Tail-Spend-Analyse: den eigenen Tail finden

Wie groß der eigene Tail Spend wirklich ist, zeigen vier Kennzahlen. Gemeint sind das Verhältnis von Kreditorenanzahl zu Bestellvolumen, die Verteilung der Bestellwerte, der Anteil der Einmal-Kreditoren und die daraus hochgerechneten Prozesskosten. Erst diese vier Werte zusammen zeigen, ob sich Bagatellgrenzen, ein Katalogsystem oder ein einziger Kreditor für Ihre Situation lohnt. Ohne eine solche Analyse bleibt jede Modellentscheidung eine Vermutung.

Kreditorenanzahl im Verhältnis zum Bestellvolumen

Der erste Blick gilt nicht dem Gesamtvolumen, sondern dem Verhältnis von Kreditoren zu Bestellungen. Die Logik dahinter kennt jeder Einkäufer aus der ABC-Analyse im Beschaffungscontrolling: wenige Lieferanten mit hohem Volumen stehen vielen mit geringem Volumen gegenüber.

Ein Unternehmen mit 2.000 Kreditoren im ERP-System, die zusammen 6.000 Bestellungen pro Jahr auslösen, hat einen anderen Tail als eines mit 400 Kreditoren bei derselben Bestellzahl.

Je näher die Kreditorenzahl an die Bestellzahl heranreicht, desto größer der unstrukturierte Rest, denn jeder Kreditor bestellt dann im Schnitt nur ein- oder zweimal im Jahr.

Ziehen Sie dafür die Zahl aktiver Kreditoren aus dem ERP-System und teilen Sie sie durch die Bestellzahl im selben Zeitraum. Ein Wert nahe eins zeigt einen Tail, der fast ausschließlich aus Einzelfällen besteht. Das ist der Extremfall.

Ein Wert deutlich darunter deutet auf einen Kern wiederkehrender Lieferanten hin, der sich meist schon über Rahmenverträge oder Kataloge abdecken lässt. Häufig fehlt genau diese Zahl im laufenden Reporting, weil Einmalbedarfe über Sammelkonten verteilt sind. Ohne sie fehlt der Ausgangspunkt.

Wie sich die Bestellwertverteilung zeigt

Der zweite Schritt sortiert dieselben Bestellungen nach Wert statt nach Kreditor. Bei den meisten Unternehmen konzentriert sich ein großer Teil der Bestellungen im Bereich unter 500 Euro. Der eigentliche Warenwert liegt fast immer woanders. Genau dort entsteht überproportional viel Aufwand, weil jede Bestellung dieselbe Anlage, Freigabe und Rechnungsprüfung durchläuft, unabhängig vom Betrag. Genau dort verstecken sich die höchsten Prozesskosten.

Die folgende Verteilung zeigt ein typisches Muster, mit erfundenen Beispielwerten statt echter Kundendaten:

Sinkt die Kurve nach der 500-Euro-Grenze nicht spürbar ab, konzentriert sich der administrative Aufwand genau dort, wo der Warenwert am geringsten ist. Lesen Sie diesen Wert nie isoliert.

Prüfen Sie ihn immer zusammen mit der Kreditorenzahl aus dem ersten Schritt. Erst beide Werte zusammen zeigen, ob sich die kleinen Bestellungen auf wenige oder auf sehr viele unterschiedliche Lieferanten verteilen.

Einmal-Kreditoren: der Anteil, der nie wiederkehrt

Der dritte Wert ist der Anteil der Kreditoren, die in den letzten 24 Monaten genau einmal bestellt haben. Diese Einmal-Kreditoren tragen die vollen Kosten der Anlage. Der Aufwand verteilt sich nie über mehrere Bestellungen. Das kostet doppelt.

Ein Beispiel aus der Praxis: Die Instandhaltung bestellt einmalig einen Ersatzmotor für eine Fördertechnik-Anlage für 3.200 Euro (Beispielwert). Der Lieferant wird geprüft, angelegt und freigegeben. Danach bestellt niemand im Unternehmen je wieder bei diesem Anbieter, und die Arbeit der Anlage zahlt sich kein zweites Mal aus. Der Fall ist typisch.

