichzeitig aber Transparenz schaffen und den administrativen Aufwand reduzieren.
Ein Ansatz, der sich dafür zunehmend etabliert, ist die Steuerung von Tail Spend über einen zentralen Kreditor. Dabei werden viele unterschiedliche Kleinbestellungen über einen einzigen Lieferanten gebündelt, während dieser die Beschaffung im Hintergrund organisiert.
Tail Spend bezeichnet den Teil der indirekten Ausgaben, der aus vielen einzelnen Bestellungen mit vergleichsweise geringem Wert besteht. Typische Beispiele sind Büromaterial, Ersatzteile, kleinere Betriebsmittel, Verbrauchsmaterialien, individuelle Fachbereichsbedarfe oder selten benötigte Dienstleistungen.
Während strategisch wichtige Warengruppen meist professionell gesteuert werden, bleibt Tail Spend häufig dezentral. Unterschiedliche Abteilungen bestellen bei verschiedenen Lieferanten, nutzen eigene Prozesse oder greifen auf spontane Bezugsquellen zurück.
Das führt zu mehreren Herausforderungen. Unternehmen verlieren den Überblick darüber, welche Produkte tatsächlich benötigt werden, wie viele Lieferanten genutzt werden und wo Einsparpotenziale entstehen. Gleichzeitig steigt der interne Aufwand, weil viele einzelne Bestellungen und Rechnungen verarbeitet werden müssen.
Ein häufig unterschätzter Faktor sind dabei die Prozesskosten. Eine Bestellung mit geringem Warenwert kann durch interne Bearbeitung, Lieferantenmanagement und Rechnungsprüfung ein Vielfaches ihres eigentlichen Einkaufswerts an Aufwand verursachen.
Viele Unternehmen versuchen, Tail Spend mit digitalen Katalogen oder internen Bestelllösungen zu strukturieren. Diese Ansätze funktionieren vor allem dann gut, wenn klar definierte Produkte und wiederkehrende Bedarfe vorhanden sind.
Tail Spend ist jedoch häufig deutlich komplexer. Die Herausforderung liegt weniger darin, eine bestimmte Kategorie abzubilden, sondern darin, die Vielzahl unterschiedlicher Anforderungen und Markenpräferenzen zu bedienen. Ein Fachbereich benötigt vielleicht ein spezielles Ersatzteil, eine bestimmte Softwarelizenz, ein individuelles Werkzeug oder ein Produkt eines bevorzugten Herstellers. Standardisierte Kataloge können diese Vielfalt oft nur teilweise abdecken.
Dadurch bleiben viele Bestellungen außerhalb strukturierter Prozesse. Mitarbeitende kaufen weiterhin direkt ein, nutzen bestehende Lieferanten oder umgehen Lösungen, wenn diese nicht schnell genug zum benötigten Ergebnis führen. Ein erfolgreicher Ansatz muss deshalb nicht nur Produkte verfügbar machen, sondern den gesamten Beschaffungsprozess vereinfachen.
Wie sich Katalog- und Plattformlösungen mit dem 1-Kreditor-Modell ergänzen, zeigt der Beitrag 1-Kreditor-Modell vs. klassische Katalog- und Beschaffungslösungen.
Beim 1-Kreditor-Modell wird ein zentraler Lieferant als einziger Kreditor im ERP-System hinterlegt. Fachbereiche bestellen weiterhin ihre benötigten Produkte und Leistungen, aber die Abwicklung läuft über einen einheitlichen Prozess.
Der Ablauf ist einfach. Der zentrale Kreditor wird im ERP-System als Ansprechpartner für Tail Spend hinterlegt. Mitarbeitende melden ihren Bedarf wie gewohnt. Der Dienstleister übernimmt die Beschaffung bei geeigneten Lieferanten. Die Lieferung erfolgt direkt vom jeweiligen Anbieter, während Bestellung, Bezahlung und Abrechnung über den zentralen Kreditor laufen. Das Unternehmen erhält eine konsolidierte Rechnung statt vieler einzelner Lieferantenrechnungen.
Der Vorteil liegt darin, dass Unternehmen ihre Lieferantenvielfalt und Prozesskomplexität reduzieren, ohne die Flexibilität für Fachbereiche einzuschränken.
Statt viele einzelne Bestellungen, Lieferantenkontakte und Rechnungen zu verwalten, entsteht ein gebündelter Beschaffungsweg mit mehr Transparenz und weniger administrativem Aufwand.
Ein Anbieter, der dieses Modell konsequent umsetzt, ist Pedlar. Unternehmen legen Pedlar einmalig als Kreditor im ERP an und wickeln ihren gesamten Tail Spend darüber ab, unabhängig davon, von welchem Lieferanten die Produkte oder Leistungen stammen.
Ein zentraler Kreditor schafft vor allem dort Mehrwert, wo klassische Einkaufsprozesse an ihre Grenzen kommen.
Die Vorteile im Überblick:
Dabei geht es nicht darum, jede Bestellung zentral zu kontrollieren. Der entscheidende Punkt ist, den Prozess im Hintergrund zu vereinfachen und gleichzeitig Transparenz zu schaffen.
Nicht jeder Anbieter eignet sich für die Steuerung von Tail Spend über ein 1-Kreditor-Modell. Entscheidend ist, wie gut der Dienstleister in bestehende Prozesse integriert werden kann und welchen operativen Aufwand er tatsächlich reduziert.
Wichtige Auswahlkriterien sind:
Ein zentraler Kreditor kann besonders interessant sein, wenn mehrere dieser Punkte zutreffen.
Tail Spend umfasst viele einzelne, meist indirekte Ausgaben mit geringem Einzelwert, die zusammen jedoch einen relevanten Kostenblock bilden. Die Herausforderung liegt vor allem in der Vielzahl der Vorgänge und der damit verbundenen Prozesskosten.
Nein. Ein 1-Kreditor-Modell ersetzt nicht den Einkauf, sondern entlastet ihn. Der Einkauf kann sich stärker auf strategisch wichtige Themen konzentrieren, während wiederkehrende Kleinbedarfe effizienter abgewickelt werden.
Nicht zwingend. Ziel ist nicht, jede bestehende Beziehung zu ersetzen, sondern Tail Spend strukturiert abzuwickeln und den administrativen Aufwand zu reduzieren.
Ein zentraler Kreditor reduziert die Anzahl der Lieferantenprozesse, Rechnungen und administrativen Schritte. Dadurch sinken Prozesskosten und Unternehmen erhalten einen besseren Überblick über ihre Ausgaben.
Tail Spend ist nicht deshalb problematisch, weil einzelne Bestellungen klein sind. Die Herausforderung entsteht durch die Vielzahl unkoordinierter Vorgänge und den hohen Verwaltungsaufwand dahinter.
Ein 1-Kreditor-Modell schafft eine Verbindung zwischen Flexibilität und Kontrolle. Fachbereiche erhalten weiterhin Zugang zu benötigten Produkten, während Unternehmen Transparenz gewinnen und Prozesse vereinfachen. So wird aus einem häufig unterschätzten Kostenblock ein Bereich, der aktiv gesteuert werden kann.
Erfahren Sie, wie das 1-Kreditor-Modell Tail Spend strukturiert steuert: Jetzt informieren →