Filtern Sie im ERP-System alle Kreditoren mit genau einer Bestellung im Betrachtungszeitraum. Liegt dieser Anteil bei einem Drittel oder mehr aller aktiven Kreditoren, trägt ein erheblicher Teil Ihres Kreditorenstamms überhaupt keine wiederkehrende Rechtfertigung für die eigene Anlage. Dieser Anteil rechtfertigt eine eigene Prüfung.

Prozesskosten hochrechnen

Der vierte Wert verbindet die ersten drei zu einer Zahl in Euro. Bei kleinen Einmalbedarfen entstehen erfahrungsgemäß rund 500 Euro Prozesskosten je Bestellung, wie sie auch das Prozesskostenrechnung-Glossar der Haufe Akademie beschreibt. Die eigene Zahl ermitteln Sie mit der im Beitrag zur Prozesskostenmessung beschriebenen Methodik.

Multiplizieren Sie die Zahl der Einmal-Kreditoren mit den Anlagekosten, und addieren Sie die zugehörige Bestellzahl mal Prozesskosten je Bestellung. Bei 300 Einmal-Kreditoren, die zusammen 350 Bestellungen auslösen, und rund 500 Euro Prozesskosten je Bestellung ergibt allein dieser Ausschnitt über 175.000 Euro im Jahr (Beispielrechnung). Dieses Geld steckt nicht im Warenwert, sondern ausschließlich im Prozess drumherum. Genau dort setzt die Analyse an.

Kennzahlen, die Sie ab jetzt tracken sollten

Aus der einmaligen Analyse wird erst ein Steuerungsinstrument, wenn dieselben Werte regelmäßig wiederholt werden. Fünf Kennzahlen genügen dafür:

1. Anteil Einmal-Kreditoren an allen aktiven Kreditoren – Zielrichtung sinkend.
2. Kreditoren-zu-Bestellungen-Verhältnis – Zielrichtung sinkend, je näher an eins, desto größer der unstrukturierte Rest.
3. Anteil Bestellungen unter 500 Euro am Gesamtvolumen – Zielrichtung transparent halten, denn der Bedarf selbst verschwindet dadurch nicht.
4. Durchschnittliche Prozesskosten je Bestellung – Zielrichtung sinkend.
5. Zahl neu angelegter Kreditoren pro Quartal – Zielrichtung sinkend.

Ein Quartalsblick genügt für die ersten vier Werte, die fünfte Kennzahl lohnt sich bereits monatlich, weil sie als Frühwarnsignal wirkt, lange bevor die Jahresstatistik den Trend zeigt.

Wer aus der Analyse ein Modell macht

Ob eher interne Optimierung oder das Auslagern an einen externen Kreditor lohnt, hängt an einer Zahl. Sie steckt in der Größenordnung Ihres Einmal-Kreditoren-Anteils. Pedlar betreibt dieses Modell als Managed Service.

Häufige Fragen

Wie oft sollte ich die Tail-Spend-Analyse wiederholen?

Einmal im Jahr reicht als Ausgangspunkt. Sobald die Kennzahlen aus dem laufenden Reporting stammen, lohnt sich eine Prüfung pro Quartal, bei der Kreditoren-Neuanlage sogar monatlich.

Reicht eine Auswertung aus dem bestehenden ERP-System aus?

Ja. Alle vier Werte lassen sich aus Kreditorenstamm, Bestellhistorie und Rechnungseingang exportieren. Eine zusätzliche Software brauchen Sie dafür nicht.

Was bedeutet es, wenn Kreditorenanzahl und Bestellvolumen kaum auseinanderliegen?

Das ist bereits ein starkes Signal. Fast jeder Kreditor bestellt dann nur einmal, und der Tail besteht fast ausschließlich aus Einzelfällen ohne Wiederholung.

Ab welchem Anteil an Einmal-Kreditoren lohnt sich ein einziger externer Kreditor?

Eine feste Grenze gibt es nicht. Ab etwa einem Drittel Einmal-Kreditoren übersteigt der administrative Aufwand jedoch meist den Nutzen jeder internen Optimierung.